Asistente de Administración y Operaciones

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Buscamos un Administrative & Operations Assistant para trabajar en las instalaciones de la ESA en Madrid, España. En este puesto, proporcionarás apoyo administrativo, de secretaría y de documentación al Departamento de Ciencia y Operaciones.

Como parte del equipo administrativo, tendrás la oportunidad de:

• Proporcionar apoyo administrativo y de secretaría diario al personal del Departamento ESA SCI-S.
• Apoyar la llegada y salida del personal de la unidad, por ejemplo: acceso a la oficina y al ordenador, registro, baja, etc.
• Organizar agendas, incluyendo la reserva de salas y recursos para reuniones y/o eventos.
• Apoyar la organización de eventos (talleres, conferencias, reuniones de gran escala) según sea necesario.
• Realizar tareas relacionadas con la gestión de la documentación, incluyendo el mantenimiento de bibliotecas de documentos.
• Mantener y realizar el seguimiento de listas de acciones, y redactar las actas de las reuniones de coordinación.
• Apoyar a los jefes de departamento pertinentes con tareas generales de secretaría, incluyendo:
  • Organización de agendas y gestión de bandejas de entrada de correo electrónico y solicitudes telefónicas
  • Gestionar órdenes de misión y reclamaciones del personal del departamento
  • Realizar el seguimiento de solicitudes y acciones de compras.
  • Organizar reservas de viajes.

Idealmente, contarás con:

• Título universitario o equivalente en un campo relevante.
• Dominio de herramientas de oficina, en particular Microsoft Office y Adobe Acrobat, herramientas de trabajo colaborativo como SharePoint y videoconferencia.
• Capacidad para comunicarse con fluidez en inglés y español.
• Experiencia o conocimientos en finanzas y herramientas financieras (preferiblemente SAP).
• Tratar la información relacionada con el servicio con confidencialidad, discreción e integridad.
• Un alto nivel de habilidades comunicativas y organizativas, con atención al detalle, flexibilidad y capacidad para identificar prioridades. Las tareas rutinarias deberán ejecutarse de forma autónoma.
• Una actitud orientada al servicio, espíritu de equipo y capacidad para trabajar de forma cooperativa con otros servicios y personas en un entorno internacional.

• Genera un impacto donde realmente importa. Contribuye a proyectos de alto perfil apoyando a organizaciones como la ESA, EUMETSAT, la Comisión Europea, la OTAN y programas de defensa nacionales.
• Trabaja junto a algunas de las mentes más brillantes de Europa. Únete a un equipo internacional de expertos que prosperan gracias a la colaboración, la innovación y la resolución de desafíos complejos que ofrecen resultados en el mundo real.
• Crece más allá de un único proyecto. Únete a una organización internacional en crecimiento y amplía tu experiencia a través de una variedad de proyectos y disciplinas técnicas.
• Invierte en tu futuro. Benefíciate de formación continua, tutoría y oportunidades de desarrollo profesional diseñadas para apoyar tanto tu crecimiento personal como profesional.
• Únete a una empresa que pone a las personas en primer lugar. Guiados por nuestros valores de Integridad, Inspiración, Cuidado y Colaboración, ofrecemos una cultura de apoyo y modalidades de trabajo flexibles.

Debido a la naturaleza de los proyectos, este puesto está abierto actualmente a ciudadanos europeos.

Dicho esto, animamos a los profesionales debidamente cualificados a presentar su candidatura incluso si no cumplen este requisito. En caso de que surja una oportunidad similar sin esta restricción de nacionalidad, estaremos encantados de considerar su solicitud para futuros puestos.