Asistente del Departamento de Marketing

Proporcionar apoyo especializado y coordinación operativa al Senior Director Brand Activation y al equipo de Brand, garantizando una ejecución eficiente y precisa alineada con las prioridades del negocio.

Gestionar de forma independiente la agenda del Senior Director, los preparativos de viajes y los procesos administrativos clave, anticipándose a las necesidades, resolviendo problemas y asegurando el seguimiento adecuado de los compromisos.

Actuar como punto de contacto para las políticas de Travel & Expenses (T&E) y Concur en Iberia, promoviendo su correcta aplicación y la mejora continua de los procesos.

Coordinar la información, los proveedores y las herramientas del departamento para facilitar la toma de decisiones y garantizar una experiencia coherente para las partes interesadas internas y externas.

Coordinación y apoyo al Senior Director Brand Activation y al equipo de Brand

• Gestionar de forma proactiva la agenda del Senior Director, priorizando reuniones, identificando conflictos de horarios y coordinando cambios con las partes interesadas internas y externas.
• Planificar y organizar reuniones, preparar agendas y documentación de apoyo, redactar actas y realizar el seguimiento de acuerdos, responsables y fechas límite.
• Preparar y consolidar presentaciones, informes y comunicaciones internas, garantizando la calidad, la coherencia y la confidencialidad de la información.
• Apoyar al equipo de liderazgo de Brand con necesidades operativas, reuniones, visitas y proyectos transversales, actuando como punto de coordinación cuando sea necesario.
• Actuar como principal punto de contacto y enlace con proveedores, agencias de publicidad, agencias de eventos y otros socios externos, coordinando entregables, documentación y seguimiento operativo.
• Apoyar la planificación y ejecución de eventos, reuniones de equipo, visitas internacionales y activaciones, coordinando horarios, logística, materiales y proveedores.
• Gestionar OTs, POs y facturas departamentales en SAP, realizando el seguimiento de aprobaciones y pagos, identificando desviaciones y escalando problemas de manera oportuna.
• Mantener una supervisión actualizada del gasto operativo del departamento y preparar informes periódicos sobre facturación, órdenes de compra, gastos de viaje y compromisos presupuestarios para apoyar la toma de decisiones.
• Coordinar y realizar el seguimiento de facturas de transporte, envíos, entregas y pedidos de materiales, garantizando la precisión y la finalización oportuna.
• Crear, estructurar y mantener el SharePoint del departamento, estableciendo criterios de archivo, control de versiones y acceso para asegurar que la documentación esté actualizada y sea fácilmente accesible.
• Identificar oportunidades para mejorar y estandarizar los procesos administrativos y operativos, proponiendo e implementando soluciones prácticas.
• Gestionar los pedidos de materiales y otros requisitos operativos del departamento, optimizando los recursos y anticipando necesidades futuras.

Organización y gestión de viajes para el departamento de Brand Activation y el Senior Director Brand Activation

• Planificar y coordinar viajes individuales y grupales, incluyendo reservas, itinerarios, documentación, cambios y resolución de problemas, de acuerdo con las políticas corporativas.
• Gestionar y revisar los informes de gastos del Senior Director, garantizando la precisión, la documentación de respaldo adecuada, la aprobación y la presentación oportuna.
• Apoyar al equipo de liderazgo de Brand con la organización de viajes, coordinando alternativas y resolviendo problemas relacionados con los viajes.
• Coordinar con Ventas y otras funciones la logística de las visitas internacionales, incluyendo agendas, transporte, alojamiento, salas de reuniones y materiales.
• Monitorizar el gasto en viajes, identificar oportunidades de optimización y preparar informes periódicos sobre el volumen de viajes, costes y cumplimiento de las políticas.

• Actuar como punto de contacto funcional para consultas relacionadas con Concur y las políticas de T&E en Iberia, proporcionando orientación a empleados y responsables.
• Coordinar con Finanzas, Concur Global y otros equipos para resolver problemas, realizar el seguimiento de casos y comunicar los cambios pertinentes.
• Preparar directrices, comunicaciones y sesiones informativas para promover el uso correcto de la herramienta y el cumplimiento de las políticas aplicables.
• Analizar consultas y problemas recurrentes, identificar las causas raíz y recomendar mejoras de procesos o acciones preventivas.

• Satisfacción y calidad del servicio prestado a las partes interesadas internas y externas.
• Entrega puntual y calidad en la gestión de agendas, reuniones, viajes, eventos y visitas.
• Precisión, trazabilidad y tiempo de procesamiento de OTs, POs, facturas e informes de gastos.
• Calidad del seguimiento de facturas, envíos, entregas y problemas operativos, incluyendo la escalada oportuna cuando sea necesario.
• Optimización del gasto en viajes y nivel de cumplimiento de las políticas de T&E y Concur.
• Calidad, precisión, accesibilidad y mantenimiento del SharePoint y la documentación del departamento.
• Implementación de mejoras que simplifiquen los procesos, reduzcan problemas y aumenten la eficiencia operativa.

• Internos: Senior Director Brand Activation, equipo de liderazgo de Brand y el equipo de Brand en general, Marketing, Ventas, Finanzas, Compras, Legal, Comunicación Interna, IT y Concur Global.
• Externos: Proveedores, agencias de publicidad y eventos, socios de medios, agencias de viajes, proveedores de transporte y otros socios externos autorizados.

• Excelentes habilidades de comunicación, coordinación e influencia, con capacidad para trabajar eficazmente con interlocutores de diferentes niveles organizativos.
• Fuertes habilidades de negociación y capacidad profesional para la gestión de proveedores.
• Alto nivel de discreción, confidencialidad, juicio y responsabilidad.
• Enfoque proactivo y autónomo, con capacidad para anticiparse a las necesidades y tomar decisiones dentro del ámbito de su responsabilidad.
• Excelentes habilidades de organización, planificación, priorización y multitarea.
• Gran atención al detalle, orientación al servicio y capacidad de resolución de problemas.
• Mentalidad analítica con capacidad para convertir datos operativos en información significativa para apoyar la toma de decisiones.
• Mentalidad de mejora continua y capacidad para diseñar procesos sencillos, claros y escalables.
• Fuertes habilidades de trabajo en equipo y colaboración transversal en un entorno internacional y dinámico.
• Comprensión del entorno de comunicación, marketing y activación de marca.

• Microsoft Office: nivel avanzado, especialmente PowerPoint y Excel.
• Power BI: capacidad para preparar y mantener informes operativos.
• SAP / S4: nivel de usuario avanzado para la gestión y el seguimiento de OTs, POs y facturas.
• SharePoint y herramientas de colaboración: nivel avanzado.
• Concur: conocimientos funcionales avanzados.
• Idiomas: Inglés avanzado y español fluido.