Asistente Ejecutivo Sénior

• Más de 3 años como EA, Chief of Staff o Life Manager apoyando directamente a un fundador o CEO (en la parte profesional y personal)
• Experiencia demostrada asumiendo proyectos de principio a fin, no solo coordinándolos
• Planificación avanzada de viajes internacionales y gestión de agendas complejas
• Uso intensivo diario de herramientas de IA y sólidas habilidades en Google Workspace, Slack, hojas de cálculo y una herramienta de gestión de proyectos (ClickUp/Notion/Asana)
• Excelente inglés escrito: claro, conciso y capaz de escribir con el estilo de Mina
• Discreción absoluta con información confidencial de negocios, financiera y personal

• Experiencia en una startup de alto crecimiento, agencia, e-commerce o entorno de fundador con múltiples negocios
• HubSpot, PandaDoc/DocuSign, o conocimientos básicos de finanzas/contabilidad
• Has creado automatizaciones (Zapier, Make, flujos de trabajo de IA)
• Has gestionado o coordinado personal doméstico o un equipo pequeño

• 3.000 $ - 4.000 $/mes, con aumentos basados en el rendimiento
• 36 días de PTO (vacaciones pagadas) al año
• Mentoría directa de Mina y un camino claro hacia el puesto de Chief of Staff
• Exposición a fundadores de alto nivel y viajes únicos

Mina Elias es un fundador y CEO que dirige varias empresas en los sectores de crecimiento en Amazon (Trivium Group, n.º 170 en la lista Inc. 5000, más de 300 marcas atendidas), estética (MDW Aesthetics) y colocación de ejecutivos, con más de 90 personas a su cargo. Se mueve rápido, tiene más ideas que horas y dirige sus negocios con un conjunto de agentes de IA junto a su equipo.

Serás su mano derecha. Protegerás su tiempo, convertirás sus ideas en proyectos que se lleven a cabo y mantendrás su vida profesional y personal en marcha sin que él tenga que preocuparse por ello. Medimos este puesto con un solo número: cuántas horas a la semana le devuelves a Mina.

Este no es un trabajo de "gestionar la agenda y esperar instrucciones". Empezarás como un EA de alto nivel y, a medida que ganes su confianza, evolucionarás hasta convertirte en un verdadero Chief of Staff: dirigirás proyectos, harás que la gente rinda cuentas y representarás a Mina en reuniones.

Chief of Staff: negocio y ejecución

• Convertir las ideas, notas de voz y decisiones de reuniones de Mina en proyectos claros con responsables y plazos, y realizar el seguimiento hasta que estén terminados
• Mantener una lista de tareas pendientes priorizada y actualizada para Mina. Cada elemento incluirá contexto, una solución recomendada y un claro "yo puedo encargarme de esto" o "necesito tu decisión"
• Filtrar todo lo que llega a Mina desde sus equipos y traerle solo lo que realmente necesita, en listas cortas y numeradas
• Preparar y realizar el seguimiento de las reuniones de liderazgo: agendas, notas, puntos de acción y rendición de cuentas
• Liderar proyectos especiales de principio a fin (lanzamientos, eventos, nuevos emprendimientos, implementación de proveedores o herramientas)
• Apoyar acuerdos y asociaciones: seguimiento del pipeline en HubSpot y contratos en PandaDoc/DocuSign
• Con el tiempo, asistir a reuniones y tomar decisiones en nombre de Mina

Apoyo ejecutivo

• Gestionar una agenda compleja entre varias empresas y zonas horarias: planificar la semana siguiente, proteger el tiempo de concentración y preparar a Mina para cada reunión
• Clasificar su bandeja de entrada y mensajes, redactar respuestas con su estilo y gestionar comunicaciones sensibles con discreción
• Gestionar gastos, facturas y pagos a proveedores, y realizar la conciliación entre entidades

Viajes y operaciones personales

• Planificar y reservar viajes internacionales premium de principio a fin, incluyendo puntos de fidelidad, salas VIP, servicios de conserjería, itinerarios detallados y planes de contingencia
• Organizar viajes de varias semanas, retiros y eventos
• Coordinar el hogar: gestión de la casa, proveedores, limpieza, mantenimiento, citas de bienestar, planes de comidas y sociales
• Trabajar estrechamente con la pareja de Mina para que las prioridades personales nunca se pasen por alto

Sistemas e IA

• Construir y mantener el sistema operativo en torno a Mina: SOP (procedimientos operativos estándar), rastreadores y procesos recurrentes en ClickUp, Notion, Slack y Google Workspace
• Utilizar herramientas de IA (Claude, ChatGPT y nuestros agentes de IA internos) cada día para realizar el trabajo de varias personas. Si una tarea se repite, la automatizas o la documentas

Jornada completa, de lunes a viernes de 9 a 17:00 + disponibilidad para asuntos urgentes: 3.000 $ - 4.000 $/mes + aumentos por rendimiento

• 30 días: Te haces responsable de la agenda de Mina, la clasificación de su bandeja de entrada, los viajes y la lista de tareas pendientes. Nada de lo que pida se pierde.
• 60 días: Diriges la revisión semanal de prioridades, persigues cada tema pendiente sin que te lo pidan y has documentado los SOP principales.
• 90 días: Mina te entrega proyectos enteros, no solo tareas. Sus equipos acuden a ti primero. Puedes medir más de 10 horas semanales recuperadas.

• Alto sentido de la responsabilidad. Ves el problema, aportas dos soluciones y lo arreglas antes de que nadie te lo pida
• Calma bajo presión. Eres capaz de pasar de un correo de nivel de junta directiva a un aire acondicionado estropeado sin perder el ritmo en ninguno de los dos
• Persona con piel dura y directa. Aceptas bien el feedback directo y sabes rebatir cuando algo no es correcto
• Competitivo y con ambición. Quieres ser el mejor en esto y quieres crecer hasta convertirte en Chief of Staff