Meliá Hotels International is one of the world's largest hotel chains and the leading hotel group in Spain. Founded in 1956, the company operates over 380 hotels in more than 40 countries under a diverse portfolio of brands including Gran Meliá, ME by Meliá, Paradisus, and INNSiDE. As a major player in the global hospitality industry and a member of the IBEX 35, it is recognized for its leadership in both leisure and business travel segments.

Headquartered in Palma de Mallorca, Meliá maintains an extensive presence across Spain, with properties in nearly every major city and tourist destination. For international professionals, the company offers a wide range of career paths from corporate roles in IT, finance, and marketing to operational positions in luxury hospitality. Meliá is particularly relevant for international hires due to its multilingual work environment and its commitment to internal mobility across its global network.

Founded in 1956 by Gabriel Escarrer Juliá in Palma de Mallorca, the company began with a single hotel. It expanded rapidly across Spain and internationally, becoming a publicly traded company on the IBEX 35 in 1996.

For international professionals

Global leader in the resort sector with a presence in over 40 countries.
Headquartered in Palma de Mallorca, offering significant corporate and administrative opportunities in the Balearic Islands.
Extensive portfolio of brands ranging from mid-scale to ultra-luxury, catering to diverse professional backgrounds.
Strong emphasis on internal mobility and international career development programs for employees.
Regularly recruits for multilingual roles in guest experience, hotel management, and corporate services.

Groups & Events Coordinator -Meliá Madrid Princesa

Meliá Hotels

This job was originally posted in Spanish and automatically translated to English. You'll most likely need Spanish to apply.

Job Description

"The world is yours with Meliá"

Discover a path without limits at Meliá, where opportunities for growth and development are infinite. Immerse yourself in a journey that will take you to work in several countries and become part of our extensive global family.

Discover some of the benefits we offer:

My MeliáRewards: Participate in our exclusive loyalty program, enjoying unique benefits and advantages.

My MeliáBenefits: Take advantage of flexible compensation and exclusive discounts on a wide variety of products and services, promoting an active and healthy lifestyle.

Located in one of the most emblematic areas of Madrid, Meliá Madrid Princesa is a benchmark hotel for business and leisure travelers, recognized for its excellence in service, its versatile event spaces, and its commitment to creating memorable experiences. We are looking for a Groups & Events Coordinator passionate about organization, attention to detail, and customer satisfaction, who wants to be part of a dynamic and international team.

Main Mission

From the signing of the contract, they will be the sole person responsible for the group, acting as the liaison between the group and the hotel.

Prepare quotes for all requests for social events and meetings with fewer than 10 rooms that arrive at the hotel regardless of their origin, always with the goal of obtaining the greatest possible business in both catering and meeting rooms and other hotel services. Once these services are confirmed, they will prepare the corresponding service contract.

Ensure the coordination of all operational details of the group and events, effectively informing all involved departments of the characteristics and services required to carry them out successfully.

Prepare group summaries as well as Food and Beverage service orders, distributing them at least 7 days before the group's arrival or the date of the event.

Receive the group file from the Group Sales Coordinator, reviewing the contract, the program, and the blocked rooms if any. A joint call will be made to the client to introduce themselves as the new contact person during the planning and the group's stay, thereby confirming the contracted services. Send a follow-up email with personal contact details.

Ensure the client's needs are met to begin up-selling food & beverages and services, maximizing sales and profit.

Carry out the follow-up of deposits and payments according to the dates stipulated in the contract, updating the pro-forma invoice and sending it to the client when necessary.

Resolve, should any arise, any setback with the group or event. Subsequently perform the appropriate follow-up with the client.

Execute the closing of the files with all the information received. Inform all hotel departments of the clients' comments regarding the event or group.

During the group's stay, be present at the hotel maintaining continuous contact with the client, supporting the operation and ensuring that everything develops as planned.

Perform the review of the group/event billing ensuring that it has been done correctly.

Participate in the daily service order meetings (Food and Beverage) and group summary meetings along with all departments involved in the operation.

Plan and execute the pre-convention meeting (pre-con) to ensure that a direct relationship is established between the department heads and the meeting planner.

Follow up with the client at the end of the event by conducting an interview to evaluate their satisfaction regarding the development of the program and future business opportunities.

What are we looking for in you?

EDUCATION AND TRAINING:

University degree, preferably in Tourism or Hospitality, Marketing, or similar.

LANGUAGES:

Local language (depending on the geographical location of the establishment) and Advanced English. A third language is valued.

SPECIFIC KNOWLEDGE:

Knowledge of hotel management tools and/or Customer Experience.
Knowledge of Hotel Operations.
Organization and planning.
Proactivity and Innovation.
Excellent communication skills.
High vocation for service.
Problem-solving ability.
Attention to detail.

EXPERIENCE

Minimum 2 years of experience in a similar position and in an establishment of similar category, MICE.

What do we offer you?

Be part of Meliá Hotels International, one of the leading hotel companies internationally.
Real opportunities for professional growth and development thanks to our internal promotion philosophy.
Continuous training and access to development and leadership programs.
Exclusive discounts at Meliá hotels for employees, family, and friends.
Rotating shifts, schedules from 10:00 AM to 6:00 PM or from 11:00 AM to 7:00 PM.

At Meliá, we are all VIPs

At Meliá Hotels International, we advocate for equal opportunities between women and men in the workplace, with the commitment of management and the principles contained in the Human Resources policies. Likewise, we care about the dissemination among the entire workforce of a corporate culture committed to effective equality and awareness of the need to act jointly and globally.

We drive our commitment to equality and diversity, avoiding any type of discrimination, especially that related to reasons of disability, race, religion, gender, or age. We believe that diversity and inclusion among our workers is fundamental to our success as a global company.

Furthermore, we advocate for the sustainable growth of our sector through a socially responsible human team. In this sense, our motto is "Towards a sustainable future, from a responsible present." Thanks to all collaborators, we make it possible.

To protect you and avoid fraud in the selection processes, we invite you to consult our recommendations on the "Protect your candidacy" page.

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"El mundo es tuyo con Meliá"

Descubre un camino sin límites en Meliá, donde las oportunidades de crecimiento y desarrollo son infinitas. Sumérgete en un viaje que te llevará a trabajar en varios países y a formar parte de nuestra extensa familia global.

Descubre algunos de los beneficios que ofrecemos:

My MeliáRewards: Participa en nuestro programa de fidelidad exclusivo, disfrutando de beneficios y ventajas únicas.

My MeliáBenefits: Aprovecha la compensación flexible y los descuentos exclusivos en una amplia variedad de productos y servicios, promoviendo un estilo de vida activo y saludable.

Ubicado en una de las zonas más emblemáticas de Madrid, Meliá Madrid Princesa es un hotel de referencia para viajeros de negocios y ocio, reconocido por su excelencia en el servicio, sus espacios versátiles para eventos y su compromiso con la creación de experiencias memorables. Buscamos un/a Groups & Events Coordinator apasionado/a por la organización, la atención al detalle y la satisfacción del cliente, que quiera formar parte de un equipo dinámico e internacional.

Misión principal

A partir de la firma de contrato será la única persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.

Realizar cotizaciones para todas las peticiones de eventos sociales y reuniones con menos de 10 habitaciones que lleguen al hotel independientemente de cuál sea su origen, siempre con el objetivo de obtener el mayor negocio posible tanto en restauración como en salones y otros servicios del hotel. Una vez confirmados estos servicios elaborará el contrato de servicio correspondiente.

Asegurar la coordinación de todos detalles operacionales del grupo y de los eventos informando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevar a cabo éstos con éxito.

Elaborar los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.

Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Se realizará una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia de grupo confirmando así los servicios contratados. Envía un e-mail de seguimiento con sus datos personales.

Asegurar las necesidades del cliente para así empezar el up-selling de alimentos & bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.

Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.

Solucionar, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento. Realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.

Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a todos los departamento del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.

Durante la estancia del grupo está presente en el hotel manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurándose que todo se desarrolla como esta planificado.

Realizar la revisión de la facturación del grupo/ evento segurándose que se ha hecho correctamente

Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resúmen de grupos junto con todos los dpts involucrados en la operativa.

Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.

Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.

¿Qué buscamos en ti?

EDUCACIÓN Y FORMACIÓN:

Titulación universitaria, preferiblemente Turismo u Hostelería, Marketing o similar.

IDIOMAS:

Idioma local (en función de la ubicación geográfica del establecimiento) e Inglés Avanzado. Valorable un tercer idioma.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS:

Conocimientos de herramientas de gestión hotelera y/o Experiencia del Cliente.
Conocimientos de Operativa Hotelera.
Organización y planificación.
Proactividad e Innovación.
Excelentes habilidades comunicativas.
Alta vocación de servicio.
Capacidad de resolución.
Atención a los detalles.

EXPERIENCIA

Experiencia mínima 2 años en una posición similar y en establecimiento de categoría similar, MICE.

¿Qué te ofrecemos?

Formar parte de Meliá Hotels International, una de las compañías hoteleras líderes a nivel internacional.
Oportunidades reales de crecimiento y desarrollo profesional gracias a nuestra filosofía de promoción interna.
Formación continua y acceso a programas de desarrollo y liderazgo.
Descuentos exclusivos en hoteles Meliá para empleados, familiares y amigos.
Turnos rotativos, horarios de 10h a 18h ó de 11h a 19h

En Meliá todos somos VIP

En Meliá Hotels International apostamos por la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el ámbito laboral, contando con el compromiso de la dirección y con los principios contenidos en las políticas de Recursos Humanos. Asimismo, nos importa la difusión entre toda la plantilla de una cultura empresarial comprometida con la igualdad efectiva, y la sensibilización de sobre la necesidad de actuar conjunta y globalmente.

Impulsamos nuestro compromiso con la igualdad y la diversidad, evitando cualquier tipo de discriminación, especialmente, la relacionada con motivos de discapacidad, raza, religión, género o edad. Creemos que la diversidad y la inclusión entre nuestras personas trabajadoras es fundamental para nuestro éxito como compañía global.

Además, apostamos por el crecimiento sostenible de nuestro sector a través de un gran equipo humano socialmente responsable. En este sentido, nuestro lema es "Hacia un futuro sostenible, desde un presente responsable" Gracias a todos/as los colaboradores/as lo hacemos posible.

Para protegerte y evitar fraudes en los procesos de selección, te invitamos a consultar nuestras recomendaciones en la página "Protege tu candidatura".

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