Site Administrative Assistant

At Marlex People, we are looking for you!

We are collaborating with an established company in the engineering, installations, and industrial services sector, located in Barberà del Vallès (Barcelona), which is looking to bring on board a Site Administrative Assistant to strengthen its Projects Department.

If you are an organized, proactive person with experience in site administration or document management in technical environments, this could be your opportunity!

We are looking for a Site Administrative Assistant who will work in coordination with Site Managers, centralizing all administrative management for their projects. You will be the person responsible for ensuring proper document, administrative, and financial tracking of projects.

· Receiving, reviewing, and registering invoices from suppliers and subcontractors.

· Managing and controlling delivery notes.

· Preparing and tracking purchase orders.

· Requesting and following up on supplier quotes.

· Administrative monitoring and financial control of projects.

· Supporting the preparation and management of work certifications.

· Managing, updating, and archiving technical and administrative documentation.

· Preparing reports and follow-up summaries.

· Providing ongoing administrative support to Site Managers throughout all project phases.

· Direct hiring with an established and growing company.

· Permanent contract.

· Salary conditions based on the candidate's experience and qualifications.

· Excellent working environment, collaborating with a highly specialized technical team.

· Stable project, with professional development and growth opportunities within a leading company in the sector.

· Flexible schedule from Monday to Thursday, with a working day of 8 hours and 30 minutes, flexible start time and departure from 5:00 PM onwards.

· Intensive Friday, with a working day of 6 hours and departure from 1:30 PM onwards.

· 1 day of remote work per week, to be chosen between Tuesday, Wednesday, or Thursday.

Apply now to this job offer - we want to meet you!

· Advanced Vocational Training qualification in Administration and Finance or similar.

· Minimum of 2 years of experience in administrative roles, preferably in construction, installations, or engineering companies.

· Advanced proficiency in Microsoft Excel.

· Experience with Presto will be valued, especially in managing work certifications.

· Experience working with ERP or CRM management systems is a plus.

· Organized, methodical, resourceful, and able to manage multiple tasks simultaneously.

· Valid driver's license (B) and own vehicle.

¡En Marlex People te estamos buscando!

Colaboramos con una empresa consolidada del sector de la ingeniería, las instalaciones y los servicios industriales, ubicada en Barberà del Vallès (Barcelona), que busca incorporar un/a Administrativo/a de Obra para reforzar su departamento de Obras.

Si eres una persona organizada, resolutiva y con experiencia en administración de obra o gestión documental en entornos técnicos, ¡esta puede ser tu oportunidad!

Buscamos un/a Administrativo/a de Obra que trabajará de forma coordinada con Jefes de Obra, centralizando toda la gestión administrativa de sus proyectos. Serás la persona responsable de garantizar el correcto seguimiento documental, administrativo y económico de los proyectos.

· Recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y subcontratas.

· Gestión y control de albaranes.

· Elaboración y seguimiento de pedidos de compra.

· Solicitud y seguimiento de ofertas a proveedores.

· Seguimiento administrativo y control económico de los proyectos.

· Apoyo en la preparación y gestión de certificaciones de obra.

· Gestión, actualización y archivo de documentación técnica y administrativa.

· Elaboración de informes y reportes de seguimiento.

· Soporte administrativo continuo a los Jefes de Obra durante todas las fases del proyecto.

· Incorporación directa a una empresa consolidada y en constante crecimiento.

· Contrato estable.

· Condiciones salariales según la experiencia y valía del candidato/a.

· Excelente ambiente de trabajo, colaborando con un equipo técnico altamente especializado.

· Proyecto estable, con recorrido profesional y posibilidades reales de crecimiento dentro de una empresa referente en el sector.

· Horario flexible de lunes a jueves, realizando una jornada de 8 horas y 30 minutos, con entrada flexible y salida a partir de las 17:00 h.

· Viernes intensivo, con una jornada de 6 horas y salida a partir de las 13:30 h.

· 1 día de teletrabajo a la semana, a escoger entre martes, miércoles o jueves.

Inscríbete ahora en la oferta - ¡queremos conocerte!

· Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas o similar.

· Experiencia mínima de 2 años en posiciones administrativas, preferiblemente en empresas de construcción, instalaciones o ingeniería.

· Dominio avanzado de Microsoft Excel.

· Se valorará experiencia con Presto, especialmente en la gestión de certificaciones de obra.

· Valorable experiencia trabajando con ERP o CRM de gestión.

· Persona organizada, metódica, resolutiva y con capacidad para gestionar varias tareas de forma simultánea.

· Carnet de conducir B y vehículo propio.