Administrative Assistant, Quality Department

Are you looking to develop your talent and a place where your effort is recognized? We offer you a dynamic, close-knit environment with a future. Here, every day is a new opportunity to learn, grow, and shine. Imagine being part of a diverse team, where evolution and customer service are our priority. At El Corte Inglés, our work is a shared passion.

The project waiting for you.

Provide administrative support to the Quality Department, ensuring proper document management, process monitoring, and record updating, while contributing to compliance with internal procedures and food quality and safety regulations.

Main duties and requirements.

• Manage and keep the Quality Management System documentation up to date.
• Register, file, and control procedures, instructions, records, and reports for the department.
• Provide administrative support in preparing for internal, external, and certification audits.
• Manage the documentary follow-up of incidents, non-conformities, and corrective actions.
• Coordinate the collection of documentation with different departments and sites.
• Prepare reports, monitoring charts, and indicators for the Quality area.
• Manage databases and ensure proper traceability of documentation.
• Provide administrative support in managing suppliers, laboratories, and certification bodies.
• Provide support in organizing meetings, training, and projects for the Quality Department.
• Collaborate in improving and digitalizing administrative processes in the area.

We offer a range of social benefits that will contribute to your well-being.

- Exclusive discounts and financing options.

- Life insurance.

- Corporate University.

- Ongoing training for professional development.

- Study aid for employees' children.

- Own medical service.

- Flexible compensation plan.

• Education: Higher Vocational Training in Administration and Finance, Administrative Management, Executive Assistance, or equivalent qualification. Additional training in Quality Management, Food Safety, or Management Systems will be valued.
• Experience: Minimum 2 years of experience in administrative roles, preferably in Quality departments, the food industry, or industrial environments, performing document management, administrative support, and process coordination duties.
• Skills: Advanced proficiency in Microsoft Office, especially Excel; experience in document management and filing; knowledge of SAP or other ERP systems and quality management systems (ISO 9001, IFS, BRCGS, or FSSC 22000) is a plus. A B1 level of English will be valued.
• Competencies: Organized, methodical, and rigorous individual with strong planning skills, attention to detail, service orientation, communication skills, teamwork ability, proactivity, initiative, and the ability to manage multiple tasks simultaneously.

If this position interests you, we invite you to apply, as your experience could be very valuable to us. In our company, all people are welcome.

¿Buscas desarrollar tu talento y un lugar dónde tu esfuerzo sea reconocido? Te ofrecemos un entorno dinámico, cercano y de futuro. Aquí, cada día es una nueva oportunidad para aprender, crecer y brillar. Imagina formar parte de un equipo diverso, donde la evolución y el servicio al cliente son nuestra prioridad. En El Corte Inglés, nuestro trabajo es una pasión compartida.

El proyecto que te espera.

Dar soporte administrativo al Departamento de Calidad, garantizando la correcta gestión documental, el seguimiento de procesos y la actualización de registros, contribuyendo al cumplimiento de los procedimientos internos y de la normativa de calidad y seguridad alimentaria.

Funciones principales y requisitos.

• Gestionar y mantener actualizada la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
• Registrar, archivar y controlar procedimientos, instrucciones, registros e informes del departamento.
• Dar soporte administrativo en la preparación de auditorías internas, externas y de certificación.
• Gestionar el seguimiento documental de incidencias, no conformidades y acciones correctivas.
• Coordinar la recopilación de documentación con los diferentes departamentos y centros.
• Elaborar informes, cuadros de seguimiento e indicadores del área de Calidad.
• Gestionar bases de datos y garantizar la correcta trazabilidad de la documentación.
• Apoyar en la gestión administrativa de proveedores, laboratorios y organismos certificadores.
• Dar soporte en la organización de reuniones, formación y proyectos del Departamento de Calidad.
• Colaborar en la mejora y digitalización de los procesos administrativos del área.

Te ofrecemos una variedad de beneficios sociales que contribuirán a tu bienestar.

- Descuentos exclusivos y opciones de financiación.

- Seguro de vida.

- Universidad Corporativa.

- Formación continua para el desarrollo profesional.

- Ayudas al estudio para hijos e hijas de empleados.

- Servicio Médico propio.

- Plan de retribución flexible.

• Formación: Formación Profesional de Grado Superior en Administración y Finanzas, Gestión Administrativa, Asistencia a la Dirección o titulación equivalente. Se valorará formación complementaria en Gestión de Calidad, Seguridad Alimentaria o Sistemas de Gestión.
• Experiencia: Experiencia mínima de 2 años en puestos administrativos, preferiblemente en departamentos de Calidad, Industria Alimentaria o entornos industriales, realizando funciones de gestión documental, soporte administrativo y coordinación de procesos.
• Conocimientos: Manejo avanzado de Microsoft Office, especialmente Excel; experiencia en gestión documental y archivo; valorable conocimiento de SAP u otros ERP y de sistemas de gestión de calidad (ISO 9001, IFS, BRCGS o FSSC 22000). Se valorará un nivel de inglés B1.
• Competencias: Persona organizada, metódica y rigurosa, con alta capacidad de planificación, atención al detalle, orientación al servicio, habilidades de comunicación, capacidad para trabajar en equipo, proactividad, iniciativa y facilidad para gestionar múltiples tareas de forma simultánea.

Si te resulta interesante este puesto, te invitamos a que apliques, ya que tu experiencia podría ser muy valiosa para nosotros. En nuestra empresa todas las personas son bienvenidas.