Administrative Assistant (Madrid)

We are looking for an ADMINISTRATIVE ASSISTANT for an important company located in MADRID.

Main duties to perform:

• Administrative and financial management: Keep the financial administration up to date: monitoring bank transactions, payments, invoice control and accounting documentation.
• Donors and remittances: Rigorous management of the donation ecosystem. Preparation and review of bank remittances.
• Document management and compliance: Support in the organization and maintenance of the documentation required to meet the legal and administrative obligations of a Foundation.
• Customer service and internal support: Handling the general email inbox and phone. Support to the team in cross-cutting tasks: sending personalized emails (individual or bulk), organizing events, updating the contacts agenda, etc.
• Continuous improvement: Identify opportunities to improve processes. Move forward with task automation so that human talent is focused where it adds the most value.

IT WILL BE VALUED:

- Experience in similar roles, especially in the third sector.

- Proficiency with donation/crowdfunding tools.

- English proficiency

● Permanent contract.

● Salary commensurate with experience

● December 24 and 31 off, in addition.

● Birthday off, paid by the Foundation.

● Real opportunities for training and professional development in a growing organization with a broad network of collaborators.

● Part-time: 30 hours per week, Mon-Fri (A 20-hour workweek can be considered)

● Hybrid working model, combining on-site work and remote work depending on team organization.

● Location: Madrid

part-time

permanent

remote

At TEMPS we have spent 30 years finding professional opportunities for people looking for work. We have experience, we are reliable, and we are committed. Does that fit you? 

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● Vocational training in Administration and Finance or similar.

● Strong organizational skills and impeccable order in your work.

● We require very advanced proficiency in Excel/Google Sheets (for example, pivot tables and consolidation formulas to manage data) and a digital culture oriented toward efficiency, capable of using simple automation tools to avoid manual processes and ensure organized, reliable work.

● We are looking for ease working in the Google Workspace ecosystem (Drive, Docs, Forms…) and familiarity with simple design tools such as Canva to create internal materials and communications with a polished, consistent look.

● Ability to work as part of a team and, at the same time, stay focused on your own tasks.

● Initiative and autonomy to identify needs and resolve them.

● Attention to detail and a willingness to learn quickly.

[IMMEDIATE AVAILABILITY]

Buscamos un ADMINISTRATIVO/A para una importante empresa situada en MADRID.

Funciones principales a desempeñar:

• Gestión administrativa y económica: Llevar al día la administración económica: seguimiento de movimientos bancarios, pagos, control de facturas y documentación contable.
• Donantes y remesas: Gestión rigurosa del ecosistema de donaciones. Preparación y revisión de remesas bancarias.
• Gestión documental y cumplimiento: Apoyo en la organización y mantenimiento documental necesario para cumplir obligaciones legales y administrativas propias de una Fundación.
• Atención y soporte interno: Atención al correo electrónico general y al teléfono. Apoyo al equipo en tareas transversales: envíos de correos personalizados (individuales o masivos), organización de eventos, actualización de la agenda de contactos, etc.
• Mejora continua: Identificar oportunidades para mejorar procesos. Avanzar en la automatización de tareas para que el talento humano se concentre donde aporta más valor.

SE VALORARÁ:

- Experiencia en funciones similares, especialmente en tercer sector.

- Manejo de herramientas de donaciones/crowdfunding.

- Dominio del inglés

● Contrato indefinido.

● Salario según valía

● 24 y 31 de diciembre libres adicionalmente.

● Día de cumpleaños libre, a cargo de la Fundación.

● Oportunidades reales de formación y desarrollo profesional en una organización en crecimiento, con una amplia red de colaboradores.

● Media Jornada: 30 Horas semanales de L-V (Se puede valorar una jornada de 20h semanales)

● Modelo de trabajo híbrido, combinando presencialidad y teletrabajo según la organización del equipo.

● Ubicación: Madrid

part-time

permanent

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En TEMPS llevamos 30 años encontrando oportunidades profesionales para la gente que busca trabajo. Tenemos experiencia, somos solventes y estamos comprometidos. ¿Te encaja? 

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REQUISITOS

● Formación profesional en Administración y Finanzas o similar.

● Sólida capacidad de organización y orden impecable en su gestión.

● Requerimos un manejo muy avanzado de Excel/Google Sheets (por ejemplo, tablas dinámicas y fórmulas de consolidación para controlar datos) y una cultura digital orientada a la eficiencia, capaz de utilizar herramientas de automatización sencillas para evitar procesos manuales y asegurar un trabajo ordenado y fiable.

● Buscamos soltura trabajando en el ecosistema Google Workspace (Drive, Docs, Forms…) y facilidad con herramientas de diseño sencillo como Canva para crear materiales internos y comunicaciones con un aspecto cuidado y coherente.

● Capacidad para trabajar en equipo y, a la vez, mantener el foco en sus tareas.

● Iniciativa y autonomía para identificar necesidades y resolverlas.

● Atención al detalle y ganas de aprender rápido.

[DISPONIBILIDAD INMEDIATA]