Operations

Job Title: Operations Administrative Location

Malaga Hours: 37.5 hours per week Work pattern

Hybrid, 3 days per week in the office

The Operations Administrative position at Safeguru is responsible for providing administrative and operational support to the Operations function. This role manages daily communication channels, follows up on deliveries and web orders, coordinates with warehouses and external carriers, and supports the correct processing of returns, incidents, supplier rates and invoices.

The role contributes to operational efficiency by maintaining accurate records, updating SOPs, supporting customer experience-related activities such as NPS calls, and assisting the department with additional tasks as needed.

Communication with customers and departments

• Provide telephone support as the second point of contact for general inquiries, incidents and other operational matters.
• Manage and respond to emails received by the purchasing department, ensuring timely follow-up and proper escalation when necessary.

Deliveries, web orders and returns

• Follow up on daily deliveries to monitor status, identify delays and support their resolution in a timely manner.
• Manage and track web returns, including maintaining the report and corresponding records.
• Follow up on web orders paid by bank transfer to ensure payment confirmation and order progress.

Incident management and carriers

• Manage and follow up on all types of warehouse-related incidents, except those related to stock.
• Coordinate with external carriers and maintain accurate records of shipments and carrier activity.

Financial and supplier administration

• Review and approve supplier and carrier invoices, ensuring their accuracy and correct allocation.
• Keep supplier rates up to date and review which web or B2B products are affected by rate changes.

Processes, reporting and continuous improvement

• Conduct quarterly NPS calls and support the collection of customer feedback.
• Maintain and update standard operating procedures (SOPs), ensuring documentation is accurate and current.
• Monitor, record and report on tare stock.
• Support any additional or extraordinary tasks required within the Operations department.

Scope of impact

• This role supports the Safeguru Operations function and may interact with internal teams, warehouses, suppliers, carriers and customers as required by business needs.

• Strong communication skills and confidence in dealing with customers, suppliers, carriers and internal colleagues.
• Solid organisational and time management skills, with the ability to manage multiple follow-ups simultaneously.
• Attention to detail and accuracy in maintaining records, reports, invoices and SOPs.
• Ability to prioritise daily operational tasks and escalate incidents appropriately.
• Good computer skills and ability to work with internal systems, spreadsheets, email and reporting tools.
• Customer-oriented mindset and problem-solving ability.

Desirable skills and experience

• Previous experience in operations administration, purchasing support, logistics, customer service or a similar administrative role.
• Experience working with web orders, deliveries, returns, carriers or warehouse incidents.
• Experience maintaining SOPs, reports or operational trackers.

• Career growth and development opportunities
• Collaborative and supportive
• work environment
• Hybrid model: 3 days in the office, 2 days remote work
• On-site swimming pool and ping-pong table

Intensive working day in August: during this month we work from 8:00 to 15:00

Título del puesto: Administrativo de Operaciones Ubicación

Málaga Horas: 37,5 horas Patrón de trabajo

Híbrido, 3 días por semana en la oficina

El puesto de Operations Administrative en Safeguru es responsable de proporcionar apoyo administrativo y operativo a la función de Operations. Este rol gestiona los canales de comunicación diarios, realiza el seguimiento de entregas y pedidos web, coordina con almacenes y transportistas externos, y apoya el procesamiento correcto de devoluciones, incidencias, tarifas de proveedores y facturas.

El puesto contribuye a la eficiencia operativa manteniendo registros precisos, actualizando las SOPs, apoyando actividades relacionadas con la experiencia del cliente, como las llamadas de NPS, y asistiendo al departamento con tareas adicionales cuando sea necesario.

Comunicación con clientes y departamentos

• Proporcionar atención telefónica como segundo punto de contacto para consultas generales, incidencias y otros asuntos operativos.
• Gestionar y responder los correos electrónicos recibidos por el departamento de compras, asegurando un seguimiento oportuno y la escalación adecuada cuando sea necesario.

Entregas, pedidos web y devoluciones

• Realizar el seguimiento diario de entregas para controlar el estado, identificar retrasos y apoyar su resolución a tiempo.
• Gestionar y hacer seguimiento de las devoluciones web, incluyendo el mantenimiento del reporte y los registros correspondientes.
• Hacer seguimiento de los pedidos web abonados mediante transferencia bancaria para asegurar la confirmación del pago y el avance del pedido.

Gestión de incidencias y transportistas

• Gestionar y hacer seguimiento de las incidencias relacionadas con almacén de todo tipo, excepto las relacionadas con stock.
• Coordinar con transportistas externos y mantener registros precisos de los pedidos y la actividad de transporte relacionada.

Administración financiera y de proveedores

• Revisar y aprobar facturas de proveedores y transportistas, asegurando su exactitud y correcta asignación.
• Mantener actualizadas las tarifas de proveedores y revisar a qué productos web o B2B afectan los cambios de tarifa.

Procesos, reporting y mejora continua

• Realizar llamadas trimestrales de NPS y apoyar la recopilación de feedback de clientes.
• Mantener y actualizar los procedimientos operativos estándar (SOPs), asegurando que la documentación sea precisa y esté vigente.
• Controlar, registrar y reportar los productos en stock de taras
• Apoyar cualquier tarea adicional o extraordinaria requerida dentro del departamento de Operaciones.

Alcance del impacto

• Este puesto da soporte a la función de Safeguru Operations y puede interactuar con equipos internos, almacenes, proveedores, transportistas y clientes según las necesidades del negocio.

• Buenas habilidades de comunicación y confianza para tratar con clientes, proveedores, transportistas y compañeros internos.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo, con capacidad para gestionar varios seguimientos al mismo tiempo.
• Atención al detalle y precisión en el mantenimiento de registros, reportes, facturas y SOPs.
• Capacidad para priorizar tareas operativas diarias y escalar incidencias de forma adecuada.
• Buen nivel de competencia informática y capacidad para trabajar con sistemas internos, hojas de cálculo, correo electrónico y herramientas de reporting.
• Enfoque orientado al cliente y capacidad de resolución de problemas.

Habilidades y experiencia deseables

• Experiencia previa en administración de operaciones, apoyo a compras, logística, atención al cliente o un puesto administrativo similar.
• Experiencia trabajando con pedidos web, seguimiento de entregas, devoluciones, transportistas o incidencias de almacén.
• Experiencia en el mantenimiento de SOPs, reportes o trackers operativos

• Oportunidades de crecimiento profesional y avance en la carreraEntorno de trabajo
• colaborativo y de apoyo
• Modelo híbrido: 3 días en la oficina, 2 días de trabajo remoto
• Piscina en el lugar y mesa de ping-pongJornada intensiva en agosto: durante este mes trabajamos de 8:00 a 15:00
• Horario flexible con opción de salir temprano los viernes