Asistente Administrativo

Asistente Administrativo

• Este puesto es responsable de proporcionar un amplio apoyo administrativo tanto a empleados con funciones de supervisión como a empleados sin ellas para la introducción de datos, el archivo y la gestión de suministros de oficina. El rol gestiona agendas complejas para la alta dirección, organiza viajes nacionales e internacionales y coordina el trabajo dentro y, posiblemente, fuera de la empresa. El puesto incluye la elaboración de informes y presentaciones detalladas, el mantenimiento de la confidencialidad, la oferta proactiva de soluciones y la garantía del cumplimiento de los estándares de procesos globales, participando al mismo tiempo en iniciativas de mejora continua dentro del departamento.

Responsabilidades

• Tiene la responsabilidad de realizar tareas de apoyo administrativo general implicadas en una organización, asistiendo a empleados con y sin funciones de supervisión.
• Proporciona apoyo administrativo básico a un equipo o departamento, incluyendo tareas como la introducción de datos, el archivo y la gestión de suministros de oficina.
• Gestiona y supervisa agendas complejas para la alta dirección, garantizando una gestión eficiente del tiempo y priorizando las reuniones importantes.
• Asiste en la organización de viajes tanto nacionales como internacionales para el liderazgo sénior, garantizando una logística fluida.
• Coordina el trabajo dentro de la unidad de trabajo y con otras unidades de trabajo/departamentos, tanto internos como posiblemente externos a la empresa.
• Elabora informes, documentos y presentaciones detalladas según se requiera, lo que a menudo implica análisis de datos o investigación.
• Garantiza que se mantenga la confidencialidad en todo momento, respetando las políticas de privacidad y protección de datos de la empresa.
• Toma la iniciativa para anticiparse a las necesidades y ofrecer soluciones de forma proactiva, demostrando un enfoque proactivo en el apoyo administrativo.
• Garantiza el cumplimiento de los estándares de procesos globales y participa activamente en iniciativas de mejora continua dentro del departamento.
• Proporciona orientación, tutoría y formación a colaboradores individuales en roles de nivel inferior, y contribuye a su crecimiento en la organización.

Educación y experiencia Recomendadas

• Diploma de escuela secundaria/Diploma de educación general (GED)/Educación secundaria superior o experiencia laboral equivalente o competencia demostrada.
• Normalmente cuenta con 6-8 años de experiencia laboral relacionada, preferiblemente en apoyo administrativo general sénior/avanzado, servicios de oficina o un campo relacionado.

Certificaciones preferidas
N/A

Conocimientos y habilidades

• Contabilidad
• Apoyo administrativo
• Facturación
• Reservas (Ventas)
• Gestión de agendas
• Gestión de datos de clientes
• Introducción de datos
• Informes de gastos
• Finanzas
• Front Office
• Facturación
• Marketing
• Microsoft SharePoint
• Equipos de oficina
• Gestión de oficinas
• Gestión de suministros de oficina
• Software de presentaciones
• Compras
• Aplicaciones SAP
• Organización de viajes

Habilidades transversales

• Comunicación efectiva
• Orientación a resultados
• Agilidad de aprendizaje
• Fluidez digital
• Enfoque en el cliente

Impacto y alcance

• Impacta en el departamento y lidera y/o aporta experiencia a equipos de proyectos funcionales y puede participar en iniciativas transversales.

Complejidad

• Trabaja en tareas de naturaleza compleja que requieren iniciativa y conocimientos técnicos/especializados para resolver problemas y/o desarrollar las soluciones recomendadas.

Descargo de responsabilidad

• Esta descripción de puesto describe la naturaleza general y el nivel de trabajo realizado en este rol. No pretende ser una lista exhaustiva de todos los deberes, habilidades, responsabilidades, conocimientos, etc. Estos pueden estar sujetos a cambios y se pueden asignar funciones adicionales según lo requiera la dirección.

Jornada completa

Sin plus de turno (España)

No

Administración