Logistics Operations Administrative Assistant

We are looking for an Administrative Assistant for the Operations Department in Ciempozuelos.

YOUR ROLE

We are looking for an administrative profile with a proactive and decisive character, with command of English + Excel and, if possible, experience in rail transport.

This role is crucial to strengthening the smooth development of the company's rail operations, as well as the monitoring and compliance of the activity's KPIs.

Key Responsibilities:

Manage and resolve inquiries through various channels (phone, email, live chat) efficiently and professionally.

Monitor incoming and outgoing information and resolve incidents with clients and suppliers through various channels.

Provide detailed information about vehicles.

Record and document all interactions related to the activity, wagon maintenance, purchase and sale, profitability, operation, etc., ensuring the accuracy and timeliness of information.

Contribute to the continuous improvement of department processes, proposing solutions and best practices.

Participate in training and development programs to stay up to date on company products, services, and policies.

Education: Intermediate/Vocational Training Degree / Bachelor's Degree or Diploma.

Years of experience

2-3 years. Demonstrated previous experience in an administrative role or as a rail traffic operator or similar roles.

Languages

English B2/C1. You will participate in meetings with clients/suppliers and attend training sessions conducted in English.

Technical Skills (Hard Skills)

Proficiency in CRM or TMS systems for registration and tracking.

Advanced Office Skills (Excel for data analysis and macro management, PowerPoint for presentations).

In-depth Product Knowledge (rail, vehicles, lead time).

Required Knowledge (Logistics)

Ability to analyze received information, databases, pivot tables, profit and loss accounts, vehicle lead time, delivery deadlines, etc.

Logistics management, control of entries, exits, and stock.

Experience using transport management tools.

Wagon maintenance control.

Key Competencies (Soft Skills)

Exceptional Communication (clarity, professionalism, assertiveness).

Customer Orientation and Empathy.

Problem-Solving Skills (incidents, complaints).

Proactivity and Initiative for process improvement.

Time Management and Prioritization of critical tasks.

Opportunity to be part of a leading company in the distribution of new vehicles.

Dynamic and collaborative work environment.

Professional development and growth opportunities.

Stability.

Estamos buscando un/a Administrativo/a para el Departamento de Operaciones, en Ciempozuelos.

TU ROL

Estamos buscando un perfil administrativo con un carácter proactivo y resolutivo, con manejo del inglés + Excel y a ser posible experiencia en el transporte ferroviario.

Este rol es crucial para fortalecer el buen desarrollo de la actividad ferroviaria de la empresa, así como para el cumplimiento y seguimiento de los KPI´s propios de la actividad.

Responsabilidades Clave:

Gestionar y resolver consultas a través de diversos canales (teléfono, correo electrónico, chat en vivo) de manera eficiente y profesional.

Monitorizar la información recibida y emitida y resolver incidencias de clientes y proveedores a través de diversos canales.

Proporcionar información detallada sobre los vehículos.

Registrar y documentar todas las interacciones propias de la actividad, mantenimiento de vagones, compra y venta, rentabilidad, explotación, etc, asegurando la precisión y actualización de la información.

Contribuir a la mejora continua de los procesos del departamento, proponiendo soluciones y mejores prácticas.

Participar en programas de formación y desarrollo para mantenerse actualizado sobre los productos, servicios y políticas de la empresa.

Formación: Grado Medio / Superior / FP / Grado o Diplomatura.

Años de experiencia

2-3 años. Experiencia previa demostrable en un rol de Administrativo u operador de tráfico ferroviario o roles similares.

Idiomas

Inglés B2/C1. Participará en reuniones con clientes/proveedores y asistirá a formaciones desarrolladas en inglés.

Conocimientos Técnicos (Hard Skills)

Dominio de Sistemas CRM o TMS para registro y seguimiento.

Ofimática Avanzada (Excel para análisis y manejo de macros, Power Point para realizar presentaciones).

Conocimiento Profundo de Producto (ferrocarril, vehículos, lead time).

Conocimientos necesarios (Logística)

Capacidad de análisis de las informaciones recibidas, bases de datos, tablas dinámicas, cuentas de resultado, lead time de los vehículos, plazos de entrega, etc.

Gestión logística, control de entradas, salidas, stock.

Experiencia en el uso de herramientas de gestión de transporte.

Control de mantenimiento de los vagones.

Competencias Clave (Soft Skills)

Comunicación Excepcional (claridad, profesionalismo, asertividad).

Orientación al Cliente y Empatía.

Capacidad de Resolución de Problemas (incidencias, quejas).

Proactividad e Iniciativa para la mejora de procesos.

Gestión del Tiempo y Priorización de tareas críticas.

Oportunidad de formar parte de una empresa líder en la distribución de vehículos nuevos.

Ambiente de trabajo dinámico y colaborativo.

Desarrollo profesional y oportunidades de crecimiento.

Estabilidad.