Responsable de Oficina

Serás responsable de proporcionar apoyo administrativo, financiero y ejecutivo para garantizar el buen funcionamiento de la oficina. El puesto se encarga de la administración de la oficina, las actividades de los libros de clientes y proveedores, el control de crédito, la gestión de facturas y de proporcionar apoyo como asistente personal al General Manager. Trabajando estrechamente con equipos internos, clientes, proveedores y partes interesadas externas, el candidato seleccionado mantendrá registros precisos, coordinará la documentación, gestionará las operaciones de la oficina y apoyará la entrega eficiente de los procesos comerciales y financieros.

• Apoyar diversas actividades administrativas, incluyendo el mantenimiento de registros y la actualización de los portales de clientes y proveedores.

• Preparar, recopilar y coordinar la documentación para los equipos internos y las partes interesadas externas.

• Gestionar los suministros de la oficina, el inventario y las relaciones con los proveedores.

• Gestionar la correspondencia entrante y saliente, el correo y las consultas telefónicas.

• Apoyar el funcionamiento diario fluido de la oficina y contribuir a un entorno de trabajo eficiente.

• Servir de enlace con el Billing Team y revisar las facturas antes de su emisión.

• Apoyar todos los aspectos del control de crédito y la gestión de cuentas de clientes.

• Monitorizar el progreso de las facturas para ayudar a garantizar que se cumplan los plazos de pago.

• Mantener registros de las consultas de los clientes y seguir los procedimientos de escalada cuando sea necesario.

• Asistir en las actividades de recuperación de deuda.

• Garantizar que los portales de clientes se mantengan con precisión y se mantengan actualizados.

• Servir de enlace con los organismos gubernamentales y reguladores pertinentes en relación con la documentación administrativa requerida para clientes y proveedores.

• Monitorizar el procesamiento de facturas de compra aprobadas y no aprobadas.

• Gestionar las consultas de los proveedores y seguir los procedimientos de escalada establecidos.

• Apoyar los procesos de solicitud de pago para las Purchase Orders (POs).

• Mantener registros precisos de los proveedores y ayudar a resolver problemas relacionados con las facturas.

• Proporcionar apoyo administrativo y de asistente personal al General Manager.

• Coordinar reuniones, citas y actividades de gestión de agenda.

• Organizar viajes de negocios, alojamiento, traslados e itinerarios.

• Preparar documentos, coordinar comunicaciones y realizar el seguimiento de las acciones para asegurar su finalización puntual.