Executive Assistant

• Management, prioritization, and optimization of the executive calendar; autonomous resolution of scheduling conflicts; comprehensive organization of logistics and itineraries for complex domestic and international travel; email screening and initial point of contact.
• Preparation of meeting agendas, compilation of prior documentation, and executive briefings. Drafting of minutes for senior management meetings (Board Meetings, committees) and follow-up on agreed action items.
• Creation of visual materials, executive reports, and high-impact presentations for boards, clients, and strategic committees.
• Acting as a liaison between senior management, internal teams, clients, and external partners. Leadership of special projects, corporate events, and departmental initiatives with a high level of confidentiality and discretion.
• Processing of expense reports, invoices, budgets, and purchase orders within the SAP system. Maintenance and efficient organization of databases and digital files for management.

Demonstrable prior experience in roles such as Executive Assistant, Management Assistant, or senior support positions for executive committees, preferably in multinational environments.

English C1/C2 is essential.

Proficient and regular use of the SAP system (highly valued / essential for operational functions).

Knowledge of Ukrainian and/or Italian is a plus.

Availability for occasional travel (estimated at a maximum of 3-4 days per month).

Residence in Seville or its surrounding areas.

EUR 30,000–40,000 per year

Fixed-term contract of 12 months' duration.

Full-time position: 40 hours/week.

Schedule: Flexible working hours from Monday to Thursday, 9:00 AM to 5:00 PM, and Fridays from 9:00 AM to 3:00 PM. Summer schedule (July and August) until 3:30 PM.

Hybrid model.

Salary Range: €30,000

Start date: September 1st.

full-time

fixed-term

hybrid

Human Resources

• Control, priorización y optimización del calendario ejecutivo; resolución autónoma de solapamientos; organización integral de logística e itinerarios de viajes complejos nacionales e internacionales; filtrado de correos e interlocución previa.
• Preparación de agendas de reuniones, compilación de documentación previa y briefings ejecutivos. Redacción de actas en reuniones de alta dirección (Board Meetings, comités) y seguimiento de compromisos acordados (action items).
• Creación de material visual, informes ejecutivos y presentaciones de alto impacto para juntas, clientes estratégicos y comités.
• Actuar como nexo de unión entre la alta dirección, equipos internos, clientes y socios externos. Liderazgo de proyectos especiales, eventos corporativos e iniciativas del departamento con alto nivel de confidencialidad y discreción.
• Tramitación de reportes de gastos, facturas, presupuestos y pedidos dentro del sistema SAP. Mantenimiento y organización eficiente de bases de datos y archivos digitales de la dirección.

Experiencia previa demostrable en roles de Executive Assistant, Asistente de Dirección o puestos de soporte senior a comités ejecutivos, preferiblemente en entornos multinacionales.

Inglés C1/C2 imprescindible.

Manejo fluido y habitual del sistema SAP (muy valorable / imprescindible para las funciones operativas).

Valorable aportar conocimientos de ucraniano e/o italiano.

Disponibilidad para viajar puntualmente (estimado en un máximo de 3-4 días al mes).

Residencia en Sevilla o cercanías.

EUR 30,000–40,000 per year

Contratación temporal de 12 meses de duración.

Jornada completa: 40h/semana.

Horario: Horario flexible de lunes a jueves de 09:00 a 17:00 h y los viernes de 09:00 a 15:00 h. Horario de verano (julio y agosto) hasta las 15:30 h.

Modalidad: Híbrida.

Banda Salarial: 30.000€

Incorporación: 1 de septiembre.

full-time

fixed-term

hybrid

Recursos Humanos