Controlador de Documentos

• Conocimiento de MS Office

• Conocimiento de SharePoint/Documentum/ProjectWise o sistemas de gestión documental electrónica similares

• Conocimiento de Adobe

• Habilidades de comunicación, tanto escrita como verbal

• Habilidades en procesamiento de textos, hojas de cálculo, aplicaciones de bases de datos y sistemas de gestión de datos electrónicos

• Excelentes habilidades organizativas y un enfoque lógico y ordenado

• Habilidades interpersonales y de comunicación eficaces

• Gran capacidad de trabajo en equipo

• Capacidad para trabajar en un entorno de alta presión, prestar estricta atención al detalle y garantizar la exactitud de los resultados

Responsable de la recopilación, distribución, retención y archivo de documentos a través de sistemas de gestión documental y procesos de trabajo.

Garantiza que toda la documentación técnica asociada al alcance del proyecto asignado esté registrada, archivada, transmitida y custodiada de acuerdo con los procedimientos de gestión documental.

Los niveles I-V reflejan niveles crecientes de experiencia y responsabilidad, consulte la guía de niveles para más información

• Registrar y transmitir la documentación interna, de proveedores y de clientes para el proyecto.

• Comprobar la documentación para asegurar que los formatos cumplen con los estándares de la empresa y del cliente.

• Archivo de registros corporativos y del proyecto, ya sea en formato físico o electrónico; e identificación, indexación, transferencia, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

• Asegurar que toda la documentación del proyecto se importe al sistema de gestión documental y se archive debidamente

• Asegurar que toda la documentación se transmita al cliente según los requisitos del mismo y de manera expedita

• Archivo y recuperación de documentación histórica

• Control de calidad de toda la documentación antes de su emisión/transmisión al cliente

• Responsable de la gestión de solicitudes de nuevos números de documento/documentación en formato físico

• Escaneo, impresión y fotocopiado de la documentación del proyecto

• Procesar y registrar con precisión toda la documentación técnica de acuerdo con los procedimientos acordados

• Asegurar que los archivos de registros físicos y electrónicos se mantengan en buen orden, según sea necesario, para cumplir con los requisitos de QA

• Generar informes de control de documentos (si están disponibles y son necesarios) desde el sistema de control de documentos de la empresa o del proyecto aplicado.

• Garantizar que los procedimientos de gestión documental satisfagan los requisitos del proyecto, del cliente y reglamentarios

• Gestionar de forma independiente todos los aspectos de la documentación del proyecto utilizando diversas prácticas de control de documentos y Sistemas de Gestión Documental Electrónica (EDMS)

• Monitorizar el progreso de las revisiones de datos técnicos tanto internas como del cliente

• Contribuir a la compilación de los dossiers finales del proyecto, los portafolios "as built" y el archivo

• Establecer un sistema de archivo de proyectos sistemático e integral

• Elaborar informes de excepciones, informes de comentarios vencidos y cualquier otro informe para la revisión de la Dirección del Proyecto

• Mantenimiento de la estructura de almacenamiento de documentos del proyecto

• Establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces y comunicarse a través de las interfaces del proyecto / contrato.

• Opera dentro de la organización local y realiza el trabajo mediante la consulta eficaz con profesionales de mayor antigüedad

• Trata directamente con el supervisor inmediato, compañeros de trabajo y miembros del equipo

• Participa en el intercambio de información

Las acciones y decisiones suelen tener un impacto limitado en los resultados del proyecto o del departamento. Los resultados son a corto plazo e inmediatamente obvios.

Resuelve problemas y toma decisiones dentro de las directrices y procedimientos establecidos.

Generalmente se dispone de manuales, instrucciones, procedimientos y precedentes para orientarse.