Operations and Administration Technician

Full-time | Central Madrid | €19,000 gross  per year

At Kleinson, we help companies and professionals thrive in international environments.

We are a consultancy specializing in corporate training, languages, cultural intelligence, professional skills, and talent development. We design and manage customized solutions for companies, from identifying needs to coordinating, monitoring, and evaluating each project.

We are looking to bring someone into our Operations and Administration department to contribute to the smooth administrative, financial, and operational running of the company.

This role involves monitoring Kleinson's administrative and economic operations, bringing organization, rigor, and financial judgment.

Although accounting and tax matters are handled by an external firm, we need someone who understands key accounting and financial concepts, monitors what is happening in the company, and acts as an effective liaison with the external firm.

We are looking for someone highly organized, detail-oriented, and capable of managing multiple tasks and priorities simultaneously.

• Monitoring cash flow.
  

• Issuing, receiving, reviewing, and tracking invoices.
  

• Administrative control of collections and payments.
  

• Analyzing and monitoring costs, margins, profitability, and return on investment.
  

• Reviewing suppliers, invoices, and economic conditions.
  

• Preparing, reviewing, and monitoring information sent to the accounting and tax firm.
  

• Preparing economic and operational reports for clients and Kleinson management.
  

• Managing and monitoring subsidized training actions through FUNDAE.
  

• Identifying issues and proposing improvements to internal processes.
  

• Monitoring and managing subsidies.
  

• Providing administrative support to other areas of the company as operational needs require.
  

• At least two years of experience in administration, operations, accounting, finance, or similar roles.
  

• Knowledge of invoicing, cash flow, collections, payments, and accounting concepts.
  

• Ability to interpret economic data.
  

• Strong command of Excel or Google Sheets.
  

• Ease in learning and using digital tools, especially AI.
  

• Ability to organize, prioritize, and follow up on multiple tasks simultaneously.
  

• Autonomy, initiative, and sound judgment in managing daily work, with attention to detail and commitment to deadlines.
  
• Responsibility, self-demand, results orientation, and a cross-functional view of the company's operations.
  

• Ability to work as part of a team and communicate clearly and professionally.
  

• Training in Finance, Accounting, Business Administration, or a related field.
  

• Practical experience in managing subsidized training through FUNDAE.
  

• Experience in training companies, consulting, or B2B services.
  

• Sufficient English level to operate in an international professional environment.
  

• Full-time contract.
  

• Standard working hours from Monday to Thursday, 9:00 AM to 6:00 PM, and Friday, 8:00 AM to 3:00 PM
  

• Option to end the day at 5:30 PM by taking a 30-minute lunch break.
  

• Intensive working day (continuous shift) for two months during the summer.
  

• One day of remote work per week.
  

• Salary of €19,000 gross  per year, paid in 12 installments.
  

• Location in central Madrid, Sol area.
  

• Training and support during the onboarding period.
  

• A position with autonomy and opportunities for learning and development.
  

• Join a close-knit, international, and multidisciplinary team.
  

• Active participation in improving the internal processes of a growing consultancy.
  

• Opportunity for growth.
  

If you enjoy working with numbers, like bringing order, and have the ability to understand what happens in a company from an administrative, financial, and operational perspective, we would love to meet you.

Send us your CV and briefly tell us about your experience in administration, financial management, and, if applicable, FUNDAE.

Jornada completa | Madrid centro | 19000 € brutos  anuales

En Kleinson ayudamos a empresas y profesionales a desenvolverse con éxito en entornos internacionales.

Somos una consultora especializada en formación empresarial, idiomas, inteligencia cultural, habilidades profesionales y desarrollo del talento. Diseñamos y gestionamos soluciones personalizadas para empresas, desde la detección de necesidades hasta la coordinación, el seguimiento y la evaluación de cada proyecto.

Buscamos incorporar una persona al área de Operaciones y Administración que contribuya al buen funcionamiento administrativo, financiero y operativo de la compañía.

Realizar el seguimiento de la operativa administrativa y económica de Kleinson, aportando organización, rigor y criterio financiero.

Aunque la contabilidad y la fiscalidad se gestionan mediante una asesoría externa, necesitamos una persona que comprenda los principales conceptos contables y financieros, controle lo que sucede en la empresa y actúe como enlace eficaz con la asesoría.

Buscamos a alguien muy organizado, con atención al detalle y capacidad para gestionar simultáneamente distintas tareas y prioridades.

• Seguimiento de la tesorería.
  

• Emisión, recepción, revisión y seguimiento de facturas.
  

• Control administrativo de cobros y pagos
  

• Análisis y seguimiento de costes, márgenes, rentabilidad y retorno de la inversión.
  

• Revisión de proveedores, facturas y condiciones económicas.
  

• Preparación, revisión y seguimiento de la información enviada a la asesoría contable y fiscal.
  

• Elaboración de informes económicos y operativos para clientes y para la dirección de Kleinson.
  

• Gestión y seguimiento de las acciones formativas bonificadas a través de FUNDAE.
  

• Identificación de incidencias y propuesta de mejoras en los procesos internos.
  

• Seguimiento y gestión de subvenciones
  

• Apoyo administrativo a otras áreas de la empresa según las necesidades de la operativa.
  

• Al menos dos años de experiencia en administración, operaciones, contabilidad, finanzas o funciones similares.
  

• Conocimientos de facturación, tesorería, cobros, pagos y conceptos contables.
  

• Capacidad para interpretar datos económicos..
  

• Buen manejo de Excel o Google Sheets.
  

• Facilidad para aprender y utilizar herramientas digitales, especialmente IA
  

• Capacidad para organizar, priorizar y hacer seguimiento de varias tareas simultáneamente.
  

• Autonomía, iniciativa y criterio para gestionar el trabajo diario, con atención al detalle y compromiso con los plazos.
  
• Responsabilidad, autoexigencia, orientación a resultados y visión transversal de la operativa de la empresa.
  

• Capacidad para trabajar en equipo y comunicarse de manera clara y profesional.
  

• Formación en Finanzas, Contabilidad, Gestión Administrativa o similar.
  

• Experiencia práctica en la gestión de formación bonificada mediante FUNDAE.
  

• Experiencia en empresas de formación, consultoría o servicios B2B.
  

• Nivel de inglés suficiente para desenvolverse en un entorno profesional internacional.
  

• Contrato a jornada completa.
  

• Horario habitual de lunes a jueves, de 9:00 a 18:00 y de 8:00 a 15:00 los viernes
  

• Posibilidad de finalizar la jornada a las 17:30 realizando una pausa de 30 minutos para comer.
  

• Jornada intensiva durante dos meses en verano.
  

• Un día de teletrabajo a la semana.
  

• Retribución de 19000 € brutos anuales en 12 pagas.
  

• Ubicación en Madrid centro, zona Sol.
  

• Formación y acompañamiento durante la incorporación.
  

• Un puesto con autonomía y posibilidades de aprendizaje y desarrollo.
  

• Incorporación a un equipo cercano, internacional y multidisciplinar.
  

• Participación activa en la mejora de los procesos internos de una consultora en crecimiento.
  

• Posibilidad de crecimiento
  

Si te gustan los números, disfrutas poniendo orden y tienes capacidad para comprender lo que sucede en una empresa desde una perspectiva administrativa, financiera y operativa, nos encantará conocerte.

Envíanos tu CV y cuéntanos brevemente cuál ha sido tu experiencia en administración, gestión financiera y, si corresponde, FUNDAE.