Randstad is a global leader in the HR services industry, specializing in recruitment, staffing, and outsourcing solutions across 39 countries. As one of the world's largest HR providers, the company operates at a massive scale, connecting millions of candidates with opportunities in sectors ranging from technology and engineering to healthcare and logistics.

In Spain, Randstad maintains one of the most extensive professional networks in the country, with a presence in nearly every major city. For international professionals, Randstad serves as a primary entry point into the Spanish labor market, offering specialized recruitment services through divisions like Randstad Technologies and Randstad Professionals, which frequently handle roles for multinational clients requiring English or other foreign languages.

Founded in 1960 by Frits Goldschmeding in the Netherlands, Randstad has grown from a small local operation into the world's largest HR service provider. The company expanded into Spain in the 1990s and has since solidified its position through major acquisitions like Vedior.

For international professionals

Operates a vast network of over 200 offices across Spain, providing local support in almost every province.
Features specialized divisions for IT, Engineering, and Life Sciences that are highly relevant for skilled international workers.
Acts as a primary recruiter for many Fortune 500 companies established in Spain.
Provides a wide variety of contract types, including permanent placements and long-term outsourcing projects.

Junior Administrative Assistant - Public Tenders

Randstad España

This job was originally posted in Spanish and automatically translated to English. You'll most likely need Spanish to apply.

Job Description

Are you looking for an administrative job? Do you have experience in tenders? In this position, you will be able to develop your knowledge within a leading multinational company in health and safety technologies at work.

The selected person will join the administration team and play an active role in managing the public tender cycle of the Group. The role is on-site, in a dynamic office environment, with an intensive morning schedule on Fridays and full-time hours from Monday to Thursday.
In addition to tender-specific tasks, the position includes a commercial follow-up and internal coordination component; therefore, a person with good communication skills, digital fluency, and a result-oriented mindset is required.

Analyze specifications (PCAP and PPT) of public competitions, identifying solvency requirements, award criteria, and key deadlines:
• Prepare, organize, and submit bid documentation on electronic public procurement platforms: eLicita, PLACSP, VORTAL, or others.
• Actively monitor awards, resolutions, correction periods, and official notifications.
• Keep the registry and archive of ongoing, submitted, and resolved tenders up to date.
• Monitor publication calendars for new tenders in official bulletins (BOE, BOCM, contractor profile).
Internal Administration and Coordination:
• Support the control and archiving of invoices related to awarded contracts.
• Coordinate with other departments (technical, commercial) to collect and verify the necessary documentation for each bid.
• Keep internal databases of tenders and public clients up to date.
• Prepare and update templates, reports, responsible declarations, and other standard documents used in bidding processes.
Commercial Follow-up:
• Support the commercial team in tracking business opportunities in the public sector.
• Maintain communication with representatives of public bodies to resolve doubts, clarifications, and corrections within the framework of bidding processes.
• Report the status of active tenders and any detected incidents to the manager.

Education
• Higher Vocational Training in Administration and Finance, Business Administration (ADE), Law, or an equivalent degree.
• Specific training in public procurement, administrative law, or tender management will be valued.

Experience
• Between 1 and 2 years of experience in public tender management.
• Practical knowledge of the public procurement process: types of procedures, specifications, electronic platforms, and deadlines.
• Experience using electronic bidding platforms (eLicita, PLACSP, VORTAL, or others).

Technical Knowledge
• Fluent use of Microsoft Word, Excel, and email: document drafting, deadline tracking in spreadsheets, and communication management.
• Proficiency in using digital tools, Administration portals, and cloud working environments.
• Basic knowledge of invoicing and administrative archiving.

Personal Competencies
• Agility and digital fluency.
• Organization and the ability to simultaneously manage several files with strict and immovable deadlines.
• A proactive person with initiative and the ability to anticipate problems and seek solutions autonomously.
• Good communication skills.

• Positive attitude, eagerness to learn, and a desire to grow within the organization.
• Ability to work in a team and coordinate with different departments.

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¿Buscas un empleo administrativo? ¿tienes experiencia en licitaciones? En este puesto podrás desarrollar tus conocimientos en una multinacional líder en tecnologías de la salud y seguridad en el trabajo.

La persona seleccionada se integrará en el equipo de administración y tendrá un rol activo en la gestión del ciclo de las licitaciones públicas del Grupo. Trabajará de forma presencial, en un entorno de oficina dinámico, con un horario intensivo de mañana los viernes y jornada completa de lunes a jueves.
Además de las tareas propias de licitación, la posición incluye un componente de seguimiento comercial y
coordinación interna, por lo que se requiere una persona con buenas habilidades de comunicación, soltura
digital y orientación al resultado.

Analizar pliegos de condiciones (PCAP y PPT) de concursos públicos, identificando requisitos de solvencia, criterios de adjudicación y plazos clave:
• Preparar, organizar y presentar la documentación de las ofertas en plataformas electrónicas de
contratación pública: eLicita, PLACSP, VORTAL u otras.
• Hacer seguimiento activo de adjudicaciones, resoluciones, plazos de subsanación y notificaciones
oficiales.
• Mantener actualizado el registro y el archivo de licitaciones en curso, presentadas y resueltas.
• Controlar los calendarios de publicación de nuevas licitaciones en los boletines oficiales (BOE,
BOCM, perfil del contratante).
Administración y coordinación interna:
• Apoyar en el control y archivo de facturas relacionadas con los contratos adjudicados.
• Coordinarse con otros departamentos (técnico, comercial) para recopilar y verificar la
documentación necesaria para cada oferta.
• Mantener al día las bases de datos internas de licitaciones y clientes públicos.
• Elaborar y actualizar plantillas, memorias, declaraciones responsables y demás documentos tipo
utilizados en los procesos de licitación.
Seguimiento comercial:
• Acompañar al equipo comercial en el seguimiento de oportunidades de negocio en el sector público.
• Mantener comunicación con interlocutores de organismos públicos para resolver dudas, aclaraciones
y subsanaciones en el marco de los procesos de licitación.
• Reportar al responsable el estado de las licitaciones activas y las incidencias detectadas.

Formación
• Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, ADE, Derecho, o titulación
equivalente.
• Se valorará formación específica en contratación pública, derecho administrativo o gestión de
licitaciones.

Experiencia
• Entre 1 y 2 años de experiencia en gestión de licitaciones públicas.
• Conocimiento práctico del proceso de contratación pública: tipos de procedimiento, pliegos,
plataformas electrónicas y plazos.
• Experiencia en el uso de plataformas de licitación electrónica (eLicita, PLACSP, VORTAL u otras).

Conocimientos técnicos
• Manejo fluido de Microsoft Word, Excel y correo electrónico: redacción de documentos, control de
plazos en hoja de cálculo, gestión de comunicaciones.
• Soltura en el uso de herramientas digitales, portales de la Administración y entornos de trabajo en la
nube.
• Nociones básicas de facturación y archivo administrativo.

Competencias personales
• Agilidad y soltura digital.
• Organización y capacidad para gestionar simultáneamente varios expedientes con plazos estrictos e
inamovibles.
• Persona resolutiva, con iniciativa y capacidad para anticipar problemas y buscar soluciones de forma
autónoma.
• Buenas habilidades comunicativas.

• Actitud positiva, ganas de aprender y de crecer dentro de la organización.
• Capacidad para trabajar en equipo y coordinarse con distintos departamentos.