Asistente Ejecutivo de CEO y Presidente

• 5–7 años de experiencia como Executive Assistant, Personal Assistant o en un rol de apoyo ejecutivo similar.
• Se valorará la experiencia previa apoyando a un CEO, Presidente, Managing Director u otro alto ejecutivo.
• La experiencia en una organización internacional, dinámica o de alto crecimiento es un plus.
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Gran capacidad para priorizar y gestionar múltiples demandas concurrentes.
• Excelente atención al detalle y gran capacidad de seguimiento.
• Mentalidad proactiva, con capacidad para anticiparse a las necesidades y tomar la iniciativa.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y ejercer un buen juicio.
• Profesionalidad y seguridad al interactuar con altos directivos.
• Gran capacidad de resolución de problemas y un enfoque práctico y resolutivo.
• Alto nivel de discreción y confidencialidad.
• Capacidad para mantener la calma y la eficacia bajo presión.
• Comodidad trabajando en un entorno donde las prioridades pueden cambiar rápidamente.
• Gran dominio de Microsoft Office y/o Google Workspace.
• Buen conocimiento de PowerPoint y de la preparación de presentaciones ejecutivas.
• Comodidad en el uso de herramientas digitales de colaboración, agenda, videoconferencia y gestión de viajes.
• Disposición y capacidad para adoptar rápidamente nuevas tecnologías y herramientas.
• Excelente nivel de inglés, tanto escrito como hablado. [Otros idiomas son un plus.]

• El/la candidato/a seleccionado/a será:

  • Proactivo/a: anticipa las necesidades en lugar de simplemente responder a las solicitudes.
  • Organizado/a: capaz de hacer un seguimiento de múltiples prioridades y plazos.
  • Fiable: asume la responsabilidad y cumple con los compromisos.
  • Discreto/a: comprende la importancia de la confidencialidad y la confianza.
  • Adaptable: se siente cómodo/a con el cambio de prioridades y las solicitudes de última hora.
  • Profesional: seguro/a de sí mismo/a y pulcro/a al representar a la alta dirección.
  • Colaborativo/a: capaz de trabajar eficazmente con diferentes equipos y personalidades.
  • Orientado/a a soluciones: se centra en encontrar soluciones prácticas en lugar de escalar problemas.

Estamos buscando un/a Executive Assistant para el CEO y el Presidente, con experiencia, altamente organizado/a y proactivo/a, para proporcionar apoyo administrativo y organizativo de alto nivel.

El puesto requiere un fuerte sentido de la responsabilidad, una excelente atención al detalle y la capacidad de gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico. El/la Executive Assistant trabajará estrechamente con el CEO y el Presidente, ayudándoles a gestionar su tiempo de forma eficaz, a mantenerse centrados en las prioridades clave y a mantener una comunicación fluida con las partes interesadas tanto internas como externas.

El candidato ideal es una persona segura de sí misma, discreta y proactiva, con capacidad para anticiparse a las necesidades, resolver problemas de forma independiente y construir relaciones de trabajo sólidas en toda la organización.

• Organizar viajes de negocios nacionales e internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, transporte e itinerarios detallados.
• Coordinar los calendarios de viajes en función de las reuniones y las prioridades de negocio.
• Gestionar cambios y situaciones inesperadas de forma eficiente y calmada.
• Apoyar en la organización de visitas ejecutivas, eventos y viajes de negocios.

• Gestionar y coordinar agendas complejas para el CEO y el Presidente.
• Programar reuniones internas y externas, teniendo en cuenta las prioridades, los plazos y los compromisos de viaje.
• Identificar proactivamente conflictos de agenda y proponer soluciones.
• Preparar horarios diarios y semanales y asegurar que los ejecutivos dispongan de la información necesaria antes de las reuniones.
• Coordinar la logística de las reuniones y realizar el seguimiento de las acciones y compromisos.

• Actuar como punto de contacto clave para el CEO y el Presidente, tanto interna como externamente.
• Gestionar y priorizar las solicitudes y la correspondencia entrante.
• Redactar, dar formato y corregir correos electrónicos, presentaciones, informes y otros materiales ejecutivos.
• Coordinar la comunicación y el flujo de información con los altos directivos y las partes interesadas pertinentes.
• Tratar información sensible y confidencial con un alto nivel de discreción.

• Coordinar reuniones de liderazgo y otras reuniones ejecutivas importantes.
• Preparar órdenes del día, presentaciones y materiales de apoyo.
• Tomar notas cuando sea necesario y asegurar que las acciones de seguimiento se rastreen claramente.
• Mantener la visibilidad sobre los compromisos clave, los plazos y los asuntos pendientes.

• Apoyar al CEO y al Presidente en la organización de conferencias, eventos corporativos, cenas de negocios y otros compromisos ejecutivos.
• Coordinar con clientes, socios, proveedores y otras partes interesadas externas.
• Ayudar a mantener relaciones profesionales sólidas con contactos clave.

• Apoyar al CEO y al Presidente en proyectos ad-hoc, investigaciones e iniciativas de negocio.
• Preparar información y resúmenes para apoyar la toma de decisiones.
• Coordinar tareas entre diferentes equipos y asegurar que se cumplan los plazos.
• Asumir la responsabilidad de los proyectos y los procesos administrativos de principio a fin.