Native Executive Assistant to CBO

• Es esencial la fluidez escrita y hablada en inglés (nativo) y español (casi nativo).
• Fluidez en herramientas de IA (Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude) para permitir un trabajo y una obtención de información eficientes.
• Experto/a en toda la suite de Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) y en las últimas herramientas de trabajo colaborativo con IA.
• Multitarea y calma bajo presión
• Excelentes habilidades de colaboración en toda la organización
• Discreción y total confiabilidad

CUALIDADES Y HABILIDADES ADICIONALES

• Ser proactivo/a en todas las actividades con el CBO y anticiparse a las actividades y necesidades.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Habilidades de gestión del tiempo.
• Capacidad para mantener absoluta confidencialidad y discreción en los asuntos de la empresa y personales.
• Capacidad para prestar atención al detalle.
• Excelentes habilidades de organización con capacidad para realizar múltiples tareas.
• Habilidades interpersonales, capacidad de ser discreto/a y digno/a de confianza.
• Familiaridad con la cultura start-up y el ecosistema tecnológico.
• Resolutivo/a y capaz de resolver problemas bajo presión.
• Adaptable; capacidad para desempeñar diversas funciones.
• Capacidad para establecer relaciones rápidamente, capaz de lograr el apoyo de otros cuando sea necesario.
• Actitud y apariencia profesional.
• Capacidad para ser resolutivo/a y proactivo/a cuando surjan problemas.
• Actitud de servicio al cliente.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA

• Se prefiere licenciatura o grado universitario.
• Es esencial la fluidez escrita y hablada tanto en inglés (C2/casi nativo) como en español.
• Al menos cinco años de experiencia previa apoyando a un alto ejecutivo.
• Deseable experiencia laboral internacional trabajando con equipos internacionales.
• Excelentes habilidades informáticas, incluyendo el uso de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint y Excel) y aplicaciones de comunicación (WhatsApp, Teams).
• Habilidades excepcionales de redacción, edición y corrección de textos.
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Experiencia en un entorno de startup ágil y de ritmo rápido o en una empresa pública.

• Contrato indefinido
• Horario de trabajo: 9:00 - 18.00

Empresa tecnológica ubicada en Tres Cantos busca un puesto de Executive Assistant a tiempo completo para el Chief Business Officer (CBO). La ubicación del puesto es híbrida, con base en Madrid, aunque puede requerirse algún viaje internacional.

Apoyando directamente al Chief Business Officer (CBO) y al grupo comercial según sea necesario, el puesto reportará al CBO. El Executive Assistant apoyará todos los aspectos de la rutina de trabajo diaria del CBO, al tiempo que coordinará con el EA del C-suite y gestionará algunos aspectos del equipo comercial.

RESPONSABILIDADES CLAVE:

• Gestión de la agenda y el calendario día a día
• Organización de viajes
• Gestión de la comunicación
• Coordinación de reuniones
• Preparación de documentos
• Gatekeeping
• Posible planificación de eventos
• Gestión de gastos
• Resolución de problemas

Apoyo al CBO

• Trabajar directamente con el CBO para apoyar todos los aspectos de su rutina de trabajo diaria.
• Actuar como el punto de contacto clave para el CBO entre ejecutivos, socios estratégicos, empleados, clientes y otros socios externos.
• Apoyar la coordinación de reuniones internas y externas periódicas para el CBO y el equipo comercial, por ejemplo: eventos fuera de la oficina (offsite). Incluyendo la gestión con socios, clientes de todos los niveles, incluyendo la logística.
• Mantener el calendario del CBO, incluyendo la programación de reuniones, citas, ponencias y la organización de viajes (que pueden ser nacionales e internacionales). Ejercer una discreción total al comprometer el tiempo y evaluar las necesidades.
• Redactar y preparar cartas relacionadas con la correspondencia rutinaria para la firma del CBO.
• Priorizar correos electrónicos y solicitudes, y responder cuando sea necesario.
• Responsable de todos los preparativos de viaje y agendas para el CBO, y coordinar con los EA del grupo C-Suite según sea necesario.
• Preparar, conciliar y presentar informes de gastos para el CBO.
• Mantener diversos registros y documentos para el CBO.
• Mantener información confidencial y sensible para el CBO y en nombre de los ejecutivos.
• Producir información mediante la transcripción, formato, entrada, edición, recuperación, copia y transmisión de textos, datos y gráficos.
• Conservar y optimizar el tiempo del ejecutivo leyendo, investigando y derivando la correspondencia; redactando cartas y documentos según proceda; recopilando y analizando información; iniciando telecomunicaciones.
• Preparar informes recopilando y analizando información.
• Asegurar la información realizando copias de seguridad de datos en la nube.
• Proporcionar referencias históricas mediante el desarrollo y uso de sistemas de archivo y recuperación; registrando las discusiones de las reuniones.
• Gestionar la impresión, el fax, los paquetes de correo, las copias, el archivo y el correo electrónico/mensajes.

• Empresa tecnológica
• Executive Assistant nativo/a para el CBO