Billing Administrative Assistant - Temp Agency (ETT)

At Gi Group, we select and onboard a Junior Billing Administrative Assistant to provide services at MediaMarkt, at its El Prat de Llobregat office, supporting the billing and document control area in a high-volume environment managed by tickets/SLAs.

Main duties

Review and control of invoices and credit notes: validate that they are complete and correctly registered; verify data (supplier, amount, date, invoice number, order, company, center, etc.).

Incident management: identify errors/blocks, analyze invoice–order–receipt discrepancies, and follow up until resolution.

Processing and posting: manage pending invoices, ensure compliance with internal procedures, and prioritize by due date/amount.

Backlog monitoring: track the volume and age of documents/tickets and propose actions to reduce accumulations.

Ticket management: respond to and coordinate with stores, suppliers, and internal/support teams, ensuring SLA compliance.

Communication with suppliers and stakeholders: status inquiries, requests for documentation/clarifications, and clear communication with the teams involved.

Interdepartmental coordination (Purchasing, Operations, IT, Quality, Accounting, local teams) and escalation of technical blocks.

Payment and due date control: review of overdue/upcoming invoices, prioritization of critical cases, and support during closings.

Reporting and continuous improvement: reports on pending/overdue/blocked items, root cause analysis, and improvement proposals (including increasing the no-touch ratio).

Compliance and audit: monitoring of internal policies, evidence, and quality controls.

• Salary: €10.05 gross per hour

EUR 17,588 per year

Conditions

• Contract duration: from August 10 to December 24.
• Schedule: August: Monday and Tuesday: 8:00 AM–4:30 PM (8h + 30 min break)
• Wednesday, Thursday, and Friday: 8:00 AM–3:15 PM (7h + 15 min break)
• Rest of the year: Monday to Thursday: 8:00 AM–4:30 PM (8h + 30 min break)
• Friday: 8:00 AM–3:15 PM (7h + 15 min break)

• Selection and hiring through a temp agency (ETT) via Gi Group.

Sales

Related education: Higher Degree (CFGS) in Administration and Finance or similar.

Minimum English B1.

Valuable: experience in billing/AP, incident management, tickets, and ERP handling.

En Gi Group seleccionamos e incorporamos un/a Administrativo/a de Facturación Junior para prestar servicio en MediaMarkt, en su sede de El Prat de Llobregat, dando soporte al área de facturación y control documental en un entorno con alto volumen y gestión por tickets/SLA.

Funciones principales

Revisión y control de facturas y abonos: validar que estén completos y correctamente registrados; comprobación de datos (proveedor, importe, fecha, nº factura, pedido, sociedad, centro, etc.).

Gestión de incidencias: identificar errores/bloqueos, analizar discrepancias factura–pedido–recepción, y hacer seguimiento hasta su resolución.

Procesamiento y contabilización: gestionar facturas pendientes, asegurar el cumplimiento de procedimientos internos y priorizar por vencimiento/importe.

Seguimiento de backlog: control de volumen y antigüedad de documentos/tickets y propuesta de acciones para reducir acumulaciones.

Gestión de tickets: respuesta y coordinación con tiendas, proveedores y equipos internos/soporte, garantizando el cumplimiento de SLA.

Comunicación con proveedores y stakeholders: consultas de estado, solicitud de documentación/aclaraciones y comunicación clara con los equipos implicados.

Coordinación interdepartamental (Compras, Operaciones, IT, Quality, Contabilidad, equipos locales) y escalado de bloqueos técnicos.

Control de pagos y vencimientos: revisión de facturas vencidas/próximas a vencer, priorización de casos críticos y apoyo en cierres.

Reporting y mejora continua: reportes de pendientes/vencidas/bloqueadas, análisis de causas raíz y propuestas de mejora (incluido aumento del no-touch ratio).

Cumplimiento y auditoría: seguimiento de políticas internas, evidencias y controles de calidad.

• Salario: 10,05€ brutos la hora

EUR 17,588 per year

Condiciones

• Duración del contrato: del 10 de agosto al 24 de diciembre.
• Horario: Agosto: Lunes y martes: 8:00–16:30 (8h + 30 min descanso)
• Miércoles, jueves y viernes: 8:00–15:15 (7h + 15 min descanso)
• Resto del año: Lunes a jueves: 8:00–16:30 (8h + 30 min descanso)
• Viernes: 8:00–15:15 (7h + 15 min descanso)

• Selección y contratación por ETT a través de Gi Group.

Ventas

Formación relacionada: CFGS en Administración y Finanzas o similar.

Inglés mínimo B1.

Valorable: experiencia en facturación/AP, gestión de incidencias, tickets y manejo de ERP.