Purchasing Technician

We are looking for a Junior Fleet Technician to provide technical and administrative support to the Purchasing Department, specializing in the comprehensive management of the company vehicle fleet. The person joining will provide support to internal clients, ensuring compliance with established procedures and maintaining quality standards in all operations.

Vehicle and contract management

• Manage vehicle rental contracts

• Process vehicle requests in accordance with company policy

• Process driver additions, removals, and changes in the system

• Manage vehicle transfers and movements

Operational administration

• Maintain and update fleet management software

• Upload and organize vehicle documentation

• Manage fuel cards according to internal procedures

• Manage vehicle inspections (ITV): submission, tracking, and claims

Incident management

• Identify, classify, and manage fines according to internal procedure

• Resolve incidents with rental, fuel, and telematics providers

• Record and document resolutions for contracted services

Support for staff members

• Provide information on available procedures and processes

• Direct employees to official information on corporate channels

• Answer queries about fleet policies

Technical skills

• Advanced user level of Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

• Experience with Office 365 (SharePoint, Forms, Lists)

• Knowledge of fleet management tools (a plus)

Professional skills

• Organizational skills and attention to detail

• Continuous improvement mindset

• Problem-solving ability within procedural frameworks

• Excellent information synthesis skills

Languages

• Advanced English with the ability to participate in meetings

Experience

• Previous experience in customer service or internal client support departments

• Experience in administrative tasks

• A plus: experience in fleet management (external or internal client)

Buscamos un/a Técnico/a Junior de Flota para proporcionar soporte técnico y administrativo al Departamento de Compras, especializado en la gestión integral de la flota de vehículos de empresa. La persona que se incorpore brindará apoyo a clientes internos, asegurando el cumplimiento de procedimientos establecidos y manteniendo estándares de calidad en todas las operaciones.

Gestión de vehículos y contratos

• Gestionar contratos de renting de vehículos

• Procesar solicitudes de vehículos conforme a la política de compañía

• Realizar altas, bajas y cambios de conductores en el sistema

• Gestionar traslados y movimientos de vehículos

Administración operativa

• Mantener y actualizar el software de gestión de flota

• Cargar y organizar documentación de vehículos

• Gestionar tarjetas de combustible según procedimientos internos

• Controlar ITVs: envío, seguimiento y reclamación

Gestión de incidencias

• Identificar, clasificar y gestionar multas según procedimiento interno

• Resolver incidencias con proveedores de renting, combustible y telemática

• Registrar y documentar resoluciones en servicios contratados

Soporte a personas de plantilla

• Informar sobre procedimientos y gestiones disponibles

• Redirigir a empleados a información oficial en canales corporativos

• Responder consultas sobre políticas de flota

Competencias técnicas

• Nivel usuario avanzado de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)

• Experiencia con Office 365 (SharePoint, Forms, Lists)

• Conocimiento de herramientas de gestión de flota (valorable)

Habilidades profesionales

• Capacidad organizativa y atención al detalle

• Mentalidad de mejora continua

• Capacidad resolutiva dentro de marcos procedimentales

• Excelente síntesis de información

Idiomas

• Inglés nivel avanzado con capacidad para participar en reuniones

Experiencia

• Experiencia previa en departamentos de atención al cliente o soporte a cliente interno

• Experiencia en gestiones administrativas

• Valorable: experiencia en gestión de flotas (cliente externo o interno)