Secretaria/o de Dirección

• Experiencia de entre 5 y 8 años desempeñando funciones de Secretaría de Dirección o Executive Assistant dando soporte a directivos.
• Experiencia en la gestión de agendas complejas, viajes nacionales e internacionales y organización de reuniones y eventos.
• Experiencia en coordinación con múltiples áreas de soporte y gestión administrativa de procesos corporativos.
• Dominio del paquete Microsoft Office (Outlook, Word, Excel y PowerPoint).
• Manejo de Microsoft Teams, SharePoint y herramientas colaborativas.
• Conocimiento de SAP, Ariba y ServiceNow o herramientas equivalentes.
• Experiencia con herramientas de gestión de viajes y gastos.
• Organización y planificación.
• Orientación al servicio.
• Comunicación e influencia.
• Capacidad de coordinación.
• Gestión simultánea de prioridades.
• Rigor y atención al detalle.
• Gestión de la confidencialidad.
• Proactividad e iniciativa.
• Resolución de incidencias y orientación a la solución.
• Adaptabilidad y flexibilidad.
• Trabajo en equipo y colaboración transversal.
• Capacidad de anticipación.

• Se valorará formación complementaria en gestión administrativa, organización de eventos o atención al cliente.

• Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o equivalente.

• Nivel de inglés B2 (valorable C1).

Tu rol:

Proporcionar soporte ejecutivo, administrativo y organizativo a la Dirección a nivel global, garantizando una gestión eficiente de la agenda, la coordinación logística de viajes, reuniones y eventos, así como la gestión de los procesos administrativos y operativos asociados al funcionamiento del área. Actuar como interlocutor con las distintas áreas de soporte de la compañía, facilitando la actividad diaria de la Dirección y contribuyendo a la eficiencia organizativa mediante una gestión proactiva, rigurosa y confidencial.

Tus retos:

• Gestionar y mantener actualizada la agenda de la Dirección, coordinando reuniones internas y externas, viajes, comidas de trabajo, comités, offsites y otros compromisos.
• Organizar convocatorias, reservas de salas, coordinación de asistentes y necesidades logísticas asociadas.
• Preparar y coordinar la documentación de apoyo, presentaciones y materiales necesarios para reuniones cuando sea requerido.
• Gestionar la correspondencia, llamadas y comunicaciones dirigidas a la Dirección, priorizando las solicitudes y canalizando la información.
• Coordinar la firma y tramitación administrativa de contratos y otra documentación oficial.
• Organizar los desplazamientos nacionales e internacionales de la Dirección y prestar apoyo al resto del equipo en la gestión de viajes.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, transfers, alquiler de vehículos, visados, autorizaciones (ESTA) y cualquier documentación necesaria para los desplazamientos.
• Tramitar incidencias relacionadas con viajes, cambios de billetes, upgrades, excesos de equipaje y otros servicios asociados.
• Gestionar billetes corporativos y coordinar la logística de desplazamientos y alojamiento del personal externo colaborador.
• Gestionar la plataforma corporativa de movilidad (Join Up) para taxis y estacionamientos.
• Tramitar y realizar el seguimiento de viajes, liquidaciones, gastos y compras mediante las herramientas corporativas.
• Gestionar la justificación mensual de los gastos asociados a las tarjetas corporativas de la Dirección.
• Tramitar la aprobación de facturas y pedidos mediante SAP/Fiori y otras herramientas corporativas.
• Gestionar solicitudes de compra de material de oficina, merchandising, tarjetas de visita y otros suministros mediante Ariba.
• Velar por el correcto archivo y mantenimiento de la documentación administrativa de la Dirección.
• Atender y dar soporte a solicitudes e incidencias de clientes que se canalicen a través de la Dirección, coordinando su tramitación con las áreas implicadas y asegurando una respuesta ágil y eficaz.
• Gestionar las incorporaciones de personal interno y externo, coordinando la solicitud de equipos informáticos, telefonía, accesos, usuarios y acreditaciones.
• Mantener actualizada la información administrativa del equipo (vacaciones, renovación de equipos, teléfonos móviles y otros recursos).
• Coordinar las citas médicas y reconocimientos obligatorios y voluntarios de la Dirección.
• Actuar como interlocutor con las áreas de soporte (IT, Infraestructuras, Mantenimiento, Seguridad y Servicios Generales) para la resolución de incidencias y necesidades operativas de la Dirección.
• Gestionar la apertura y seguimiento de incidencias y solicitudes a través de ServiceNow.
• Coordinar la reserva de salas de reuniones y asegurar la disponibilidad de medios audiovisuales y soporte técnico.
• Gestionar acreditaciones, accesos, aparcamientos y recepción de visitas.
• Coordinar los servicios de mensajería y paquetería de la Dirección.
• Gestionar la emisión de accesos WiFi para invitados.
• Coordinar la organización logística de reuniones, jornadas, workshops y eventos internos o externos.
• Gestionar proveedores, reservas, catering, invitaciones, seguimiento de asistentes y documentación asociada.
• Colaborar en la organización de actos institucionales y acciones protocolarias de la Dirección, incluyendo campañas de felicitaciones corporativas, recepción y gestión de obsequios institucionales y otras iniciativas de representación.
• Actuar como punto de contacto entre la Dirección y las distintas áreas de la organización, facilitando la coordinación administrativa y operativa.
• Garantizar el cumplimiento de procedimientos internos y el seguimiento de las solicitudes administrativas.
• Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos, proponiendo iniciativas que incrementen la eficiencia y calidad del servicio.
• Mantener un elevado nivel de confidencialidad en la gestión de la información y documentación de la Dirección.

Asimismo, realizará cuantas otras funciones de soporte administrativo, organizativo o de atención interna resulten necesarias para dar respuesta a las necesidades de la Dirección y de la organización, aun cuando no estén expresamente recogidas en la presente descripción de puesto, siempre dentro de su ámbito de gestión y responsabilidad.

• Cumplimiento de la planificación de agendas y reuniones sin incidencias.
• Organización eficiente de viajes, eventos y actividades de Dirección.
• Nivel de satisfacción de la Dirección y de las áreas de negocio atendidas.
• Cumplimiento de plazos administrativos y de los procedimientos internos.
• Calidad, fiabilidad y confidencialidad de la documentación / información gestionada.
• Tiempo de resolución y seguimiento de solicitudes e incidencias.
• Eficiencia en la coordinación con las áreas de soporte y servicios corporativos.