Asistente Ejecutivo

Buscamos un Executive Assistant altamente organizado y proactivo para brindar apoyo principal al Executive Vice President Global Delivery, además de asistir al equipo de liderazgo de delivery según sea necesario para garantizar que se cumplan los compromisos con los clientes y que las operaciones funcionen sin contratiempos. Situado en el corazón de la organización de delivery, este puesto ayudará a mantener y mejorar los procesos internos que mantienen la eficacia del liderazgo de delivery, coordinará el flujo de información entre los equipos de delivery, el liderazgo y los clientes, y garantizará que las prioridades de delivery se mantengan alineadas con los objetivos y compromisos organizativos.

• Gestionar la agenda del EVP Global Delivery, programando reuniones con partes interesadas internas y externas en múltiples zonas horarias, resolviendo conflictos, protegiendo el tiempo de concentración y señalando las solicitudes que requieran atención urgente.
• Organizar y gestionar todos los viajes del EVP Global Delivery, incluyendo vuelos, hoteles, transporte y visados cuando sea necesario, preparando itinerarios detallados para visitas a clientes y compromisos en las sedes, y procesando informes de gastos con precisión y discreción.
• Actuar como punto de contacto entre el EVP Global Delivery, el Executive Committee y los equipos de delivery, derivando las solicitudes a las personas adecuadas, comunicando decisiones y prioridades, y coordinando equipos distribuidos en diferentes zonas horarias.
• Preparar los materiales del EVP Global Delivery para las reuniones del Board y del Executive Committee, recopilando aportaciones de los equipos de delivery, ensamblando y dando formato al paquete de la reunión, redactando las actas y realizando el seguimiento de los puntos de acción resultantes hasta su finalización.
• Apoyar la cadencia de las reuniones de liderazgo de delivery mediante la elaboración de agendas, la recopilación y distribución de materiales de lectura previa, la redacción de actas y el seguimiento con los responsables de las acciones hasta que cada punto se haya cerrado.
• Mantener un seguimiento consolidado de los compromisos de delivery, incluyendo hitos de proyectos, entregables para clientes, escaladas y dependencias interfuncionales, proporcionando al EVP Global Delivery informes de estado periódicos que destaquen los elementos en riesgo, mientras se maneja la información sensible con estricta confidencialidad.
• Realizar otras responsabilidades según se requiera razonablemente en alineación con el propósito del puesto.

• Más de 5 años de experiencia en un puesto de Executive Assistant o administrativo sénior reportando directamente a la alta dirección, idealmente apoyando a liderazgos de delivery, operaciones o de cara al cliente.
• Logros demostrados apoyando a ejecutivos de nivel C-suite y de junta directiva, con sólidas habilidades organizativas para gestionar múltiples prioridades y partes interesadas.
• Excepcionales habilidades de comunicación escrita y verbal en inglés; se considera un plus el conocimiento de español, ucraniano o ruso.
• Capacidad para mantener una estricta confidencialidad y manejar información sensible de la empresa y de los clientes con discreción.
• Experiencia demostrada en la gestión de viajes ejecutivos internacionales, incluyendo vuelos, alojamiento, visados, itinerarios, presupuestos de viaje y administración de gastos.
• Experiencia demostrada liderando proyectos de principio a fin con responsabilidad sobre presupuestos, plazos y gestión de partes interesadas, combinada con una sólida visión financiera, incluyendo la capacidad de interpretar estados de P&L, balances y los principales impulsores del rendimiento empresarial como el margen, el flujo de caja y los costes.
• Persona flexible, proactiva y con espíritu de equipo, cómoda en entornos de rápido crecimiento y ritmo acelerado, con confianza para trabajar con equipos remotos y distribuidos en múltiples zonas horarias.