Asistente Administrativo Sénior

• Sólidas habilidades operativas, de comunicación, organizativas y de gestión del tiempo

• Experiencia trabajando en entornos multiculturales y matriciales dentro de un equipo grande geográficamente disperso

• Mentalidad analítica, marketing digital y capacidad de resolución de problemas.

• Competencia en Excel, herramientas de datos y plataformas de visualización (por ejemplo, Power BI, Tableau, etc.)

• Capacidad para gestionar múltiples prioridades con una mentalidad de simplificación.

• Capacidad para colaborar de forma transversal.

● Gestionar tu propia carga de trabajo y horario mientras alcanzas tus objetivos establecidos

● Colaborar con tus compañeros para compartir mejores prácticas y aprendizajes a medida que el trabajo evoluciona

● Ver tu carrera como nunca antes con oportunidades de crecimiento y desarrollo enfocadas

El Senior Associate Administrative Assistant proporciona apoyo avanzado en: (1) gestión de presupuestos y órdenes de compra, (2) planificación y ejecución de actividades de marketing según las necesidades del equipo SX IMG, (3) apoyo de asistente ejecutivo al President International Vision Care, (4) apoyo al sistema de contratos, y (5) apoyo a los AMDs en actividades como boletines y aprobaciones. Este rol combina la excelencia administrativa con capacidades de análisis de datos para apoyar las necesidades de la dirección.

En este puesto, un día típico incluirá:

• Consolidar, analizar y realizar el seguimiento del presupuesto de A&P de IMG frente al gasto real para todo el departamento de SX IMG. Trabajar de forma transversal con el VP de Sx Marketing, su equipo y Finanzas para recopilar y consolidar información de forma regular, escalar discrepancias y asegurar que el equipo está asignando el 100% al objetivo.

• Coordinar y administrar todas las Órdenes de Compra (creación, seguimiento, cierre), cargos cruzados y facturas para todos los proyectos de Surgical Marketing, realizar el seguimiento con los proveedores sobre facturas, pagos e incidencias.

• Dar de alta a nuevos proveedores en el sistema y encargarse del mantenimiento de los ya existentes.

Planificación y ejecución de actividades que impactan al equipo SX IMG:

• Coordinar con los diferentes agentes y ejecutar iniciativas de actividades de marketing planificadas, especialmente en las digitales:

• AMDs

• Aprobación en Veeva para congresos regionales

Apoyo de Asistente Ejecutivo al President International Vision Care:

• Proporcionar apoyo de asistente ejecutivo al President International Vision Care, incluyendo la coordinación de la agenda, logística de reuniones, organización de viajes, apoyo con gastos, seguimiento de comunicaciones y preparación de materiales clave según sea necesario.

• Experto en la materia en el sistema de gestión de contratos de ALCON para apoyar a IMG

Responsabilidades de Análisis y Visualización de Datos (alcance adicional)

• Extraer y analizar datos de sistemas internos, bases de datos y fuentes de comentarios de clientes.

• Aplicar técnicas estadísticas para evaluar el rendimiento del producto, identificar tendencias y monitorizar indicadores de seguridad.

• Desarrollar informes, cuadros de mando y visualizaciones para apoyar la toma de decisiones, la elaboración de informes regulatorios y las revisiones de la dirección.

• Traducir conjuntos de datos complejos en información clara y procesable tanto para partes interesadas técnicas como no técnicas.

• Apoyar las actividades de mejora continua mediante recomendaciones basadas en datos.

• Garantizar la calidad, exactitud y coherencia de los datos al compilar informes o preparar entregables analíticos.