Departmental Assistant

Coordinate activities related to the executive's agenda and provide administrative support services, always fostering an environment of harmony and safety.

• Promote the CEMEX Mission, Vision, and Values and engage staff by example.
• Coordinate the internal and external agenda (suppliers, consultants, etc.)
• Coordinate the executive's personal agenda.
• Coordinate internal and external calls, prepare expense reports, and support the preparation of the report in SAP.
• Coordinate travel requests through the CEMEX travel agency.
• Process direct payments and requisitions for services and materials, contractors, etc., and follow up on their correct entry into the system.
• Monitor the proper functioning of office equipment (printer, fax, copier, projector, etc.) and place stationery orders.
• Manage incoming and outgoing correspondence, both external and internal.
• Prepare area communications and send them to the appropriate audience.

Support integration and social development events.

• Master the tools necessary for the proper functioning of the area.

• Maintain order and administrative control of the position.

Education:

• Completed Bachelor's Degree

Required knowledge:

• 100% English
• Experience: 3 years as a departmental assistant

Critical competencies:

• Problem solving
• Effective communication
• Customer-oriented.
• Integrity and trust

Internal:

• Travel agency
• BSO

External:

• Suppliers

At CEMEX, we recognize the diversity of the world in which we live and do business. We respect diversity and promote the inclusion and non-discrimination of any talented person, regardless of gender, physical ability, age, sexual orientation, culture, ethnic origin, religion, political affiliation, marital status, pregnancy/maternity/paternity, and nationality. We foster a culture of equity to build a sustainable business and ensure the well-being and development of CEMEX employees.

Coordinar las actividades relacionadas con la agenda del ejecutivo y dar soporte de servicios administrativos fomentando siempre un ambiente de armonía y seguridad.

• Fomentar la Misión, Visión y Valores CEMEX e involucrar al personal con el ejemplo.
• Coordinar la agenda interna y externa (proveedores, consultores, etc)
• Coordinar agenda personal del ejecutivo.
• Coordinar llamadas internas y externas, elaborar los reportes de gastos y apoyar en la elaboración del reporte en SAP.
• Coordinar solicitud de viajes por agencia de viajes CEMEX.
• Capturar pagos directos y requisiciones de servicios y materiales, contratistas, etc. y dar seguimiento a la correcta aplicación en sistema de estos.
• Monitorear el buen funcionamiento de los equipos de oficina (impresora, fax, copiadora, infocus, etc.) y solicitar pedidos de papelería.
• Controlar la correspondencia enviada y recibida tanto externa como interna.
• Preparar comunicados del área y enviarlos a la audiencia correspondiente.

Apoyar en eventos de integración y desarrollo social.

• Dominar las herramientas necesarias para el buen funcionamiento del área.

• Mantener el orden y control administrativo del puesto.

Escolaridad:

• Carrera Profesional terminada

Conocimiento requerido:

• Ingles 100%
• Experiencia: 3 años como asistente departamental

Competencias críticas:

• Solución de problemas
• Comunicación efectiva
• Orientado al cliente
• Integridad y confianza

Internas:

• Agencia de viajes
• BSO

Externas:

• Proveedores

En CEMEX, reconocemos la diversidad del mundo en el que vivimos y en el que hacemos negocios. Respetamos la diversidad, abordamos la inclusión y la no-discriminación de cualquier persona con talento, independientemente de su género, capacidad física, edad, orientación sexual, cultura, origen étnico, religión, afiliación política, estado civil, embarazo/maternidad/paternidad y nacionalidad. Promovemos una cultura de equidad para la construcción de un negocio sostenible y el bienestar y desarrollo de los colaboradores de CEMEX.