Secretario Corporativo y Responsable de Procesos de Gobernanza

Esta persona puede trabajar de forma remota desde España y debe tener permiso para trabajar en España.

Finom es una plataforma financiera europea para pequeñas empresas y autónomos. Nuestra institución de dinero electrónico, Finom Payments B.V., está supervisada por De Nederlandsche Bank (DNB). Incorporamos a más de 10.000 nuevas empresas cada mes y prestamos servicio a más de 100.000 clientes empresariales activos en toda Europa.

Estarás presente en cada reunión de la junta y de los comités, te asegurarás de que cada una termine con decisiones claras y construirás el sistema que convierta esas decisiones en una única fuente de verdad que realice su propio seguimiento.

Gestionarás el servicio de secretaría corporativa para todo el grupo: las juntas directivas, los consejos de supervisión y los comités de la junta de Finom Group, Finom Payments B.V. y otras entidades del grupo. Esto supone unas 90 reuniones al año (aproximadamente 2 por semana, con picos al cierre de trimestre), además de reuniones ad hoc y resoluciones escritas. Se añadirán más juntas a medida que el grupo crezca.

Esta es una lista de tus stakeholders y tus expectativas para cada uno de ellos:

• CEO Finom Group - Ciclo de la junta del grupo, registro de decisiones y acciones, seguimiento en todo el grupo
• CEO Finom Payments B.V. - Ciclo de la Junta Directiva, actas preparadas para el regulador, seguimiento en Finom Payments
• Presidentes de los Consejos de Supervisión - Orden del día, paquetes de información, actas y acciones para cada consejo, bajo un estándar único
• Presidentes de los comités de la junta (p. ej., riesgo, auditoría, remuneración) - Calendario de comités, paquetes de información, actas, seguimiento de acciones, aportación para la evaluación anual

Cada presidente es un cliente. Un sistema, un estándar, un registro para todos ellos.

1. Secretario/a: ser el secretario/a en la sala

• Asistir a todas las reuniones de la junta directiva, del consejo de supervisión y de los comités en todo el grupo, realizando el seguimiento del orden del día, el quórum, los conflictos de interés y los derechos de decisión.
• Redactar actas y resoluciones conforme a los estándares del regulador y del auditor, basándose en el borrador obligatorio de Legal.
• Gestionar el ciclo anual (calendarios, estatutos, evaluaciones, registros de entidades) y preparar las presentaciones ante el DNB, KvK y UBO con la aprobación de Legal/Compliance.
• Responsabilizarse de la gestión de registros y derechos de acceso, y construir controles con Risk e Internal Audit (pista de auditoría, validación humana, comprobaciones de precisión de la IA).
• Distribuir las actas y las decisiones a los equipos pertinentes.

2. Organizador/a: que las reuniones comiencen a tiempo y terminen en decisiones

• Responsabilizarse del orden del día anual de cada junta y comité, y gestionar una cadencia de preparación con los ponentes.
• Enviar los paquetes de información con 5 días hábiles de antelación, con un resumen previo a la reunión y una plantilla estándar de documentos para la junta (devolver los documentos que no cumplan el estándar).
• Mantener un único registro de decisiones y acciones (fuente, responsable, fecha de vencimiento, estado, evidencia de cierre), con seguimiento automático y escalada de los elementos vencidos al presidente.
• Realizar comparativas (benchmarking) con las mejores prácticas de bancos regulados y empresas cotizadas.

3. Constructor/a: construirlo tú mismo/a

• Construir la parte de gobernanza del cerebro de IA de Finom para toda la empresa junto con el equipo de IA: captura de reuniones, redacción de actas, extracción de acciones, el registro, paquetes de la junta, recordatorios y exportaciones.
• Diseñarlo de modo que cualquier reunión pueda realizarse sin ti, con el presidente nombrando a un secretario/a sustituto/a.
• Trabajar de forma práctica en Notion, Gemini, Granola, Google Workspace, n8n, Langdock, Claude, Slack y correo electrónico.

• Discreción (imprescindible): Manejarás temas sensibles de la junta, del regulador, de personas y de acuerdos, y mantendrás la información y los derechos de acceso estrictamente controlados.
• Orientación a resultados: Lograrás que cada acción se cierre a tiempo investigando por qué se estancan las cosas, ayudando al responsable y escalando al presidente cuando sea necesario.
• Directo/a y honesto/a: Señalarás los conflictos con posiciones registradas anteriormente en el momento en que ocurran, y registrarás las decisiones exactamente como se tomaron.
• Constructor/a curioso/a: Aprenderás nuevas herramientas e IA por tu cuenta, y seguirás preguntando hasta que una decisión esté clara.
• Presencia y mentalidad de servicio: Los miembros de la junta y el regulador confiarán en ti desde el primer día, y tu éxito será una junta que funcione bien.