Coordinador Administrativo de Recursos Humanos

• Educación: Certificación profesional o Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración, Recursos Humanos o un campo relacionado (no se requiere licenciatura/grado universitario).
• Experiencia: 2-3 años de experiencia en funciones administrativas o de oficina, preferiblemente dentro de un departamento de RR. HH.
• Habilidades técnicas: Es esencial el dominio de Excel, Word compatible con Mac y Outlook, así como la familiaridad con las bases de datos de gestión de RR. HH. (se valorará muy positivamente la experiencia con Workday).
• Conocimientos laborales: Comprensión básica de los procedimientos administrativos laborales españoles (permisos, bajas, tipos básicos de contrato).
• Idiomas: Se requiere fluidez en español e inglés (tanto escrito como hablado) para asistir a la comunidad internacional.
• Alto nivel de organización, atención al detalle y fiabilidad.
• Estricta confidencialidad y discreción al manejar datos sensibles.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación.

• Se requiere permiso de trabajo válido para España / Europa

Descripción del puesto:

Bajo la supervisión directa del Human Resources Senior Manager, el Human Resources Administrative Coordinator proporciona un apoyo administrativo y de oficina esencial al departamento de RR. HH. Este puesto se centra en las operaciones administrativas diarias, incluyendo el mantenimiento de los expedientes de los empleados, el procesamiento de la documentación inicial para la contratación e incorporación (onboarding), la asistencia en la introducción de datos de nómina y el apoyo en el seguimiento del cumplimiento de la legislación laboral española. El candidato ideal posee una gran capacidad de organización, una alta atención al detalle y fluidez tanto en español como en inglés para apoyar eficazmente en un entorno de campus diverso.

• Apoyo administrativo a la contratación y onboarding: Asistir en la programación de entrevistas, la publicación de ofertas de empleo y la preparación de paquetes de bienvenida y documentación inicial para el nuevo personal, profesorado y músicos.
• Gestión de documentos y contratos: Preparar borradores, coordinar la firma y archivar de forma segura los contratos de trabajo, anexos, formularios fiscales y otros acuerdos de RR. HH., asegurando que todos los archivos físicos y digitales estén actualizados.
• Seguimiento de ausencias y permisos: Recibir, registrar y realizar el seguimiento de las solicitudes de permisos, bajas por enfermedad, excedencias y vacaciones de los empleados, asegurando que se archive la documentación de respaldo adecuada para fines de nómina y cumplimiento.
• Seguimiento de jornada y apoyo al cumplimiento laboral: Asistir en la supervisión de los registros diarios de control de jornada y el cumplimiento de las horas de trabajo, señalar inconsistencias al HR Manager y mantener los registros actualizados de acuerdo con el Convenio Colectivo.
• Sistemas de Información de RR. HH. (Workday) e informes de RR. HH.: gestionar los datos de los empleados y de RR. HH. mediante el registro, mantenimiento y análisis de la información, garantizando la integridad de los datos para el campus de Valencia y apoyando la toma de decisiones departamentales e institucionales, y asegurando el cumplimiento de las leyes y reglamentos laborales españoles.
• Preparación de datos de nómina: Recopilar, organizar e introducir las variables mensuales (horas extraordinarias, bajas, cambios de contrato) para apoyar al Senior Manager en el ciclo de procesamiento de la nómina.
• Comunicación interna y mantenimiento del sitio: Mantener actualizado el portal del empleado y el sitio web de RR. HH. con las políticas, anuncios y formularios actuales para mejorar la experiencia del usuario.
• Apoyo administrativo en Salud y Seguridad (Prevención de Riesgos): Asistir en el archivo y la organización de la documentación de Salud y Seguridad, asegurando que se recojan todas las firmas de los empleados y que estén accesibles para posibles inspecciones.
• Logística y logística de eventos: Proporcionar apoyo administrativo y logístico para los eventos de RR. HH. (por ejemplo, fiesta de invierno, comités, etc.), incluyendo la realización de reservas y la coordinación de horarios.
• Atención directa al empleado: Actuar como primer punto de contacto para las consultas rutinarias de los empleados sobre procedimientos, formularios y beneficios de RR. HH., derivando los asuntos complejos al Senior Manager.

Tipo de empleado: