Responsable de Oficina

• 3-5 años de experiencia en un puesto de Office Manager, Workplace Experience o similar.
• Bilingüe en español y con inglés fluido (nivel C1), tanto escrito como hablado.
• Gran capacidad de organización con habilidad para la multitarea y la priorización efectiva.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, junto con sólidas habilidades interpersonales.
• Competencia en tareas financieras, incluyendo la facturación y el control de gastos.
• Fuerte sentido de la propiedad y la responsabilidad.
• Excelente atención al detalle.
• Mentalidad proactiva, resolutiva y orientada a soluciones.
• Comodidad trabajando con sistemas relacionados con IT y actuando como enlace entre los empleados y los equipos de soporte técnico.
• Competencia en Microsoft Office 365 y capacidad para aprender rápidamente nuevos sistemas y plataformas.

¿Estás listo para ser el motor que impulse el funcionamiento fluido de nuestra dinámica y creciente oficina en Simon-Kucher Madrid? Nuestro lugar de trabajo es ágil, internacional y está lleno de ambición, donde trabajamos duro y disfrutamos de nuestros éxitos en equipo. Tu contribución es crucial para garantizar que nuestros consultores brinden un servicio de primer nivel a nuestros clientes, y fomentar una actitud positiva y resolutiva es esencial. Si disfrutas de un entorno de trabajo animado y colaborativo y quieres tener un impacto significativo, estás en el lugar adecuado.

• Dar la bienvenida y asistir a visitantes y empleados de otras oficinas, así como gestionar la reserva de espacios de trabajo y salas de reuniones.
• Gestionar el correo entrante y saliente, paquetes y servicios de mensajería.
• Coordinar los proveedores de la oficina (despensa, fruta, café, agua, papelería), así como pequeñas reparaciones y servicios de limpieza.
• Mantener el área de la cocina, incluyendo la reposición de suministros y asegurar la limpieza y organización.
• Reservar, preparar y configurar las salas de reuniones para reuniones con clientes, proporcionando apoyo con el catering y la coordinación logística, y conexiones de videoconferencia.
• Gestionar el sistema de control de acceso y las tarjetas de acceso.
• Gestionar los usuarios en la plataforma corporativa de taxis, en la plataforma de reserva de espacios de trabajo y el contrato de telefonía móvil corporativa.
• Gestionar los usuarios de la impresora y resolver problemas relacionados con la misma.
• Coordinar con el departamento de IT la preparación de dispositivos de trabajo para los empleados, la sustitución de portátiles, la instalación de software y las solicitudes de soporte técnico, incluyendo reparaciones con proveedores.
• Tramitar las solicitudes de traducción a través de la plataforma interna.
• Coordinar con el propietario del inmueble los asuntos relativos a las zonas comunes, la gestión de plazas de aparcamiento, simulacros de emergencia y temas relacionados.
• Coordinar las actividades de prevención de riesgos laborales con el proveedor externo y RR. HH., incluyendo los reconocimientos médicos anuales de los empleados.
• Actuar como el principal punto de contacto en la oficina para consultas cotidianas y cuestiones operativas.