H&S Administrator

Mission

Provide administrative support to the H&S Department in Spain.

Keep all records up to date, both manual reports and updated ones.

Update CAE platforms

Prepare various reports and statistics as needed.

Ensure that facilities, equipment, and services operate correctly and without interruptions

Main responsibilities

Manage the smooth daily operation of facilities (offices, warehouses, equipment, and general services), identifying maintenance needs and logging corresponding incidents through established channels.

Follow up on incidents to completion, coordinating with internal and external suppliers until resolution and closure.

Keep incident, action, budget, and supplier records up to date.

Verify the quality and compliance with deadlines of the work performed.

Prepare and deliver all documentation for the "On Boarding Program" to new hires, including training manuals and information related to occupational health and safety (PRL).

Coordinate with the occupational health surveillance service and workers the initial and annual periodic medical examinations of the company (Article 22 of Law 31/1995 on PRL).

Monitor, collect, and file workers' medical fitness certificates.

Manage the control, inventory, and supply of Personal Protective Equipment (PPE) needed for field service engineers (FSE), including associated documentation in accordance with Art. 17 of Law 31/1995 on PRL.

Carry out periodic checks on the condition of PPE and retain the documentary evidence required by current regulations.

Supply PPE and manage the documentation generated in the process.

Monitor the PRL training courses that workers must complete through the Glory Academy for later filing or use on clients' CAE platforms.

Register new users on clients' CAE platforms to comply with the legal obligation regarding coordination of business activities (Royal Decree 171/2004).

Keep the various platforms updated daily to ensure that the FSE can access client facilities to provide the required service.

Prepare and adapt the different documentation templates for the CAE platforms and send them to each worker and director for signature.

Collect all documentation required on each of the clients' CAE platforms:

Monthly Social Security contribution certificates.

Tax Agency certificate of no outstanding debts, issued semiannually or annually.

Certificate of employment contract and validity of the company's civil liability policy, issued annually.

Monthly TC1, TC2, and ITA forms.

Other certificates required by the client (payroll payments, non-mandatory nature of the Workers' Compensation Insurance, etc.).

Assessment and planning of workplace risks.

Specific worker documentation: training and information certificates, PPE delivery records, medical fitness certificates, among others.

Education and experience

• Higher-level vocational training qualification.
• Higher education related to occupational health and safety (PRL) will be valued.
• Advanced proficiency in the Microsoft Office package.
• English (basic level).

• Attention to detail
• Meticulousness
• Planning and organization.
• Proactivity
• Professionalism in handling information
• Good oral and written communication
• Interpersonal skills
• Flexibility
• Ability to manage multiple incidents simultaneously.
• Organization, follow-up, and task closure orientation.
• Negotiation skills with suppliers.

3 years of experience in the role.

Misión

Proporcionar apoyo administrativo al Departamento de HS en España.

Mantener actualizados todos los registros existentes, tanto los informes manuales como los actualizados.

Actualización de plataformas de CAE

Elaboración de diversos informes y estadísticas que sean necesarias.

Asegurar que las instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente y sin interrupciones

Responsabilidades principales

Gestionar el buen funcionamiento diario de las instalaciones (oficinas, naves, equipamiento y servicios generales), detectando necesidades de mantenimiento y abriendo las incidencias correspondientes mediante los canales establecidos.

Realizar el seguimiento completo de las incidencias, coordinando con proveedores internos y externos hasta su resolución y cierre.

Mantener actualizados los registros de incidencias, actuaciones, presupuestos y proveedores.

Verificar la calidad y el cumplimiento de plazos en los trabajos realizados.

Preparar y entregar a las nuevas incorporaciones toda la documentación del “On Boarding Program”, incluyendo manuales de formación e información relacionada con la PRL.

Coordinar con el servicio de vigilancia de la salud y los trabajadores los reconocimientos médicos iniciales y periódicos anuales de la empresa (Artículo 22 de la Ley 31/1995 de PRL).

Seguimiento, recopilación y archivo de los certificados de aptitud médica de los trabajadores.

Gestionar el control, inventario y suministro de los Equipos de Protección Individual (EPI) necesarios para los técnicos de campo (FSE), incluyendo la documentación asociada conforme al Art. 17 de la Ley 31/1995 de PRL.

Realizar revisiones periódicas del estado de los EPI y conservar la evidencia documental requerida por la normativa vigente.

Suministro de EPIs y gestión de la documentación generada en el proceso.

Seguimiento de los cursos de PRL que deben realizar los trabajadores a través de la Glory Academy para su posterior archivo o uso en las plataformas CAE de los clientes.

Registro como nuevos usuarios en las plataformas CAE de los clientes para cumplir con la obligación legal sobre coordinación de actividades empresariales (Real Decreto 171/2004).

Mantener actualizadas diariamente las diferentes plataformas para asegurar que el FSE pueda acceder a las instalaciones de los clientes para prestar el servicio requerido

Preparación y adaptación de los diferentes modelos de documentación de las plataformas CAE y envío a cada uno de los trabajadores y directores para su firma.

Recopilación de toda la documentación requerida en cada una de las plataformas CAE de los clientes:

Certificados de cotización a la Seguridad Social de forma mensual.

Certificado de descubierto con la Agencia Tributaria de forma semestral o anual.

Certificado de contratación y vigencia de la Póliza de Responsabilidad Civil de la empresa con periodicidad anual.

TC1, TC2 e ITA mensuales.

Otro tipo de certificados requeridos por el cliente (pago de nóminas, carácter no obligatorio del Seguro de Accidentes, etc.).

Evaluación y planificación de los riesgos del puesto de trabajo.

Documentación específica de los trabajadores: certificados de formación e información, registros de entrega de EPIs, certificados de aptitud médica, entre otros.

Educación y experiencia

• Formación Profesional de Grado Superior.
• Se valorarán estudios superiores relacionados con PRL.
• Alto manejo del paquete Office.
• inglés (nivel básico).

• Atención al detalle
• Meticulosidad
• Planificación y organización
• Proactividad
• Profesionalidad en el manejo de la información
• Buena comunicación oral y escrita
• Habilidades interpersonales
• Flexibilidad
• Capacidad para gestionar múltiples incidencias de forma simultánea.
• Organización, seguimiento y orientación al cierre de tareas.
• Habilidades de negociación con proveedores.

3 años de experiencia en el puesto.