Asistente Ejecutivo

• Se requiere licenciatura o grado en Administración de Empresas, Gestión, Comunicación o un campo relacionado.
• De 1 a 3 años de experiencia profesional en apoyo administrativo, operaciones o coordinación de proyectos (incluyendo prácticas).
• Excelentes habilidades organizativas y gran atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para tomar notas claras y estructuradas en reuniones dinámicas.
• Dominio de Google Workspace / Microsoft Office; se valorará la familiaridad con herramientas como Notion, Asana o Trello.

• Se valorará la experiencia redactando actas de reuniones y realizando el seguimiento de puntos de acción.

• Se requiere fluidez en inglés; el español y/o el catalán son un plus.

El "Executive & Operations Assistant" apoyará al COO y al equipo de Operaciones en general, yendo más allá del apoyo ejecutivo tradicional. El puesto asiste a reuniones clave para redactar actas y realizar el seguimiento de los puntos de acción, hace el seguimiento de los proyectos de Operaciones y ayuda a que la comunicación fluya entre los equipos. Está diseñado como una plataforma de lanzamiento para que un profesional junior crezca hacia un rol dedicado de Operaciones dentro de la compañía.

• Gestionar la agenda del COO, priorizar las solicitudes de reuniones y coordinar la programación con las partes interesadas internas y externas.
• Preparar materiales, órdenes del día y notas informativas antes de las reuniones.
• Gestionar la correspondencia y actuar como punto de contacto en nombre del COO cuando sea apropiado.
• Organizar la logística de viajes cuando sea necesario.
• Preparar y presentar los informes de gastos del COO, garantizando una conciliación precisa y puntual.
• Asistir a las reuniones del equipo de liderazgo y de Operaciones para redactar actas estructuradas.
• Registrar los puntos de acción, los responsables y los plazos, y distribuir resúmenes claros después de cada reunión.
• Realizar el seguimiento de los puntos de acción pendientes hasta su finalización y señalar proactivamente retrasos o bloqueos.
• Apoyar el seguimiento de proyectos e iniciativas de Operaciones (estado, plazos, dependencias).
• Mantener seguimientos y cuadros de mando sencillos para dar visibilidad al progreso de los proyectos.
• Ayudar a coordinar tareas interfuncionales entre Operaciones y otros departamentos.
• Procesar, realizar el seguimiento y conciliar los informes de gastos del equipo de Operaciones, garantizando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Apoyar la revisión de facturas y la coordinación con el equipo de Finanzas.
• Mantener un archivo digital organizado para contratos, facturas y documentos clave de Operaciones.
• Coordinarse con proveedores en asuntos administrativos y de compras.
• Servir de enlace de comunicación entre el COO/equipo de Operaciones y otras áreas de la empresa.
• Redactar comunicaciones internas, actualizaciones y resúmenes.
• Ayudar a garantizar que la información fluya de forma clara y puntual entre las partes interesadas.

• Trayectoria explícita para crecer hacia un rol dedicado de Operaciones (por ejemplo, Coordinador de Operaciones, Analista de Operaciones, Gestor de Proyectos) en un plazo de 12 a 18 meses.
• Mayor responsabilidad sobre proyectos y procesos a medida que se adquiere contexto de negocio.
• Persona proactiva, discreta y con ganas de aprender cómo funciona la función de Operaciones de principio a fin.