Administration with English

Manage and coordinate the company's administrative tasks, ensuring the proper functioning of administrative, documentary, and communication processes, both nationally and internationally, using English as the usual language in dealings with clients, suppliers, and other subsidiaries or collaborators.

• Manage administrative documentation and physical and digital filing.
• Prepare, review, and process orders, quotes, contracts, and commercial documentation.
• Handle and manage phone calls, emails, and video conferences in Spanish and English.
• Maintain communication with clients, suppliers, and international collaborators.
• Carry out administrative follow-up of purchases and sales.
• Prepare reports, presentations, and reports for management.
• Coordinate calendars, meetings, trips, and reservations when necessary.
• Manage databases and update information in management systems (ERP/CRM).
• Support invoicing, document control, and tracking of payments and collections.
• Collaborate with other departments to ensure the proper management of administrative processes.
• Ensure confidentiality of information and compliance with internal procedures.

• Higher Level Training Cycle in Administration and Finance, Executive Assistance, or similar.
• University education in Business Administration, Business Management, or related fields will be valued.

• Spanish: Native or equivalent.
• English: B2-C1 level (oral and written). Ability to maintain conversations, draft documentation, and handle international communications.

Are you passionate about on-site work and looking for a project? Do you have experience in administration? At Paul Marlex we are collaborating with a leading company in the sector.

• Minimum 1 year of experience in administrative positions.
• Experience in industrial companies or with international activity will be valued.

• Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, and PowerPoint).
• Experience with ERP systems (SAP, Microsoft Dynamics, Navision, or similar).
• Document management and filing.
• Basic knowledge of invoicing and administration.
• Proficiency with video conferencing and collaboration tools.

• Organization and planning.
• Attention to detail.
• Communication skills.
• Internal and external client orientation.
• Teamwork.
• Proactivity and initiative.
• Ability to manage priorities.
• Discretion and confidentiality.
• Incident resolution.
• Adaptability and flexibility.

Gestionar y coordinar las tareas administrativas de la empresa, garantizando el correcto funcionamiento de los procesos administrativos, documentales y de comunicación, tanto a nivel nacional como internacional, utilizando el inglés como idioma habitual en la relación con clientes, proveedores y otras filiales o colaboradores.

• Gestionar la documentación administrativa y el archivo físico y digital.
• Elaborar, revisar y tramitar pedidos, ofertas, contratos y documentación comercial.
• Atender y gestionar llamadas, correos electrónicos y videoconferencias en español e inglés.
• Mantener la comunicación con clientes, proveedores y colaboradores internacionales.
• Realizar el seguimiento administrativo de compras y ventas.
• Preparar informes, presentaciones y reportes para la dirección.
• Coordinar agendas, reuniones, viajes y reservas cuando sea necesario.
• Gestionar bases de datos y actualizar la información en los sistemas de gestión (ERP/CRM).
• Apoyar en la facturación, control documental y seguimiento de pagos y cobros.
• Colaborar con otros departamentos para asegurar la correcta gestión de los procesos administrativos.
• Garantizar la confidencialidad de la información y el cumplimiento de los procedimientos internos.

• Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración y Finanzas, Asistencia a la Dirección o similar.
• Se valorará formación universitaria en Administración de Empresas, Empresariales o áreas afines.

• Español: Nativo o equivalente.
• Inglés: Nivel B2-C1 (oral y escrito). Capacidad para mantener conversaciones, redactar documentación y atender comunicaciones internacionales.

¿Te apasiona el trabajo a pie de obra y buscas un proyecto? ¿Tienes experiencia en administración? Desde Paul Marlex estamos colaborando con una empresa referente del sector.

• Mínimo 1 años de experiencia en puestos administrativos.
• Se valorará experiencia en empresas industriales o con actividad internacional.

• Microsoft Office (Excel, Word, Outlook y PowerPoint).
• Experiencia con sistemas ERP (SAP, Microsoft Dynamics, Navision o similares).
• Gestión documental y archivo.
• Conocimientos básicos de facturación y administración.
• Manejo de herramientas de videoconferencia y colaboración.

• Organización y planificación.
• Atención al detalle.
• Capacidad de comunicación.
• Orientación al cliente interno y externo.
• Trabajo en equipo.
• Proactividad e iniciativa.
• Capacidad para gestionar prioridades.
• Discreción y confidencialidad.
• Resolución de incidencias.
• Adaptabilidad y flexibilidad.