Office Manager

¿Por qué RCD?

RCD es un despacho de abogados global, dinámico e innovador, referente en el asesoramiento jurídico integral. Cuenta con más de 20 áreas de especialización legales y sectoriales, y un equipo formador por 50 socios/as y 400 profesionales en España, con oficinas en Barcelona, Madrid, Valencia y Sevilla. Asimismo, el despacho tiene una potente vocación internacional, y opera en más de 30 ciudades clave de todo el mundo a través del grupo DWF.

En RCD apostamos por el crecimiento y desarrollo de quienes forman parte de nuestro equipo, en un entorno que fomenta el talento, la formación continua y la asunción de nuevos retos. Creemos en un equipo diverso y enriquecedor, donde cada persona tiene la oportunidad de aprender, crecer y consolidar su carrera, con acceso a oportunidades de especialización y promoción.

¿Qué buscamos?

Objetivos del puesto:

En dependencia directa de la persona responsable de Operaciones, la responsabilidad principal será gestionar la oficina de Barcelona, con el objetivo de tener un óptimo funcionamiento de la mismas, así como anticiparse y dar respuesta a todas las necesidades que surjan.

Funciones principales:

• Cuidado de las oficinas e imagen de marca. Supervisar de forma proactiva la presentación, limpieza, orden y conservación de las instalaciones.

• Atención a clientes, visitas y profesionales. Coordinar recepción y los servicios de apoyo, organizando tareas y coberturas.

• Preparación de salas y reuniones. Asegurar que los espacios estén preparados antes de cada reunión.

• Mantenimiento y resolución de incidencias. Planificar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones.

• Seguridad física, accesos y cumplimiento ISO. Supervisar la aplicación de los procedimientos de seguridad de las oficinas: accesos de profesionales, visitas y proveedores; gestión de llaves, tarjetas y códigos; y protección de zonas restringidas. Velar por la custodia y destrucción segura de documentación conforme a los procedimientos internos.

• Coordinación de prevención de riesgos laborales y emergencias. Colaborar con People y el servicio de prevención en el seguimiento de las evaluaciones de riesgos y las medidas preventivas de las oficinas.

• Gestión de obras, reformas y actualización de oficinas. Coordinar proyectos de adecuación y mejora de espacios: definición de necesidades, comparación de propuestas, planificación y coordinación con arquitectos, industriales y proveedores.

• Organización y ejecución de eventos. Coordinar eventos internos y externos, incluidos los institucionales conforme a las indicaciones y validaciones del área responsable.

• Gestión de proveedores, compras y presupuesto. Solicitar y comparar presupuestos, negociar condiciones y tramitar contrataciones conforme a las aprobaciones establecidas.

• Servicios y recursos de oficina. Asegurar la disponibilidad de material, suministros y equipamiento, estableciendo inventarios y criterios de reposición.

• Apoyo a los equipos y a las incorporaciones. Centralizar y dar seguimiento a las solicitudes relacionadas con la oficina. Coordinar con People e IT la preparación de puestos y recursos.

• Apoyo operativo a Marketing y Desarrollo de Negocio. Coordinar la producción y disponibilidad de materiales corporativos y apoyar la logística de ponencias, colaboraciones y acciones patrocinadas.

• Calidad del servicio y mejora continua. Definir y aplicar estándares de servicio, listas de comprobación y procedimientos de oficina. Recoger sugerencias, detectar necesidades recurrentes y proponer mejoras.