Executive Assistant (h/M)

From Gi Group, we are looking for an Executive Assistant (reporting to Management) for the office of one of our clients located in Madrid.

The mission of the position is to provide direct support to Management and the executive team, ensuring proper organization, coordination, and follow-up of daily activities, with a strong focus on confidentiality, anticipation, and priority management.

Manage and organize the Management calendar, prioritizing meetings and commitments.

Coordinate internal and external meetings: prepare agendas, documentation, and follow up on agreements.

Manage travel and trips (bookings and associated logistics).

Prepare and follow up on executive documentation (reports, presentations, minutes, and summaries).

Screen and manage communications with clients, suppliers, collaborators, and stakeholders.

Follow up on projects and commitments set by Management, coordinating with the departments involved.

Support administrative tasks: document management, control of expenses/invoices related to travel and Management activities, coordination with suppliers.

Permanent contract.

Full-time.

Salary range: around €45,000 gross/year (depending on experience and qualifications).

Sign up for the offer and join the Gi Group team! We are waiting for you because #OurCommitmentIsYou.

University degree or higher vocational training in Business Administration, Executive Secretariat, Management Assistance, Event Organization, or a related field.

Minimum 3 years of experience as an Executive Assistant / Management Assistant / Office Manager or in a similar position.

Experience managing calendars, meetings, travel, and executive documentation.

Proficiency in Microsoft Office (especially Outlook, Excel, and PowerPoint) and document management tools.

Advanced level of English (valuable if there is international communication).

Proactivity, organization, discretion, autonomy, and the ability to work under pressure and with shifting priorities.

In compliance with Organic Law 3/2018, of December 5, on the Protection of Personal Data and guarantee of digital rights, we inform you that your personal data are part of a file owned by Gi Group Spain ETT S.L.U. and are processed solely for the purpose of maintaining the relationship established with you. You can exercise your rights of access, rectification, cancellation, and opposition by writing to Paseo de la Castellana, 89, 5th Floor, 28046, Madrid.

Desde Gi Group, buscamos un/a Executive Assistant (reporte a Dirección) para la delegación de uno de nuestros clientes ubicado en Madrid.

La misión del puesto es dar soporte directo a Dirección y al equipo ejecutivo, asegurando la correcta organización, coordinación y seguimiento de la actividad diaria, con alta orientación a la confidencialidad, anticipación y gestión de prioridades.

Gestionar y organizar la agenda de Dirección, priorizando reuniones y compromisos.

Coordinar reuniones internas y externas: preparación de agenda, documentación y seguimiento de acuerdos.

Gestionar viajes y desplazamientos (reservas y logística asociada).

Preparar y dar seguimiento a documentación ejecutiva (informes, presentaciones, actas y resúmenes).

Filtrar y gestionar comunicaciones con clientes, proveedores, colaboradores y stakeholders.

Hacer seguimiento de proyectos y compromisos marcados por Dirección, coordinando con departamentos implicados.

Apoyar tareas administrativas: gestión documental, control de gastos/facturas vinculadas a viajes y actividad de Dirección, coordinación con proveedores.

Contrato indefinido.

Jornada completa.

Banda salarial: en torno a 45.000 € brutos/año (según experiencia y valía).

¡Inscríbete a la oferta y únete al equipo Gi Group! Te estamos esperando porque #NuestroCompromisoEresTú.

Grado universitario o FP Superior en ADE, Secretariado, Asistencia a Dirección, Organización de Eventos o similar.

Mínimo 3 años de experiencia como Executive Assistant / Assistant de Dirección / Office Manager o posición similar.

Experiencia gestionando agendas, reuniones, viajes y documentación ejecutiva.

Dominio de Microsoft Office (especialmente Outlook, Excel y PowerPoint) y herramientas de gestión documental.

Nivel alto de inglés (valorable si hay interlocución internacional).

Proactividad, organización, discreción, autonomía y capacidad para trabajar con presión y prioridades.

En cumplimiento de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, le informamos de que sus datos personales forman parte de un fichero propiedad de Gi Group Spain ETT S.L.U. y son tratados con la única finalidad de mantener la relación adquirida con usted. Puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición dirigiéndose por escrito a Paseo de la Castellana, 89, 5º Planta, 28046, Madrid.