Office Manager with English (Madrid)

From the TOP Assistant specialization at Adecco, we are looking to bring on board an Office Manager Administrative Assistant with English for an international company, with the aim of providing support to Management and contributing to the smooth running of the office and teams.

Job Mission

Ensure the proper administrative functioning of the office in Madrid, providing support to Management, coordinating external communication, and supporting the commercial team with proposals and tenders.

Main duties

Support to Management

Documentation management, preparation of reports and presentations, coordination of calendars and meetings, and cross-functional administrative support.

Office Management

Operational management of the office (suppliers, travel, supplies), coordination of services, and cost control.

External communication

Support for corporate actions, coordination of content (website, social media, newsletters), and relationship with suppliers.

Commercial support (tenders)

Preparation of proposals, collection of documentation, review of requirements, presentation, and monitoring of deadlines.

Internal and international coordination

Relationship with other offices and with the parent company (Italy), support in reporting and communication in English.

Workplace: Madrid (100% on-site)

Salary: €28,000

Stable contract: initial 3-month trial contract, then permanent incorporation into the workforce

Schedule: full-time, Monday to Thursday from 9 a.m. to 6 p.m. and Friday from 8 a.m. to 3 p.m.

Intensive working day during the summer months from 8 a.m. to 3 p.m.

If you consider yourself resourceful, organized, and with a service-oriented mindset, we want to meet you!

• Degree in Business Administration, Administration, or similar.
• At least 3 years of experience in similar positions such as office manager, executive assistant, or communications.
• High-level English B2+ (a test will be administered)
• Good command of Office
• Experience in tenders is a plus.

Desde la especialización TOP Assistant de Adecco buscamos incorporar un/a Administrativo/a Office Manager con inglés para una compañía internacional, con el objetivo de dar soporte a Dirección y contribuir al buen funcionamiento de la oficina y los equipos.

Misión del puesto

Asegurar el correcto funcionamiento administrativo/a de la oficina en Madrid, dando soporte a Dirección, coordinando comunicación externa y apoyando al equipo comercial en ofertas y licitaciones.

Funciones principales

Soporte a Dirección

Gestión de documentación, preparación de informes y presentaciones, coordinación de agendas y reuniones, y apoyo administrativo/a transversal.

Office Management

Gestión operativa de la oficina (proveedores/as, viajes, suministros), coordinación de servicios y control de costes.

Comunicación externa

Apoyo en acciones corporativas, coordinación de contenidos (web, RRSS, newsletters) y relación con proveedores/as.

Soporte comercial (licitaciones)

Preparación de ofertas, recopilación de documentación, revisión de requisitos, presentación y seguimiento de plazos.

Coordinación interna e internacional

Relación con otras sedes y con la matriz (Italia), apoyo en reporting y comunicación en inglés.

Lugar de trabajo: Madrid (modalidad 100% presencial)

Salario: 28.000€

Contrato estable: 3 meses contrato de prueba inicial, después incorporación a plantilla de carácter estable

Horario: jornada completa, lunes a jueves de 9 a 18h y viernes de 8 a15h

Jornada intensiva meses de verano de 8 a 15h

Si te consideras una persona resolutiva, organizada y con vocación de soporte, ¡queremos conocerte!

• Grado en ADE, Administración o similar
• Al menos 3 años de experiencia en posiciones similares como office manager, executive assistant o comunicación.
• Inglés alto B2+ (se realizará prueba)
• Buen manejo de Office
• Valorable experiencia en licitaciones.