Office Manager Administrative Assistant

We are the international luxury real estate company in Spain created to maximize the value of our property-owner clients. At BUCKINGHAM Property Advisors, we specialize in brokering high-quality properties in prime locations, offering a highly personalized, discreet service free from conflicts of interest.

In the midst of our growth in Barcelona, we are looking to add an Office Manager Administrative Assistant to our team at our Passeig de Gràcia office, with a highly organized, resourceful profile and a strong commitment to supporting the commercial team.

If you have a positive attitude, bring real value, and are solution-oriented, this opportunity could take your career to the next level. We are a company in full expansion and growth.

Responsibilities

Reporting to the Commercial Director, the main responsibilities will be:

- In-person reception, phone calls, and email management.

- Office maintenance: opening, closing, vendor management, supplies, etc.

- Coordination with external companies: Marketing, Accounting, Legal…

- Support with recruitment tasks.

- Physical and digital document management.

- Issuing, receiving, and managing invoices.

- Organizing meetings and events.

- Support for the commercial team and management.

- Process optimization.

Job Conditions

- Schedule: Monday to Friday, 9:30 AM to 6:30 PM (1 hour lunch break).

- Working hours: 40 hours per week.

- Workplace: Passeig de Gracia, Barcelona.

- Contract: Permanent.

- Highly competitive compensation (fixed + variable).

- Excellent working environment, professional and demanding.

- Start date: Immediate.

- Professional development and training.

- High level of interaction, discretion, and excellent professional presence.

What do we need from you?

Requirements

- Minimum education: Higher Level Training Cycle (CFGS) in Administration or similar.

- Computer skills: Microsoft Office package, Gmail, CRM, Canva, Social Media…

- Languages: Fluent/native Spanish and Catalan, advanced/professional English.

- Minimum of 5 years of verifiable experience in similar roles, preferably in the real estate sector. Experience as an office manager, head of administration, administrative coordinator, front office, back office, team assistant, executive assistant, personal assistant, management assistant, secretary, recruiter, talent attraction, or HR-related functions will be especially valued.

- Strong ability to work independently, initiative, and proactivity.

- Sense of responsibility and results orientation.

- Residence in Barcelona city or surrounding municipalities.

If you are looking to join a leading real estate company in the luxury segment and grow in an environment of the highest standards and professionalism, we look forward to receiving your application.

Somos la inmobiliaria internacional de lujo en España creada para maximizar el valor de nuestros clientes propietarios. En BUCKINGHAM Property Advisors estamos especializados en la intermediación de inmuebles de alta calidad en las mejores ubicaciones, ofreciendo un servicio altamente personalizado, discreto y sin conflictos de interés.

En pleno proceso de crecimiento en Barcelona, buscamos incorporar a nuestro equipo un/a Office Manager Administrativo/a nuestra oficina de Passeig de Gràcia, con un perfil altamente organizado, resolutivo y con vocación de soporte al equipo comercial.

Si tienes una actitud positiva, aportas valor real y estás orientado/a soluciones esta oportunidad podría llevar tu carrera al siguiente nivel. Se trata de una empresa en plena expansión y crecimiento.

Responsabilidades

En dependencia del Director Comercial las principales responsabilidades serán:

- Atención presencial, llamadas telefónicas y gestión de correo electrónico.

- Mantenimiento de la oficina: apertura, cierre, gestión de proveedores, suministros, etc.

- Coordinación con empresas externas: Marketing, Contabilidad, Legal…

- Soporte en tareas de reclutamiento.

- Gestión documental física y digital.

- Emisión, recepción y gestión de facturas.

- Organización de reuniones y eventos.

- Apoyo al equipo comercial y a gerencia.

- Optimización de procesos.

Condiciones del puesto

- Horario: L a V 9:30 a 18:30h (1h comida).

- Jornada: 40 horas.

- Lugar de trabajo: Passeig de Gracia, Barcelona.

- Contrato: Indefinido.

- Retribución muy competitiva (fijo+variable).

- Excelente ambiente de trabajo, profesional y exigente.

- Fecha de incorporación: Inmediata.

- Desarrollo profesional y formación.

- Alto nivel de interlocución, discreción y excelente presencia profesional.

¿Qué necesitamos de ti?

Requisitos

- Formación mínima: CFGS Administración o similar.

- Ofimática: Paquete Office, Gmail, CRM, Canva, RRSS…

- Idiomas: Castellano y catalán fluidos/nativos, inglés avanzado/negociación.

- Experiencia mínima de 5 años demostrable en funciones similares, preferentemente en el sector inmobiliario. Se valorará especialmente experiencia como office manager, jefe/a de administración, coordinador/a administrativo/a, front office, back office, team assistant, executive assistant, personal assistant, management assistant, secretario/a, recruiter, talent attraction o funciones vinculadas a RRHH.

- Alta capacidad de trabajo autónomo, iniciativa y proactividad.

- Sentido de la responsabilidad y orientación a resultados.

- Residencia en Barcelona ciudad o municipios colindantes.

Si buscas formar parte de una inmobiliaria de referencia en el segmento del lujo y crecer en un entorno de máxima exigencia y profesionalidad, esperamos tu candidatura.