Asistente Ejecutivo y de Viajes

• Un paquete salarial competitivo basado en tu experiencia.

• Un impresionante paquete de beneficios, centrado en nuestra cultura de salud integral que incluye seguro médico, gimnasio con entrenador personal, sauna y cámara hiperbárica, y fruta fresca todos los días.

• Beneficios retributivos con ventajas fiscales: Ticket restaurante, paquete de transporte y otras medidas como ayuda para guardería.

• Descuento en Veg it (comidas veganas) para pedir tu almuerzo en la oficina.

• Horarios de entrada y salida flexibles.

• Jornada reducida en agosto.

• 23 días de vacaciones más 3 días extra a disposición

• Modelo de trabajo híbrido.

• Clases de inglés

• Beneficio de parking para quienes vivan fuera de Barcelona.

• Y de lo que estamos muy orgullosos: te unirás a un equipo joven, motivado y potente con una gran cultura de equipo. Como no todo es trabajo, mantenemos el espíritu de equipo con eventos de team building, fiestas y talleres donde puedes disfrutar de nuestros logros. Cuando salgas por la tarde, puedes unirte a nuestros partidos de pádel cerca de la oficina.

El/la Office Manager es responsable de garantizar el buen funcionamiento del entorno de la oficina, supervisar las funciones administrativas y crear un espacio de trabajo acogedor y eficiente. Este puesto implica gestionar los suministros de oficina, encargarse de los asuntos relacionados con las instalaciones, organizar eventos y apoyar a los empleados con diversas necesidades administrativas. El/la Office Manager desempeña un papel vital en la mejora de la moral del equipo, la optimización de los procesos de la oficina y el mantenimiento de una oficina productiva y organizada.

1. Administración de oficina y gestión de instalaciones

   • Supervisar las operaciones diarias de la oficina para garantizar la funcionalidad, la limpieza y un ambiente agradable.

   • Gestionar el inventario y comprar suministros de oficina, equipos y mobiliario, garantizando la disponibilidad y la rentabilidad.

   • Coordinar las solicitudes de mantenimiento y reparaciones con los proveedores de instalaciones y resolver los problemas que surjan.

   • Garantizar el cumplimiento de los protocolos de seguridad y protección, incluyendo el mantenimiento de los planes y suministros de emergencia.

2. Apoyo al empleado e incorporación (onboarding)

   • Actuar como el principal punto de contacto para todas las consultas relacionadas con la oficina, resolviendo problemas y brindando asistencia a los empleados.

   • Facilitar el proceso de incorporación de las nuevas contrataciones, incluyendo la configuración del espacio de trabajo, la distribución de equipos informáticos y la presentación de las políticas de la oficina.

   • Apoyar a los empleados con la organización de viajes, el registro en conferencias y la gestión de agendas según sea necesario.

3. Planificación y coordinación de eventos

   • Organizar y coordinar eventos de la empresa, actividades de team-building y reuniones, tanto en las instalaciones como fuera de ellas.

   • Gestionar la logística de los eventos, como el catering, la reserva de espacios, el equipo audiovisual y el transporte según se requiera.

   • Desarrollar y mantener relaciones con los proveedores y negociar contratos para optimizar la calidad del servicio y los costes.

4. Gestión presupuestaria y control de costes

   • Desarrollar y supervisar el presupuesto de las operaciones de la oficina, garantizando prácticas rentables y el cumplimiento de las directrices financieras.

   • Realizar el seguimiento de los gastos, negociar contratos con proveedores y gestionar las relaciones con los mismos para maximizar el valor.

   • Preparar informes de gastos mensuales, conciliándolos con el departamento financiero e identificando posibles oportunidades de ahorro de costes.

5. Salud, seguridad y cumplimiento

   • Supervisar el cumplimiento de las normativas de salud y seguridad, incluyendo la realización de evaluaciones de riesgos y procedimientos de emergencia.

   • Mantenerse al día sobre los requisitos legales pertinentes e implementar políticas para asegurar que la oficina cumpla con los estándares.

   • Gestionar programas de seguridad, como simulacros de incendio y formación en primeros auxilios, y actuar como punto de contacto en caso de emergencia.

6. Mejora de procesos y documentación

   • Establecer y perfeccionar los procedimientos y políticas de la oficina para aumentar la eficiencia y la satisfacción de los empleados.

   • Mantener registros organizados de los contratos de proveedores, los gastos de oficina y el mantenimiento de las instalaciones.

   • Revisar periódicamente los procesos de gestión de la oficina y recomendar mejoras para agilizar las operaciones.

• Dominio de Microsoft Office Suite y de software de gestión de oficinas.

• Conocimientos de presupuestación, planificación de agendas y gestión de gastos.

• Excelentes capacidades de organización y multitarea con una gran atención al detalle.

• Capacidad para comunicarse eficazmente y establecer relaciones con empleados de todos los niveles.

• Capacidad de resolución de problemas para gestionar imprevistos y priorizar tareas.