Executive Assistant - temporary Pamplona
Executive Assistant - temporary Pamplona
This job was originally posted in Spanish and automatically translated to English.
Job Description
If you have experience as an executive secretary and reside in Pamplona, we are interested in your application.
As the right hand of Senior Management, your mission will be to ensure operational excellence in day-to-day activities. Your main functions will be:
Complex calendar management: Coordination of meetings, travel, and events at national and international levels.
Filtering and communication: You will be the first point of contact, managing calls and correspondence with high-level stakeholders.
Documentation preparation: Drafting presentations, reports, and meeting minutes with a high level of detail.
Administrative support: Expense management, document archiving, and support with personal tasks for management when necessary.
Experience: At least 2 years in similar positions supporting management or presidency.
Languages: Advanced level of English (C1), capable of maintaining fluid conversations and drafting technical documents.
Digital Skills: Expert command of Microsoft 365 (especially Outlook, PowerPoint, and Excel).
Soft Skills: Absolute discretion, resilience, and a proactive attitude.
You will join a professional, stable work environment with a team that values loyalty and commitment.
Location: Central offices in Pamplona.
Contract: Temporary position until January 2027.
Remuneration: Negotiable based on experience.
Meal allowance for split-shift days: €13/day.
Working day conditions:
-Weekly hours: 38 hours per week.
-Monday to Thursday schedule: Split shift with flexible start time between 08:00 and 09:30. 1 hour is available for lunch, until the mandatory 8 daily hours are completed. Friday: Intensive workday from 09:00 to 15:00.
-Summer period (July and August): Full intensive workday (the specific summer schedule will be provided at the start of the period).
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Si tienes experiencia como secretaria de dirección y resides en Pamplona tu candidatura nos interesa.
Como mano derecha de la Alta Dirección, tu misión será garantizar la excelencia operativa en el día a día. Tus funciones principales serán:
Gestión de agenda compleja: Coordinación de reuniones, viajes y eventos a nivel nacional e internacional.
Filtro y comunicación: Serás el primer punto de contacto, gestionando llamadas y correspondencia con interlocutores de alto nivel.
Preparación de documentación: Elaboración de presentaciones, informes y actas de reuniones con alto nivel de detalle.
Soporte administrativo: Gestión de gastos, archivo documental y apoyo en tareas personales de la dirección cuando sea necesario.
Experiencia: Al menos 2 años en posiciones similares de soporte a dirección o presidencia.
Idiomas: Nivel de inglés avanzado (C1), capaz de mantener conversaciones fluidas y redactar documentos técnicos.
Habilidades Digitales: Dominio experto de Microsoft 365 (especialmente Outlook, PowerPoint y Excel)
Soft Skills: Discreción absoluta, resiliencia y una actitud proactiva.
Te incorporarás a un entorno de trabajo profesional, estable y con un equipo que valora la lealtad y el compromiso.
Ubicación: Oficinas centrales en Pamplona.
Contratación: Posición temporal hasta Enero 2027
Retribución: negociable según experiencia.
Ayuda comida en jornada partida de 13e/día
Condiciones de la jornada laboral:
-Jornada semanal: 38 horas semanales.
-Horario de lunes a jueves: Jornada partida con flexibilidad de entrada entre las 08:00 h y las 09:30 h. Se dispone de 1 hora para comer, hasta completar las 8 horas diarias obligatorias.Viernes: Jornada intensiva de 09:00 h a 15:00 h.
-Periodo estival (Julio y Agosto): Jornada intensiva completa (el horario concreto de verano se os facilitará al iniciar el periodo).
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