Back Office Administrative Manager (M/F/X)

Back Office Administrative Manager (M/F/X)

At Manpower, we are seeking a Back Office Administrative Manager (M/F/X) to join a solid company in the wholesale distribution sector..

We are looking for an organized, methodical, and highly trustworthy person with experience in commercial administration and back office. Someone who enjoys working with processes, documentation, and customer service, with a service-oriented mindset, adaptability, and a desire to join a consolidated team.

What will your mission be?

To be the point of reference for the administrative management of the branch, ensuring the proper functioning of administrative and commercial processes, providing support to the Commercial Management, and offering excellent service to clients.

Your main responsibilities

Support to Commercial Management

• Direct support to the branch management.
• Preparation of management and monitoring reports.
• Maintenance of rates, commercial conditions, and data in the ERP.
• Identification and proposal of improvements in administrative processes.

Administration and Back Office

• Full order management: reception, review, tracking, and closure.
• Filing and document control.
• Management of delivery notes, invoicing, and commercial documentation.
• Coordination with the warehouse for the correct preparation and dispatch of orders.
• Supervision of the proper execution of daily administrative processes.

Customer Service

• Phone and email support for professional clients.
• Resolution of inquiries regarding orders, deliveries, availability, and invoicing.
• Management and follow-up of incidents and claims.
• Contributing to providing agile, close, and high-quality service.

What are we looking for?

• Training in Administration, Business Management, or similar.
• Minimum of 2-3 years of experience in a commercial administration or back office role.
• Proficiency with ERP systems (Navision, SAP, Sage, or similar).
• Advanced level of Excel and office tools.
• Organized, methodical, and with strong planning skills.
• Ability to manage priorities and work autonomously.
• Ease of integrating into consolidated teams and adapting to established procedures.
• Strong customer orientation and excellent communication skills.
• Discretion, confidentiality, and a high sense of responsibility.
• Commitment, reliability, and a drive for stability.

Will be valued

• Experience in wholesale distribution or logistics companies.
• Knowledge of Italian or English.

What do we offer?

• Immediate start.
• Permanent contract.
• Competitive salary based on experience.
• Joining a solid and stable company, where you will play a key role in the daily operations of the business and can add value through the continuous improvement of administrative processes.

• Full-time position, Monday to Friday, from 9:00 AM to 6:00 PM, with a one-hour lunch break.

If you fit the profile, we would love to meet you as soon as possible. The selection process will begin immediately.

Responsable Administrativo/a Back Office (H/M/X)

En Manpower estamos seleccionando un/a Responsable Administrativo/a Back Office (H/M/X) para incorporarse a una sólida empresa del sector de la distribución mayorista..

Buscamos una persona organizada, metódica y de absoluta confianza, con experiencia en administración comercial y back office. Alguien que disfrute trabajando entre procesos, documentación y atención al cliente, con vocación de servicio, capacidad de adaptación y ganas de integrarse en un equipo consolidado.

¿Cuál será tu misión?

Ser la persona de referencia en la gestión administrativa de la delegación, garantizando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos y comerciales, dando soporte a la Dirección Comercial y ofreciendo un excelente servicio a los clientes.

Tus principales funciones

Soporte a Dirección Comercial

• Apoyo directo a la Dirección de la delegación.
• Elaboración de informes de gestión y seguimiento.
• Mantenimiento de tarifas, condiciones comerciales y datos en el ERP.
• Identificación y propuesta de mejoras en los procesos administrativos.

Administración y Back Office

• Gestión integral de pedidos: recepción, revisión, seguimiento y cierre.
• Archivo y control documental.
• Gestión de albaranes, facturación y documentación comercial.
• Coordinación con almacén para la correcta preparación y expedición de pedidos.
• Supervisión del correcto desarrollo de los procesos administrativos diarios.

Atención al Cliente

• Atención telefónica y por correo electrónico a clientes profesionales.
• Resolución de consultas sobre pedidos, entregas, disponibilidad y facturación.
• Gestión y seguimiento de incidencias y reclamaciones.
• Contribuir a ofrecer un servicio ágil, cercano y de calidad.

¿Qué buscamos?

• Formación en Administración, Gestión Empresarial o similar.
• Experiencia mínima de 2-3 años en un puesto de administración comercial o back office.
• Manejo de ERP (Navision, SAP, Sage o similares).
• Nivel avanzado de Excel y herramientas ofimáticas.
• Persona organizada, metódica y con gran capacidad de planificación.
• Capacidad para gestionar prioridades y trabajar con autonomía.
• Facilidad para integrarse en equipos consolidados y adaptarse a procedimientos establecidos.
• Alta orientación al cliente y excelentes habilidades de comunicación.
• Discreción, confidencialidad y elevado sentido de la responsabilidad.
• Compromiso, fiabilidad y vocación de estabilidad.

Se valorará

• Experiencia en empresas de distribución mayorista o logística.
• Conocimientos de italiano o inglés.

¿Qué ofrecemos?

• Incorporación inmediata.
• Contrato indefinido.
• Salario competitivo en función de la experiencia aportada.
• Incorporación a una empresa sólida y estable, donde desempeñarás un papel clave en el funcionamiento diario del negocio y podrás aportar valor a través de la mejora continua de los procesos administrativos.

• Jornada completa de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas, con una hora para comer.

Si encajas con el perfil, nos encantará conocerte cuanto antes. El proceso de selección comenzará de inmediato.