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Attendance Control Administrator

Iberia
Iberia
Madrid, SpainOn-siteCompetitiveAdded 26 days agoMid · 2-3 yearsPermanentRemote: On Site🇪🇸Spanish: Native
🇪🇸 Translated from SpanishSapExcelRgpdGestión de presenciaGestión de tiempos

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Requirements

Higher Vocational Training (FP Superior) in Administration, payroll management.

• Minimum experience: 2-3 years in administrative functions related to attendance management or time management.
• Languages: English B1 or equivalent.
• IT Systems: SAP, attendance and time management tools, Microsoft Office (Advanced Excel).

Job Description

Our company

We are the largest Spanish airline and a leader between Europe and Latin America; we belong to the IAG aviation group and are part of the oneworld alliance. Our goal is to always be the best travel option for our customers and for them to feel that for us, the most important things are their safety and the quality and experience of their journey. In addition to the airline, we have aircraft maintenance as a complementary business.

At Iberia, we value our professionals being an example of behavior for customers, but also within the team. We expect everyone who joins us to be an example of these.

Job Mission

Manage the attendance control mailbox, handling inquiries and incidents related to time records, permits, and traceability in corporate systems.
Main Functions
• Validate and manage leave requests, verifying their compliance with internal regulations and current labor agreements.
• Manage and update schedules, work groups, and meal allowance centers in corporate systems, ensuring correct assignment.
• Manage new hires in relation to attendance control, performing the assignment of work groups.
• Maintain the reliability of attendance records across multiple systems.
• Monitor and control unjustified absences, identifying incidents and coordinating with the corresponding areas.
• Resolve incidents in attendance control systems in coordination with other areas.
• Manage medical leave permits, ensuring their correct processing and registration according to established procedures.
• Apply and supervise attendance validation rules, verifying the correct imputation of hours worked and labor absences.
• Management of sensitive personnel information in accordance with data protection regulations (GDPR).
• Simultaneous management of administrative incidents related to time records for a high volume of personnel.
Education/Training
Higher Vocational Training (FP Superior) in Administration, payroll management.

• Minimum experience: 2-3 years in administrative functions related to attendance management or time management.
• Languages: English B1 or equivalent.
• IT Systems: SAP, attendance and time management tools, Microsoft Office (Advanced Excel).

Talent at Iberia:

We value our professionals being an example of behavior for customers, but also within the team. We expect everyone who joins us to be an example of these.

  • We are one and diverse: You work in a coordinated, open, and collaborative manner pursuing a common goal in a diverse and inclusive environment.
  • We put in soul and passion: You make things happen by involving yourself to the fullest in everything you do.
  • We reinvent tomorrow: You look for new and different ideas to solve problems.
  • We connect with our customers and colleagues: You always want to go a step beyond what is expected, with a smile and a pleasant manner.
  • We make it simple and efficient: We focus on what is important, analyzing situations and eliminating that which does not add value.
  • Safety is in our DNA: We work with the same attention and care as on the first day: in every ground operation, in every flight. We know the processes and apply them rigorously.

Our commitment to Diversity, Equity, and Inclusion

At Iberia, we are one and diverse. We are a faithful reflection of today's society and have teams with very diverse profiles that enrich us to be more creative and innovative.

We believe in talent without labels and are fully committed to offering the same professional opportunities to all people. Therefore, all decisions in our selection processes are based exclusively on the competencies, skills, and knowledge necessary for the performance of the position.

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Nuestra compañía

Somos la mayor aerolínea española y líder entre Europa y América Latina; pertenecemos al grupo aéreo IAG y formamos parte de la alianza oneworld. Nuestro objetivo es ser siempre la mejor opción para viajar para nuestros clientes y que sientan que para nosotros lo más importante es su seguridad y la calidad y experiencia de su viaje. Además de la aerolínea tenemos como negocio complementario el mantenimiento de aviones.

En Iberia valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.

Misión del Puesto

Gestionar el buzón de control de presencia, atendiendo consultas e incidencias relacionadas con registros de jornada, permisos trazabilidad en los sistemas corporativos.
Principales Funciones
• Validar y gestionar solicitudes de permisos, verificando su adecuación a la normativa interna y a los acuerdos laborales vigentes,
• Gestionar y actualizar horarios, grupos de trabajo y centros de dieta en los sistemas corporativos, asegurando la correcta asignación
• Gestionar las nuevas incorporaciones en relación con el control de presencia, realizando la asignación de grupos de trabajo
• Mantenimiento de la fiabilidad de registros de presencia en múltiples sistemas.
• Realizar el seguimiento y control de ausencias injustificadas, identificando incidencias y coordinando con las áreas correspondientes
• Resolución de incidencias en sistemas de control de presencia en coordinación con otras áreas.
• Gestionar los permisos de bajas asegurando su correcta tramitación y registro conforme a los procedimientos establecidos.
• Aplicar y supervisar las normas de validación de presencia, verificando la correcta imputación de horas trabajadas, ausencias laboral
• Gestión de información sensible del personal conforme a normativa de protección de datos (RGPD).
• Gestión simultánea de incidencias administrativas relacionadas con registros de jornada de un alto volumen de personal.
Formación
FP Superior en Administración, gestión de nóminas.

• Experiencia mínima: 2-3 años en funciones administrativas relacionadas con gestión de presencia o gestión de tiempos.
• Idiomas: Inglés B1 o equivalente.
• Sistemas informáticos: SAP, herramientas de gestión de presencia y tiempos, Microsoft Office (Excel avanzado).

El talento en Iberia:

Valoramos que nuestros profesionales sean un ejemplo de comportamientos para los clientes, pero también dentro del equipo. Esperamos que todas las personas que se incorporen sean un ejemplo de estos.

  • Somos uno y diversos: Trabajas de manera coordinada, abierta y colaborativa persiguiendo un objetivo común en un entorno diverso e inclusivo.
  • Ponemos alma y pasión: Haces que las cosas pasen implicándote al máximo en todo lo que haces.
  • Reinventamos el mañana: Buscas ideas nuevas y distintas para solucionar los problemas.
  • Conectamos con nuestros clientes y compañeros: Siempre quieres ir un paso más allá de lo que esperan y con una sonrisa y un trato agradable.
  • Lo hacemos sencillo y eficiente: Ponemos foco en lo importante, analizando las situaciones y eliminando aquello que no aporta valor
  • Llevamos la seguridad en ADN: Trabajamos poniendo la atención y el cuidado del primer día: en cada operación en tierra, en cada vuelo. Conocemos los procesos y los aplicamos con rigor.

Nuestro compromiso con la Diversidad, Equidad e Inclusión

En Iberia somos uno y diversos. Somos un fiel reflejo de la sociedad actual y tenemos equipos con perfiles muy diversos que nos enriquecen para ser más creativos e innovadores.

Creemos en el talento sin etiquetas y estamos plenamente comprometidos con ofrecer las mismas oportunidades profesionales a todas las personas. Por ello, todas las decisiones en nuestros procesos de selección se basan exclusivamente en las competencias, habilidades y conocimientos necesarios para el desempeño del puesto.

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