Recepcionista

Proporcionar un servicio de atención al cliente profesional, acogedor y eficiente en la sede de HBX, coordinando la recepción diaria, el lugar de trabajo y la administración de la oficina. El puesto es el primer punto de contacto para clientes, proveedores, empleados que visitan desde otras ubicaciones y otros invitados, y contribuye a una experiencia de trabajo segura, bien organizada y positiva.

• Dar la bienvenida a clientes, proveedores, empleados de otras ubicaciones y otros visitantes, garantizando una experiencia de atención al cliente profesional y constante.
• Gestionar las llamadas telefónicas entrantes, el correo electrónico de recepción y la correspondencia general, dirigiendo las consultas de forma rápida y precisa.
• Mantener los procedimientos de seguridad del lugar de trabajo, incluyendo el registro de visitantes, la coordinación de accesos, las acreditaciones de visitantes y los registros de visitas precisos.
• Administrar la plataforma de reserva de escritorios para empleados, dar soporte a los usuarios, supervisar la utilización y resolver problemas rutinarios de reserva.
• Gestionar el correo entrante y saliente, mensajería y entregas especiales, manteniendo los registros y el seguimiento adecuados.
• Coordinar la preparación de las salas de reuniones, la presentación de las zonas comunes, la señalización de la oficina y los materiales de recepción.
• Comprar suministros de oficina, equipos y mobiliario de acuerdo con los procesos aprobados, presupuestos y requisitos de adquisición; supervisar el stock y los niveles de servicio.
• Realizar tareas administrativas y de contabilidad rutinarias, incluyendo la coordinación de facturas, el soporte en órdenes de compra, la conciliación de gastos y el seguimiento del presupuesto.
• Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones y equipos de la oficina, registrar incidencias, realizar el seguimiento con los proveedores y escalar riesgos de servicio.
• Mantener relaciones diarias con la administración del edificio, el propietario, los contactos gubernamentales pertinentes y los proveedores del lugar de trabajo.
• Coordinar y participar en la planificación del espacio de la oficina, traslados, renovaciones y proyectos de mejora del lugar de trabajo.
• Apoyar la logística de incorporación (onboarding) y salida (offboarding) de empleados, incluyendo la coordinación, entrega y devolución de equipos informáticos y el acceso al lugar de trabajo.
• Proporcionar soporte de viajes corporativos a los empleados y actuar como punto de contacto operativo para los proveedores de viajes, escalando asuntos comerciales o de política de empresa según sea necesario.
• Mantener registros precisos de la oficina, contactos de proveedores, procedimientos y documentación de servicio, y preparar informes básicos de actividad y costes para el Central Services Manager.
• Actuar como un punto de apoyo visible durante incidentes en la oficina y seguir los procedimientos aplicables de salud, seguridad, protección, confidencialidad y protección de datos.

• Capacidad para equilibrar las frecuentes e impredecibles solicitudes de atención al cliente manteniendo un servicio profesional constante.
• Coordinación de múltiples proveedores y partes interesadas internas, a menudo bajo presión de tiempo y sin autoridad directa.
• Mantenimiento de registros precisos de seguridad, entregas, equipos, reservas y costes mientras se maneja información confidencial.
• Apoyo a la continuidad de la oficina durante incidencias de mantenimiento, periodos de gran afluencia de visitantes, traslados de empleados, procesos de incorporación/salida y actividades de renovación.

En HBX Group, creemos que la diversidad impulsa la innovación y hace que los viajes sean una fuerza para el bien. Estamos comprometidos con la creación de un entorno de trabajo inclusivo donde todos se sientan valorados y respetados, acogiendo diferentes orígenes, perspectivas y talentos. Únete a nosotros y forma parte de un equipo donde la diversidad y la igualdad de oportunidades realmente marcan la diferencia.

Tendrás la oportunidad de trabajar para una empresa que está experimentando un cambio significativo para convertirse en el proveedor de servicios de viajes líder a nivel mundial. Buscamos personas dispuestas a surfar la ola en este apasionante viaje.

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• Dentro de un entorno innovador, motivador y multicultural.

• Teniendo la oportunidad de construir relaciones comerciales y amistades sólidas y duraderas de todo el mundo.

• Teniendo la oportunidad de desarrollar tu carrera localmente o en uno de nuestros hermosos lugares de trabajo en todo el mundo.