Commercial Department Administrative Assistant

Do you have experience as a Commercial Administrative Assistant in the HORECA sector?

We are looking for a person to provide comprehensive support to the Commercial Department, ensuring the correct administrative processing of the sales cycle (orders, invoicing, shipping, and incident resolution), managing a catalog with a high volume of references, and providing fast, high-quality follow-up to clients in the hospitality sector (HORECA).

● Order Management and Processing: Receipt, data entry, and validation of

customer orders via ERP, phone, and email.

● Invoicing and Collections: Issuing and managing invoices, delivery notes, and credits, as well as

support in collections follow-up and customer account reconciliation.

● Customer Service and After-Sales: Direct point of contact for clients (restaurants,

hotels, catering, etc.) to resolve questions about the catalog, stock availability,

delivery times, and issues.

● Incident Management: Fast and efficient processing of breakages, returns,

transport company claims, or delivery errors.

● Commercial Follow-Up: Monitoring the status of quotes, pending orders, and

support for the external sales team in sending offers and technical information.

● Reference and Inventory Control: Continuous and systematic management of a broad

commercial catalog (+1,000 references of equipment, tableware, and consumables

for the HORECA sector).

Minimum 2 years of experience in an administrative-commercial position

within the equipment,

hospitality supply, or HORECA distribution sector.

Knowledge

Technical skills

Proficient use of ERP tools (Sage, SAP, Navision, or

sector-specific ERPs such as NeoD/Unita) and

advanced Microsoft Excel skills (data cross-referencing, dynamic tables).

Salary according to the collective agreement and flexible working hours.

General schedule (Monday to Thursday): 8:00 a.m. to 1:30 p.m. and 4:00 p.m. to 7:00 p.m.

● Friday: 8:00 a.m. to 4:00 p.m. (continuous working day)

● August: 8:00 a.m. to 4:00 p.m. (continuous working day)

● Malaga Fair: Company closed (vacation/rest day)

¿Tienes experiencia como Administrativo Comercial sector Horeca?

Buscamos una persona para dar soporte integral al Departamento Comercial garantizando la correcta tramitación administrativa del ciclo de venta (pedidos, facturación, expedición y resolución de incidencias), gestionando un catálogo con elevado volumen de referencias y asegurando un seguimiento ágil y de alta calidad a los clientes del sector hostelería (HORECA).

● Gestión y Tramitación de Pedidos: Recepción, mecanización y validación de

pedidos de clientes a través de ERP, teléfono y correo electrónico.

● Facturación y Cobros: Emisión y control de facturas, albaranes, abonos, así como

apoyo en el seguimiento de cobros y conciliación de cuentas de clientes.

● Atención al Cliente y Postventa: Vía directa de contacto con clientes (restaurantes,

hoteles, catering, etc.) para resolver dudas de catálogo, disponibilidad de stock,

plazos de entrega e incidencias.

● Gestión de Incidencias: Tramitación rápida y eficaz de roturas, devoluciones,

reclamaciones de agencias de transporte o errores en entregas.

● Seguimiento Comercial: Control del estado de presupuestos, pedidos pendientes y

apoyo a la fuerza de ventas externa en el envío de ofertas e información técnica.

● Control de Referencias e Inventario: Manejo continuo y sistemático de un amplio

catálogo comercial (+1.000 referencias de equipamiento, menaje y consumibles

HORECA).

Mínimo 2 años de experiencia en puesto

administrativo-comercial dentro del sector equipamiento,

suministros de hostelería o distribución HORECA.

Conocimientos

técnicos

Manejo ágil de herramientas ERP (Sage, SAP, Navision o

ERPs propios del sector como NeoD/Unita) y Microsoft

Excel nivel avanzado (cruces de datos, tablas dinámicas)

salario según convenio y horario flexible

Horario general (Lunes a Jueves): 08:00 a 13:30 h y 16:00 a 19:00 h

● Viernes: 08:00 a 16:00 h (Jornada intensiva)

● Mes de Agosto: 08:00 a 16:00 h (Jornada intensiva)

● Feria de Málaga: Cierre de empresa (Vacaciones/descanso laboral)