Gerente de Entrega de Propiedad e Instalaciones

• Mínimo de 5 años de experiencia en gestión de propiedades comerciales y/o Facilities Management con un sólido conocimiento de las prácticas de agrimensura (surveying) en gestión de propiedades
• Trayectoria demostrada en la gestión de ocupantes y socios de suministro
• Es esencial tener capacidad lingüística en español o italiano; se requiere fluidez en inglés
• Permiso de conducir europeo válido
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, con capacidad para realizar presentaciones ante partes interesadas de alto nivel
• Experiencia en Gestión de Proyectos
• Conocimiento de prácticas de sostenibilidad en la gestión de propiedades e instalaciones
• Capacidad para movilizarse rápidamente y apoyar la incorporación urgente de activos en España, Italia y Alemania

• Amplia experiencia con Yardi Voyager o plataformas de gestión de propiedades comparables
• Experiencia con sistemas financieros como Oracle o equivalentes
• Familiaridad con el sector inmobiliario industrial europeo y la gestión de carteras transfronterizas
• Experiencia con sistemas CAFM (preferiblemente Corrigo)

Este es un puesto híbrido de reciente creación que combina las disciplinas de Property Management y Facilities Management: una oportunidad única para un profesional ambicioso que quiera dar el siguiente paso en su carrera ganando experiencia en una cartera industrial europea.

El Property Delivery & Facilities Manager actuará como el principal punto de contacto para los clientes de la cartera asignada, garantizando una prestación fluida de todos los servicios de propiedad e instalaciones. El puesto se mide en función de los KPI y SLA contractuales y conlleva la plena responsabilidad de la satisfacción del cliente y del ocupante en todos los emplazamientos asignados.

El enfoque inicial se centrará en la incorporación de activos y el apoyo a la movilización, para pasar posteriormente a responsabilidades de gestión operativa completa.

Fase 1: Movilización hasta el "Go Live Day 1" (Prioridades Inmediatas)

• Realizar inspecciones conjuntas de cada activo y completar los informes de inspección
• Apoyar las solicitudes de información de los gestores actuales sobre asuntos operativos
• Asesorar a Property Management sobre los requisitos de transición
• Apoyar la incorporación de proveedores y los acuerdos temporales para prestar servicios cuando sea necesario
• Apoyar la preparación para la gestión de unidades vacantes
• Investigación sobre suministros para entender qué hay actualmente instalado
• Apoyar en la configuración de los contratos de servicio
• Comprender los servicios que deben prestarse para cada activo
• Apoyar en el plan de transiciones de PM
• Realizar todas las lecturas de contadores necesarias
• Comenzar la prestación del alcance de los servicios
• Apoyar en la implementación de un sistema CAFM (Corrigo)
• Primer punto de contacto con ocupantes y proveedores (alineado con la solución Corrigo)
• Apoyar en la supervisión de las obras planificadas / conectar con el equipo de consultoría de edificios en el país
• Creación inmediata de relaciones con los ocupantes
• Apoyar la coordinación de las obras planificadas (no reactivas)

Fase 2: Gestión operativa continua

• Actuar como el principal punto de contacto para los clientes, gestionando todos los asuntos relacionados con la propiedad y las instalaciones dentro de la autoridad delegada y de acuerdo con los planes de negocio y las instrucciones del cliente
• Liderar las comunicaciones periódicas con los ocupantes, proporcionando asesoramiento y orientación expertos sobre las operaciones diarias de los edificios
• Demostrar un conocimiento profundo de los términos de arrendamiento de los ocupantes, centrándose en las implicaciones de la gestión de fincas y las obligaciones de prestación de servicios del cliente
• Mantener reuniones periódicas con los propietarios (Landlords), asegurando que se cumplen las obligaciones del contrato de arrendamiento (p. ej., mantenimiento externo, gestión de la planta central)
• Colaborar con el equipo de liderazgo del sitio (Country Manager, RR. HH., Finanzas, Legal, IT) según sea necesario
• Realizar visitas trimestrales a los activos
• Preparar y distribuir los materiales de la Revisión de Negocio Trimestral / Anual (QBR/ABR) para satisfacción del cliente
• Garantizar una prestación eficiente y rentable del mantenimiento reactivo y de los servicios diarios, optimizando el rendimiento de la propiedad y las instalaciones
• Supervisar y realizar el seguimiento de todo el mantenimiento técnico de las instalaciones (aire acondicionado/calefacción, supresión de incendios, electricidad, HVAC, paisajismo, etc.)
• Realizar inspecciones en el sitio que cubran la limpieza diaria, HVAC y paisajismo como parte del equipo de Facilities
• Monitorizar y gestionar proactivamente las propiedades vacantes de acuerdo con los contratos de gestión y las mejores prácticas del sector
• Asegurar que los recursos contratados realicen el trabajo para cumplir con los objetivos de duración y calidad, abordando los problemas de bajo rendimiento
• Establecer y operar sistemas de información para la programación y el registro eficaz de los trabajos por contrato
• Punto de contacto para la respuesta de seguridad/alarma y procedimientos de emergencia
• Organizar formación en evacuación de incendios y primeros auxilios para los empleados
• Actualizar y mantener los documentos oficiales de seguridad; colaborar con las autoridades gubernamentales según sea necesario
• Supervisar la gestión financiera de las propiedades, incluyendo la preparación y el seguimiento de los presupuestos de gastos comunes (service charge), la elaboración de informes de variaciones trimestrales y la conciliación de gastos comunes, cumpliendo con las prácticas contables acordadas
• Gestionar y autorizar órdenes de compra y facturas a través del sistema Yardi Voyager del cliente de acuerdo con los límites y protocolos financieros acordados
• Procesar y controlar facturas y órdenes de trabajo; abrir y supervisar presupuestos en los sistemas financieros; preparar y actualizar previsiones
• Negociar, renegociar y mantener contratos con proveedores para garantizar la rentabilidad
• Planificar y presupuestar las obras de acondicionamiento interno e instalaciones técnicas
• Comprar mobiliario y organizar traslados internos de oficinas/espacios departamentales según sea necesario
• Desarrollar y mantener disposiciones de salud y seguridad de alta calidad, colaborando con las partes interesadas clave del cliente y terceros para garantizar el cumplimiento de los contratos de servicio y los estándares de la industria
• Liderar la revisión y resolución de los riesgos identificados en las Evaluaciones de Riesgos independientes, supervisando el proceso de auditoría de JLL y las inspecciones de cumplimiento del sitio (Site Compliance)
• Gestionar la presentación de reclamaciones de seguros relacionadas con incidentes en el sitio, coordinándose con aseguradores y peritos según sea necesario
• Demostrar un sólido conocimiento de las obligaciones de reparación y mantenimiento entre Propietario y Arrendatario (Landlord & Tenant)
• Demostrar un sólido conocimiento de las solicitudes de los arrendatarios para acuerdos de Licencia de Alteración (Licence to Alter), acuerdos de subarriendo y cesiones
• Liderar la transición fluida de las propiedades individuales a la cartera de gestión, garantizando la continuidad del servicio y la satisfacción del cliente
• Gestionar las actividades del proyecto durante las fases de construcción: colaborar con los equipos, organizar los calendarios de trabajo y garantizar una entrega de calidad
• Entrenar y guiar a todos los equipos del proyecto (subcontratistas, ingenieros de mantenimiento e ingenieros de puesta en marcha) a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto
• Apoyar la evaluación y planificación del espacio, incluyendo la actualización de planos de planta en colaboración con los socios arquitectos del cliente
• Colaborar con los equipos especialistas internos para asegurar que todos los suministros y servicios de propiedad se adquieran de acuerdo con el programa de compras de JLL, equilibrando la calidad y la rentabilidad
• Identificar e implementar medidas de ahorro de costes en todas las operaciones de JLL, los servicios al cliente y las relaciones con los proveedores, centrándose en la mejora de la eficiencia y métodos innovadores de prestación de servicios
• Asumir la responsabilidad de la integridad de los datos dentro de la región asignada, garantizando la exactitud e integridad de toda la información relacionada con la propiedad
• Gestionar toda la correspondencia rutinaria, utilizando y mejorando los documentos y plantillas estándar según proceda
• Cumplir con todos los KPI y SLA contractuales definidos en el contrato