Responsable de Oficina y Especialista en Operaciones de Clientes, Iberia

El rango salarial para el puesto de Office Manager & Customer Ops Specialist, Iberia es de 35.345 EUR – 48.600 EUR brutos/año, dependiendo de la experiencia.

Una carrera en Santen es una oportunidad para marcar la diferencia. A través de nuestra visión a largo plazo descrita en Santen 2030, nos comprometemos a ser un Innovador Social, abordando las necesidades sociales y económicas de las personas con deficiencias visuales. Contamos con miembros de equipo en todo el mundo que utilizan sus diversos talentos para desbloquear nuevas modalidades e impulsar innovaciones para los resultados de los pacientes, la educación y el tratamiento. En Santen, creemos en empoderar a todos nuestros miembros del equipo con formas de trabajo flexibles y un entorno de trabajo altamente inclusivo.

El Grupo Santen es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. Nos comprometemos a construir equipos diversos y a garantizar un lugar de trabajo físico y virtual seguro e inclusivo para cada uno de nuestros miembros del equipo. Todas las decisiones de empleo se basan en las necesidades del negocio, los requisitos del puesto y las cualificaciones individuales, independientemente de la raza, color, etnia, origen nacional/ascendencia, religión, orientación sexual, género, identidad/expresión de género, edad, discapacidad, condición médica, estado civil, condición de veterano o cualquier otra característica protegida por la ley.

Si necesita algún tipo de adaptación durante nuestro proceso de selección, por favor, hágaselo saber al reclutador de nuestro equipo.

Buscamos un/a Office Manager & Customer Operations Specialist proactivo/a y altamente organizado/a para unirse a nuestro equipo de Iberia en Madrid.

Este es un rol clave para apoyar las operaciones diarias de nuestro negocio en España y Portugal, garantizando procesos administrativos fluidos, operaciones de clientes eficientes y un excelente soporte a empleados, proveedores y socios externos. El candidato seleccionado actuará como un punto central de coordinación entre múltiples funciones, ayudando a impulsar la excelencia operativa y contribuyendo a una experiencia positiva tanto para el empleado como para el cliente.

• Construir y mantener relaciones sólidas con mayoristas, distribuidores, hospitales, farmacias y equipos comerciales internos.
• Atender las solicitudes de los clientes relacionadas con pedidos, facturación, conciliación de inventarios, pedidos pendientes (backorders) y consultas financieras.
• Coordinarse con las partes interesadas internas para resolver los problemas operativos de manera eficiente. 
• Apoyar las actividades de cobro de créditos y realizar el seguimiento de los saldos pendientes de los clientes.
• Asistir en la administración de precios y descuentos para clientes públicos y privados.
• Preparar y analizar los datos de ventas y distribución de los clientes para apoyar la toma de decisiones empresariales. 
• Crear y gestionar órdenes de compra y apoyar la administración de contratos.
• Coordinarse con proveedores de servicios externos, incluyendo instalaciones, IT, telecomunicaciones, flota, viajes y proveedores de oficina.
• Monitorizar facturas y gastos, asegurando la alineación con el presupuesto y la resolución oportuna de incidencias. 
• Apoyar la operación diaria de la oficina de Madrid y los servicios del lugar de trabajo.
• Coordinar las actividades relacionadas con las instalaciones y las relaciones con los proveedores.
• Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y optimizar los costes operativos locales. 
• Coordinar las actividades de incorporación (onboarding) y desvinculación (offboarding) en colaboración con RR. HH.
• Gestionar la asignación, recogida y devolución de equipos para empleados de oficina y de campo.
• Ayudar a garantizar una experiencia de empleado fluida en lo que respecta a los servicios y herramientas del lugar de trabajo. 
• Mantener los inventarios locales de portátiles, dispositivos móviles y otros activos tecnológicos.
• Actuar como contacto local clave para solicitudes relacionadas con IT y coordinarse con el Helpdesk regional.
• Gestionar las relaciones con los proveedores locales de telecomunicaciones y apoyar la gestión del ciclo de vida de los dispositivos. 
• Apoyar la administración de la flota de coches de empresa y de los proveedores de servicios relacionados.
• Gestionar la administración de las tarjetas de crédito de la empresa y los procesos relacionados.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos de documentación. 
• Proporcionar apoyo administrativo al equipo de liderazgo de Iberia.
• Coordinar aprobaciones, firmas, documentación y proyectos locales.
• Apoyar la organización de reuniones internas, eventos y actividades para empleados.