Administrative/Fleet Coordinator (M/F/X) 30h/week mornings - Alcobendas

Administrative/Fleet Coordinator (M/F/X) 30h/week mornings - Alcobendas

At ManpowerGroup Solutions, we are looking for an organized and proactive person to support the daily administrative management of the vehicle fleet for one of our clients in Alcobendas (Madrid).
If you like to coordinate, anticipate issues, and keep everything under control with a practical approach, this position is for you. You will work in a collaborative environment, with clear processes and the opportunity to contribute order and efficiency from day one.

• Managing the administrative operations related to the fleet: registrations, deregistrations, documentation, and follow-up on incidents.
• Coordinating with external providers and services (workshops, insurance companies, management firms) to ensure response times and proper traceability.
• Following up on preventive and corrective maintenance, reviewing schedules and expiration dates.
• Updating and controlling information in internal systems (records, reports, and vehicle-related documentation).
• Supporting the management of operational incidents (breakdowns, vehicle changes) and communicating the status to the relevant departments.
• Verifying documentation and requirements (ITV/MOT, insurance, permits) to ensure regulatory compliance.
• Preparing periodic fleet status reports and alerts for expirations or relevant incidents.
• Assisting with administrative support tasks related to costs, invoicing, and document control associated with the fleet.

• Permanent contract
• 30-hour workweek
• Morning shift from 8:00 a.m. to 2:00 p.m., Monday to Friday
• Salary: €1,218.94 gross/month

If you identify with a role where organization makes the difference and you are motivated to keep a fleet in perfect condition, we want to meet you!

• Previous experience in administrative roles, documentation management, or operational support (ideally in logistics or fleet environments).
• Strong organizational skills and attention to detail to manage deadlines and documentation without errors.
• Communication skills to coordinate with providers and convey information clearly.
• Problem-solving orientation and the ability to prioritize when incidents arise.
• Proficiency in office software (Excel and document management tools) for reporting and follow-up.
• Ability to work with internal systems and maintain data traceability.
• A background in administration, logistics, or operations management is valued.
• Availability to work morning shifts.
• A valid driver's license (B) is valued to facilitate operational coordination when necessary.

Administrativo/Gestor de Flota (H/M/X) 30hs mañanas - Alcobendas

Desde ManpowerGroup Solutions buscamos una persona organizada y resolutiva para apoyar la gestión diaria administrativa de la flota de vehículos de uno de nuestros clientes en Alcobendas (Madrid).
Si te gusta coordinar, anticiparte a incidencias y mantener todo bajo control con un enfoque práctico, este puesto es para ti. Trabajarás en un entorno colaborativo, con procesos claros y margen para aportar orden y eficiencia desde el primer día.

• Gestionar la operativa administrativa asociada a la flota: altas, bajas, documentación y seguimiento de incidencias.
• Coordinar con proveedores y servicios externos (talleres, aseguradoras, gestorías) para asegurar tiempos de respuesta y correcta trazabilidad.
• Realizar el seguimiento de mantenimientos preventivos y correctivos, revisando calendarios y vencimientos.
• Controlar y actualizar la información en sistemas internos (registros, reportes y documentación asociada a vehículos).
• Apoyar en la gestión de incidencias operativas (averías, asistencia, cambios de vehículo) y comunicar el estado a las áreas implicadas.
• Verificar documentación y requisitos (ITV, seguros, permisos) para garantizar el cumplimiento normativo.
• Preparar reportes periódicos de estado de flota y alertas por vencimiento o incidencias relevantes.
• Colaborar en tareas de soporte administrativo relacionadas con costes, facturación y control documental vinculados a la flota.

• Contrato indefinido
• Jornada de 30hs semanales
• Horario (turno de mañana) de 8 a 14h de lunes a viernes
• Salario: 1218,94€ brutos/mes

Si te identificas con un rol donde la organización marca la diferencia y te motiva mantener una flota en perfecto estado, ¡queremos conocerte!

• Experiencia previa en funciones administrativas, gestión de documentación o soporte operativo (idealmente en entornos logísticos o de flota).
• Alta capacidad de organización y atención al detalle para gestionar vencimientos y documentación sin errores.
• Habilidades de comunicación para coordinar con proveedores y trasladar información con claridad.
• Orientación a la resolución de problemas y capacidad para priorizar cuando hay incidencias.
• Conocimientos de ofimática (Excel y herramientas de gestión documental) para seguimiento y reportes.
• Capacidad para trabajar con sistemas internos y mantener la trazabilidad de la información.
• Valorable formación relacionada con administración, logística o gestión de operaciones.
• Disponibilidad para trabajar en turno de mañanas y adaptarte a la operativa del día a día.
• Permiso de conducir B (valorado) para facilitar la coordinación operativa cuando sea necesario.