Gerente de Conferencias

Responsable de preparar toda la documentación de los eventos y de coordinarse con Ventas, los departamentos del establecimiento y el cliente para garantizar un servicio constante y de alto nivel durante las fases de pre-evento, evento y post-evento de los eventos en el establecimiento. Este puesto gestiona principalmente eventos de complejidad media. Garantiza que los eventos en el establecimiento tengan una transición fluida de ventas a servicio y de vuelta a ventas. Identifica oportunidades para maximizar los ingresos mediante la venta adicional (up-selling) y la oferta de mejoras para crear eventos excepcionales.

• Garantiza que los eventos transcurran sin contratiempos siguiendo los procedimientos establecidos, colaborando con otros empleados y asegurando la precisión.
• Recibe al cliente durante la fase del evento y realiza el traspaso al equipo de Operaciones de Eventos para la ejecución de los detalles.
• Cumple con todos los estándares, políticas y procedimientos.
• Garantiza la exactitud de la facturación y realiza revisiones de la factura con los clientes antes de procesar la factura final.
• Gestiona los bloques de habitaciones para grupos y el espacio de reuniones para los grupos asignados de tamaño medio a grande.
• Identifica los retos operativos asociados a su grupo y determina la mejor manera de trabajar con el personal del establecimiento y el cliente para resolver estos retos y/o desarrollar soluciones alternativas.
• Utiliza su criterio para integrar las tendencias actuales en la gestión y el diseño de eventos.
• Actúa como enlace entre el comercial de campo y el cliente durante todo el proceso del evento (pre-evento, evento, post-evento).
• Participa en las inspecciones de las instalaciones por parte de los clientes y ayuda en el proceso de ventas según sea necesario.
• Realiza otras tareas asignadas para satisfacer las necesidades del negocio.
• Solicita comentarios a los departamentos del establecimiento para identificar áreas de mejora y así mejorar la experiencia del Event Planner.
• Ofrece un excelente servicio al cliente durante toda su experiencia y fomenta lo mismo entre los demás empleados.
• Empodera a los empleados para que proporcionen un excelente servicio al cliente.
• Da un ejemplo positivo en la relación con los clientes.
• Coordina y comunica los detalles del evento tanto verbalmente como por escrito al cliente y a las operaciones del establecimiento.
• Se hace presente ante el cliente en todo momento durante este proceso.
• Supervisa las experiencias de sus clientes desde el traspaso del expediente hasta la fase de post-evento, hasta el traspaso de vuelta a ventas.
• Realiza el seguimiento con el cliente tras el evento.
• Responde y gestiona los problemas y reclamaciones de los huéspedes.
• Utiliza su criterio personal y su experiencia para mejorar la experiencia del cliente.
• Se mantiene disponible para resolver problemas y/o sugerir alternativas a los acuerdos previos.
• Trabaja para mejorar continuamente el servicio al cliente integrando los comentarios obtenidos y su criterio personal en los planes de acción.
• Enfatiza la satisfacción del huésped durante todas las reuniones departamentales y se centra en la mejora continua.
• Interactúa con los huéspedes para obtener comentarios sobre la calidad del producto y los niveles de servicio.
• Asegura que los empleados por horas comprendan las expectativas y los parámetros de las actividades del evento.
• Lleva a cabo reuniones formales de pre y post-evento según sea necesario para revisar/comunicar las necesidades y los comentarios del grupo.
• Dirige reuniones formales de pre y post-evento para los grupos asignados de tamaño medio a grande.
• Facilita diversas reuniones según considere necesario (reunión de Banquet Event Order, revisión de bloques, etc.).

Apoyo y Coordinación con la Función de Ventas y Marketing

• Asiste en el proceso de ventas y en la previsión de ingresos para los grupos de clientes.
• Realiza ventas adicionales (up-selling) de productos y servicios durante todo el proceso del evento.
• Realiza previsiones de habitaciones para grupos e ingresos por eventos (catering y audiovisual) para sus grupos.

• Revisa las tarjetas de comentarios y los resultados de satisfacción de los clientes con los empleados.
• Observa los comportamientos de servicio de los empleados y proporciona feedback a los individuos y/o responsables.
• Ayuda en el desarrollo e implementación de planes de acción correctivos.
• Toma la iniciativa de utilizar su experiencia para mejorar el rendimiento del servicio de acuerdo con su evaluación del problema y la resolución.
• Trabaja con el personal del establecimiento y los clientes para abordar los retos operativos asociados a su grupo.
• Realiza otras tareas asignadas para satisfacer las necesidades del negocio.