PMO de Operaciones

Operations PMO

Zurich Insurance Group (Zurich) es una aseguradora multirramo líder que presta servicios a personas y empresas en más de 200 países y territorios. Durante más de 150 años, hemos ayudado a nuestros clientes a proteger lo que más valoran y a navegar los riesgos de la vida con confianza. Con sede en Zúrich, Suiza, nos centramos en los seguros generales y de vida, complementados por una sólida presencia global y un claro compromiso con la sostenibilidad y la innovación. Nuestro propósito es crear juntos un futuro mejor, para nuestros clientes, nuestra gente y las comunidades a las que servimos.

En Zurich Duo en Barcelona, damos vida a la marca Zurich en todo el mundo. Como agencia interna de experiencia de marca para el Zurich Group, combinamos pensamiento estratégico, creatividad y experiencia digital para crear experiencias atractivas que conecten a clientes, empleados y socios con nuestra marca.

Unirse a Zurich Duo significa trabajar en emocionantes proyectos de experiencia de marca, dentro de una empresa con mentalidad de start-up dinámica que forma parte de un Grupo de seguros Global muy robusto.

Buscamos a una persona comunicativa, curiosa y flexible.

En Zurich, creemos en el poder del liderazgo para inspirar el cambio y crear un futuro mejor para nuestros clientes, nuestra gente y la sociedad. Como Operations team lead, desempeñarás un papel fundamental en el corazón mismo de nuestra organización, colaborando directamente con nuestro CEO para dar forma y ejecutar la visión y la estrategia de Zurich en el día a día. Esta es una oportunidad para generar un impacto significativo, guiando la toma de decisiones de alto nivel, impulsando la innovación y ayudando a fomentar una cultura basada en la colaboración, el optimismo y el crecimiento continuo. Tu capacidad para conectar personas, coordinar iniciativas complejas y convertir las ideas en acción ayudará a garantizar que Zurich se mantenga a la vanguardia de la industria de seguros, preparada para lo que traiga el mañana.

Como Operations PMO, ayudarás a garantizar el funcionamiento fluido, conforme a la normativa y eficiente de nuestra organización, apoyando procesos clave en Procurement, HR, Finance, Operations e IT.

Serás un punto central de coordinación para contratos y proveedores, administración de personal interno, registros y controles financieros, y solicitudes relacionadas con IT, trabajando estrechamente con las partes interesadas internas y los socios externos para mantener las actividades en marcha, bien documentadas y preparadas para auditorías.

Procurement & Contract Management

• Preparar borradores de Declaraciones de Acuerdo (SA) para proveedores externos y servicios interempresariales

• Crear y/o emitir Órdenes de Trabajo (WO) externas y asegurar que estén alineadas con los SA y presupuestos aprobados

• Coordinar el proceso de firma de extremo a extremo para los SA y WO con los aprobadores designados

• Archivar, almacenar y compartir los SA y WO firmados en los repositorios acordados, asegurando que los documentos sean fáciles de recuperar

• Coordinar y completar las evaluaciones requeridas (GAN, AI, Seguridad) para nuevos proveedores, herramientas o servicios

• Monitorizar los informes de gastos de los empleados internos y enviar recordatorios mensuales para asegurar presentaciones puntuales

HR Administration & Employee Support

• Monitorizar la realización de la formación obligatoria para el personal interno, realizando el seguimiento de los elementos pendientes y manteniendo los datos de los empleados (p. ej., altas, bajas, cambios contractuales)

• Preparar y completar los archivos de nómina mensuales en coordinación con RR. HH. y los proveedores de nóminas

• Realizar el seguimiento de las solicitudes de vacaciones del personal interno y apoyar el flujo de trabajo de aprobación

• Coordinar los chequeos médicos de los empleados con el proveedor AVANTA

• Actuar como el contacto principal para la Gestión de Riesgos Laborales con Avanta Prevention, asegurando que las acciones y la documentación estén en su lugar

• Administrar los beneficios clave de los empleados (plantillas de ahorro para la jubilación, asignaciones de la plataforma de beneficios, actualizaciones de seguros de salud y vida)

Finance Operations & Vendor Management

• Coordinar la facturación de proveedores, las solicitudes de pago y el registro con el Controller Financiero y el equipo de RFC

• Recopilar la documentación de nuevos proveedores y solicitar la creación de proveedores al equipo de RFC, asegurando el cumplimiento de los requisitos internos

• Solicitar la creación de proveedores espejo al equipo de AP en España cuando los proveedores ya existan en otras entidades españolas

• Realizar el seguimiento de las facturas relacionadas con las PO en Coupa y dar seguimiento a los elementos pendientes, facturas interempresariales y consultas de pago a proveedores

• Solicitar la creación de proveedores en SAP, asegurando que todos los datos y documentos obligatorios estén completos

• Compartir los gastos mensuales de Amex y los importes de pago de Savings Retirement para su correcto registro

Operations & Internal Controls

• Recopilar y compartir evidencias para los controles internos tanto desde la perspectiva del Grupo como de España, asegurando la integridad y la presentación puntual

• Apoyar las consultas de auditoría interna y externa relacionadas con sus áreas de proceso, asegurando que la documentación sea coherente y accesible

IT Coordination

• Actuar como punto de contacto con el equipo de IT de Servizurich para temas relacionados con licencias, acceso y herramientas dentro de su ámbito

• Coordinar y realizar el seguimiento de las nuevas solicitudes de Copilot con el equipo de IT responsable, asegurando la configuración y comunicación correctas

En Zurich, nos gusta pensar de forma creativa y desafiar el statu quo. Adoptamos un enfoque optimista centrándonos en lo positivo y preguntándonos constantemente: ¿Qué puede salir bien?

Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y sabe que cada empleado es único, ¡eso es lo que hace que nuestro equipo sea tan fantástico!

Ubicación(es): Barcelona

Nombre del reclutador: Marla Spannring