Recepcionista

En Julius Baer, celebramos y valoramos las cualidades individuales que aportas, permitiéndote tener un impacto, ser emprendedor, tener autonomía y crear valor más allá de la riqueza. Moldeemos juntos el futuro de la gestión de patrimonios.

Responsable de proporcionar servicios profesionales de bienvenida, incluyendo el saludo, la orientación y el servicio de bebidas en la zona de clientes a quienes acceden al banco. Como primer punto de contacto, contribuye significativamente a crear una impresión positiva general para los visitantes y clientes que acceden a las instalaciones del banco.

• Coordina el tráfico de correo entrante y mensajería para la oficina, tanto nacional como internacional. Asegura la disponibilidad de los servicios de mensajería.
• Coordina la entrega y recepción de documentación y contratos de/para los clientes y la oficina en Madrid, así como la destrucción de información confidencial.
• Controla el stock de suministros de oficina, centralizando las solicitudes del personal. Realiza los pedidos, gestionando la recepción y controlando la calidad de los materiales con los proveedores externos. Asegura que los suministros necesarios para la oficina (café, té, leche, azúcar, agua sin gas y otros) estén disponibles en todo momento para clientes y empleados.
• En coordinación con el responsable de seguridad de la oficina de Madrid, gestiona y controla la seguridad del edificio (registro de llaves entregadas a los empleados, alarmas), implementando los estándares y políticas de seguridad de Julius Baer.
• En coordinación con el responsable de seguridad de la oficina de Madrid, gestiona los planes de evacuación y emergencia, en coordinación con el propietario del inmueble. Implementación de medidas para prevenir riesgos relacionados con el personal, siguiendo las directrices del área de Recursos Humanos.
• Proporciona algunos servicios internos a clientes y personal, según se requiera (catering, impresión de presentaciones, acceso a prensa en internet, periódicos...). Colabora en la organización de eventos internos y externos.
• Encargado de la coordinación de todas las tareas y servicios relacionados con el mantenimiento de la oficina, siendo el punto de contacto con el personal que gestiona el edificio. De igual manera, en caso de implementación de nuevos espacios de trabajo o nuevas salas de reuniones.
• Coordina los contratos con proveedores externos, define los servicios necesarios y supervisa la calidad de estos servicios, principalmente limpieza, todo tipo de suministros (oficina, café, té, leche...), trituración de papel, reciclaje, correo/mensajería, mantenimiento de oficina, relaciones con el propietario y la recepción de la planta baja, lavandería, alarma de intrusión, teléfonos móviles, wifi...).
• Proporciona soporte in situ a los representantes de IT de Julius Baer Suiza o Luxemburgo.

RECEPTION / CLIENT SERVICE

• Gestiona la agenda de visitas externas (clientes, visitas de otras sedes de Julius Baer), con un uso eficiente de las salas de reuniones para clientes.
• Da la bienvenida al cliente y a otras visitas externas a su llegada al edificio u oficina, guiándolos a la sala de reuniones y ofreciéndoles bebidas, café, té... Prepara y sirve dichas bebidas si se solicita.
• Una vez finalizadas las visitas, ordena la sala de reuniones adecuadamente, dejándola lista para la siguiente reunión.
• Atiende las llamadas externas recibidas en el número de teléfono general de la oficina.

• Cuando sea necesario, ayuda a los RM y RMA con el proceso de apertura de cuentas, revisión de documentación de clientes, escaneo, tramitación de gastos de personal, reserva de hoteles y billetes de viaje, etc.

Poner en práctica las siguientes capacidades y habilidades en el puesto de trabajo:

• Comprende los requisitos del negocio para proporcionar el mejor servicio a los RM, RMA y clientes.
• Comprende y aplica las políticas internas y los estándares de seguridad.
• Se comunica eficazmente con las unidades internas de Corporate Services en Zúrich, así como con el propietario del inmueble y los proveedores externos.
• Escala los asuntos importantes a su supervisor y al responsable de la oficina de Barcelona, para aquellos asuntos que requieran acciones adicionales y urgentes.

• Persona centrada en el cliente y orientada a resultados
• Pasión por la calidad y la excelencia en el servicio
• Buenas habilidades interpersonales y de comunicación
• Capaz de generar confianza y respeto

• Comprende las necesidades de las sedes de Private Banking
• Nivel alto de inglés, catalán y español, (escrito y hablado)

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