Randstad is a global leader in the HR services industry, specializing in recruitment, staffing, and outsourcing solutions across 39 countries. As one of the world's largest HR providers, the company operates at a massive scale, connecting millions of candidates with opportunities in sectors ranging from technology and engineering to healthcare and logistics.

In Spain, Randstad maintains one of the most extensive professional networks in the country, with a presence in nearly every major city. For international professionals, Randstad serves as a primary entry point into the Spanish labor market, offering specialized recruitment services through divisions like Randstad Technologies and Randstad Professionals, which frequently handle roles for multinational clients requiring English or other foreign languages.

Founded in 1960 by Frits Goldschmeding in the Netherlands, Randstad has grown from a small local operation into the world's largest HR service provider. The company expanded into Spain in the 1990s and has since solidified its position through major acquisitions like Vedior.

For international professionals

Operates a vast network of over 200 offices across Spain, providing local support in almost every province.
Features specialized divisions for IT, Engineering, and Life Sciences that are highly relevant for skilled international workers.
Acts as a primary recruiter for many Fortune 500 companies established in Spain.
Provides a wide variety of contract types, including permanent placements and long-term outsourcing projects.

Sales Force Administrator

Randstad España

This job was originally posted in Spanish and automatically translated to English. You'll most likely need Spanish to apply.

Job Description

Are you passionate about data analysis and looking for a role where your organizational skills are the key to the success of a management team? We are looking for a proactive Sales Force Administrator with exceptional Excel skills to become the right hand of our Commercial Director.

Direct support to the Sales Director:

Manage the Sales Director's calendar: internal meetings, client visits, travel, and commercial commitments.
Prepare documentation, presentations, and materials necessary for meetings, committees, and visits.
Filter and prioritize communications (emails, calls, internal requests) to optimize the Director's time.
Act as a liaison between the Director, the sales team, other internal areas, and external clients.
Cover operational and administrative tasks of the area in the Director's absence, ensuring day-to-day continuity.

Data analysis and commercial reporting (Excel):

Develop and maintain commercial dashboards in Excel: sales figures, margins, budget variances, evolution by channel, zone, and product.
Build and update pivot tables, advanced formulas (VLOOKUP/XLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIFS, nested logic), and tracking models.
Prepare periodic reports (weekly, monthly, quarterly) that the Director presents to Management.
Perform ad hoc analyses: client profitability, salesperson productivity, comparisons, incentive simulations, etc.
Detect and clean data inconsistencies coming from systems (ERP, CRM) before exploitation.
Automate templates and repetitive reporting processes to gain reliability and speed.

Administrative and documentary support for the area:

Process and follow up on the area's administrative documentation: offers, commercial contracts, client agreements, and team expense reports.
Manage orders, delivery notes, incidents, and returns in coordination with Customer Service, Logistics, and Administration.
Prepare and follow up on commercial proposals and formal communications to clients.
Keep the database of clients and key contacts updated in the CRM and internal files.
Archive and safeguard the Director's and the area's commercial documentation (digital and physical), guaranteeing traceability.
Support the logistical organization of conventions, sales meetings, training, and team events.

Sales team monitoring and incentives:

Centralize salesperson activity information: visits, orders, portfolio coverage, and goal achievement.
Calculate and review commission and incentive settlements for the sales team according to the current plan.
Prepare individual goal tracking charts per salesperson, zone, and channel.
Coordinate with HR and Administration on administrative aspects associated with hires, terminations, expenses, and team training.
Support the preparation of internal communications directed to the sales team.

Internal coordination and client relations:

Handle and channel client requests directed to the Sales Director with judgment and professionalism.
Coordinate with Marketing, Operations, Logistics, Administration, and Finance on matters affecting the commercial area.
Follow up on commitments made in meetings (minutes, next steps, responsible parties, deadlines).
Ensure the circulation of relevant information within the sales team.

Continuous improvement and confidentiality:

Propose improvements in the area's administrative and reporting processes to gain efficiency and quality.
Collaborate on digitalization and task automation initiatives within the department.
Guarantee the confidentiality of sensitive information handled (client data, commissions, margins, strategic decisions).
Comply with and enforce the administrative rules and procedures established by the company.

Education and Experience:
Education: Higher Vocational Training (Ciclo Formativo de Grado Superior) in Administration, Executive Assistance, or Sales Management. Degree in Business Administration, Economics, Marketing, or similar is valued.
Valuable complementary training: Advanced Excel courses, data analysis, Power BI / Power Query and/or CRM and ERP tools.
Experience: Minimum 3-5 years in executive secretarial positions, commercial management assistant, back office, or sales administration. Previous experience providing support to management profiles in the commercial area is highly valued.

Professional Competencies:
Proactivity and initiative: problem-solving nature, ability to anticipate and take the initiative without waiting for instructions.
Results orientation: focus on completing work with quality, on time, and with business impact.
Rigor and attention to detail: precision in data, dates, figures, and documentation; commitment to zero errors.
Analytical capacity: ability to understand commercial data, detect trends, and convert numbers into useful information.
Organization and priority management: ability to manage multiple topics at once and maintain control of the Director's calendar and commitments.
Discretion and confidentiality: professional handling of sensitive information from the commercial area.
Interpersonal sensitivity and teamwork: ability to relate to very different profiles (Director, sales team, clients, other areas) with tact and professionalism.
Clear and professional communication: polished written and verbal expression in emails, reports, and client dealings.
Resilience and pressure management: ability to maintain pace and calm during activity peaks and closing periods.

Digital Competencies:
Advanced / Expert level Excel: pivot tables, advanced formulas, management of large volumes of data, and reporting models (essential).
High level of the rest of the Office suite, especially PowerPoint and Outlook.
Handling of ERP and CRM (previous experience desirable).
Knowledge of data analysis and visualization tools (Power BI, Power Query) is valued.

Other Requirements:
Availability and commitment to the schedule typical of the commercial area (monthly and quarterly closing peaks).
Discretion in handling confidential information (incentive plans, margins, strategic decisions).
Intermediate level of English (written and oral) for correspondence and dealings with suppliers or subsidiaries is valued.
Residence in Madrid or surroundings; on-site position at headquarters (Vicálvaro).

Salary between 28,000 to 36,000 depending on the experience provided.
Availability of schedule and to travel.
Driver's license.

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¿Te apasiona el análisis de datos y buscas un rol donde tu capacidad de organización sea la pieza clave para el éxito de un equipo directivo? Buscamos un Administrativo de la Fuerza de Ventas proactivo y con un dominio excepcional de Excel para convertirse en la mano derecha de nuestra Dirección Comercial

Soporte directo al director de ventas:

Gestionar la agenda del Director de Ventas: reuniones internas, visitas a clientes, viajes y compromisos comerciales.
Preparar la documentación, presentaciones y materiales necesarios para reuniones, comités y visitas.
Filtrar y priorizar comunicaciones (correos, llamadas, peticiones internas) para optimizar el tiempo del Director.
Hacer de enlace entre el Director, el equipo comercial, otras áreas internas y clientes externos.
Cubrir tareas operativas y administrativas del área en ausencia del Director, asegurando la continuidad del día a día.

Análisis de datos y reporting comercial (excel):

Elaborar y mantener cuadros de mando comerciales en Excel: cifra de ventas, márgenes, desviaciones sobre presupuesto, evolución por canal, zona y producto.
Construir y actualizar tablas dinámicas, fórmulas avanzadas (BUSCARV/BUSCARX, ÍNDICE-COINCIDIR, SUMAR.SI.CONJUNTO, lógicas anidadas) y modelos de seguimiento.
Preparar los informes periódicos (semanales, mensuales, trimestrales) que el Director presenta a Dirección.
Realizar análisis ad hoc: rentabilidad de clientes, productividad de vendedores, comparativas, simulaciones de incentivos, etc.
Detectar y depurar inconsistencias en los datos provenientes de los sistemas (ERP, CRM) antes de su explotación.
Automatizar plantillas y procesos repetitivos de reporting para ganar fiabilidad y rapidez.

Soporte administrativo y documental del área:

Tramitar y dar seguimiento a la documentación administrativa del área: ofertas, contratos comerciales, acuerdos con clientes y notas de gasto del equipo.
Gestionar pedidos, albaranes, incidencias y devoluciones en coordinación con Atención al Cliente, Logística y Administración.
Preparar y dar seguimiento a las propuestas comerciales y comunicaciones formales a clientes.
Mantener actualizada la base de datos de clientes y contactos clave en el CRM y ficheros internos.
Archivar y custodiar la documentación comercial del Director y del área (digital y física), garantizando su trazabilidad.
Apoyar en la organización logística de convenciones, reuniones de ventas, formaciones y eventos del equipo.

Seguimiento del equipo comercial e incentivos:

Centralizar la información de actividad de los vendedores: visitas, pedidos, cobertura de cartera y consecución de objetivos.
Calcular y revisar las liquidaciones de comisiones e incentivos del equipo comercial según el plan vigente.
Preparar los cuadros de seguimiento individual de objetivos por vendedor, zona y canal.
Coordinar con RRHH y Administración los aspectos administrativos asociados a altas, bajas, gastos y formación del equipo.
Apoyar en la preparación de comunicaciones internas dirigidas al equipo comercial.

Coordinación interna y relación con clientes:

Atender y canalizar las peticiones de clientes dirigidas al Director de Ventas con criterio y profesionalidad.
Coordinarse con Marketing, Operaciones, Logística, Administración y Finanzas en los temas que afecten al área comercial.
Hacer seguimiento de los compromisos adquiridos en reuniones (actas, próximos pasos, responsables, plazos).
Asegurar la circulación de información relevante dentro del equipo de ventas.

Mejora continua y confidencialidad:

Proponer mejoras en los procesos administrativos y de reporting del área para ganar eficiencia y calidad.
Colaborar en iniciativas de digitalización y automatización de tareas dentro del departamento.
Garantizar la confidencialidad de la información sensible que maneja (datos de clientes, comisiones, márgenes, decisiones estratégicas).
Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos administrativos establecidos por la empresa.

Formación y experiencia:
Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración,
Asistencia a la Dirección o Gestión de Ventas. Valorable Grado en ADE,
Económicas, Marketing o similar.
Formación complementaria valorable: Cursos de Excel avanzado, análisis
de datos, Power BI / Power Query y/o herramientas CRM y ERP.
Experiencia: Mínimo 3-5 años en puestos de secretaría de dirección,
asistente de dirección comercial, back office o administración de ventas.
Muy valorable experiencia previa dando soporte a perfiles directivos del área
comercial.

Competencias profesionales
Proactividad e iniciativa: carácter resolutivo, capacidad para anticiparse y
tomar la iniciativa sin esperar instrucciones.
Orientación a resultados: foco en sacar el trabajo adelante con calidad, en
plazo y con impacto en el negocio.
Rigor y atención al detalle: precisión en datos, fechas, cifras y
documentación; compromiso con el cero errores.
Capacidad analítica: habilidad para entender datos comerciales, detectar
tendencias y convertir números en información útil.
Organización y gestión de prioridades: capacidad para gestionar múltiples
temas a la vez y mantener el control de la agenda y los compromisos del
Director.
Discreción y confidencialidad: manejo profesional de información sensible
del área comercial.
Sensibilidad interpersonal y trabajo en equipo: capacidad para relacionarse
con perfiles muy distintos (Director, equipo de ventas, clientes, otras áreas)
con tacto y profesionalidad.
Comunicación clara y profesional: expresión escrita y verbal cuidada en
correos, informes y trato con clientes.
Resiliencia y gestión de la presión: capacidad para mantener el ritmo y la
calma en picos de actividad y momentos de cierre.

Competencias digitales
Excel a nivel avanzado / experto: tablas dinámicas, fórmulas avanzadas,
gestión de grandes volúmenes de datos y modelos de reporting
(imprescindible).
Resto del paquete Office a nivel alto, especialmente PowerPoint y Outlook.
Manejo de ERP y CRM (deseable experiencia previa).
Valorable conocimiento de herramientas de análisis y visualización de datos
(Power BI, Power Query).

Otros requisitos
Disponibilidad y compromiso con el horario propio del área comercial (picos
de cierre mensual y trimestral).
Discreción en el manejo de información confidencial (planes de incentivos,
márgenes, decisiones estratégicas).
Valorable nivel medio de inglés (escrito y oral) para correspondencia y trato
con proveedores o filiales.
Residencia en Madrid o alrededores; puesto presencial en sede central
(Vicálvaro).

Salario entre 28.000 a 36.000¿ en función de la experiencia que aporte.
Disponibilidad horaria y para viajar
Carnet de conducir