Administrative Assistant

Do you have experience in industrial administrative environments and are you looking to give your professional career a boost with a world leader? At Randstad we are selecting a motivated Administrative Assistant for Logistics and Purchasing to join on a temporary basis the dynamic team of a top-tier multinational. This opportunity will allow you to immerse yourself in a corporate environment focused on technological transformation, where each of your actions will have a direct impact on the supply chain and on the satisfaction of large-scale clients. If you are passionate about logistical precision, procurement management, and multilingual environments, this position offers you the ideal setting to enhance your professional skills, work with advanced digital tools, and expand your professional network in a sector in constant growth and technological evolution.

As an Administrative Assistant for Logistics and Purchasing, your main mission will be to provide comprehensive support to logistical, administrative, and purchasing flows, ensuring informational and operational fluidity between the warehouse, the technical sales department, and suppliers. Your responsibilities will be structured as follows:

Document Management and International Compliance: You will carry out meticulous control of logistical paperwork. This includes rigorously cross-checking delivery notes and invoices for incoming mechanical and electronic components against purchase orders in the computer system to avoid discrepancies. Likewise, you will manage consignment notes (CMR) and safeguard documentation from national and international carriers, ensuring that each record scrupulously complies with the multinational's ethical and quality standards.

Procurement Support (Technical Purchasing): You will support purchasing management by quickly entering purchase orders for materials or spare parts requested by engineers or plant managers into the ERP system. You will track delivery deadlines by communicating with European logistics hubs and international suppliers (usually through correspondence in English), issuing early alerts about potential delays affecting the supply chain.

Logistics Coordination and Warehouse Flow: You will keep the inventory updated by recording in real time the incoming and outgoing movements of motors, valves, and frequency converters in the system. You will manage operational incidents upon receipt of defective, incomplete, or technically discrepant materials, processing returns or claims, and you will coordinate with approved transport agencies the pickup and delivery time slots at key locations such as Madrid, Catalonia, or the Basque Country.

Commercial and Internal Administrative Support: You will act as a key communication bridge between the technical sales department and warehouse staff to expedite shipments. You will handle internal inquiries about the status and location of technical component shipments and will keep corporate databases regarding carriers, rates, and transit times permanently updated.

Compensation: A competitive salary of 16.90 euros gross per hour worked.

Working Day and Schedule: Temporary reinforcement contract with a flexible morning shift, with an entry time to choose between 9:00 AM and 10:00 AM, facilitating personal and professional balance.

Work Environment: Integration into an international, cutting-edge, digitalized work environment with a healthy, cooperative working climate and great prestige in the industrial market.

Randstad Support: Continuous support from our specialized selection consultants throughout the entire onboarding and integration process at the client company.

To successfully perform the role of Administrative Assistant for Logistics and Purchasing, we are looking for a professional who meets the following academic and professional characteristics:

Academic Background: Qualification from a Vocational Training program at Intermediate or Advanced Level in Business Administration, International Trade, Logistics Management, or an equivalent university degree.

Work Experience: Demonstrable previous experience (minimum 1 to 2 years) in administrative support functions within purchasing, logistics, procurement, or customer service departments in the industrial sector.

Language Skills: Fluent command of English (verifiable B2 intermediate-advanced level), with particular skill in writing emails and technical written communication with international suppliers.

Digital Skills: Proficiency in integrated business management systems (corporate ERPs such as SAP, Oracle, or similar) and command of office tools, especially spreadsheets.

Personal Skills: Excellent attention to detail for handling technical part references, digital agility, proactivity, and a high capacity to work in an organized manner in environments with peak activity.

¿Posees experiencia en entornos administrativos industriales y buscas dar un impulso a tu carrera profesional de la mano de un líder mundial? En Randstad estamos seleccionando un Auxiliar Administrativo o Auxiliar Administrativa de Logística y Compras motivado o una Auxiliar Administrativo o Auxiliar Administrativa de Logística y Compras motivada para integrarse de manera temporal en el dinámico equipo de una multinacional de primer orden. Esta oportunidad te permitirá sumergirte en un entorno corporativo enfocado en la transformación tecnológica, donde cada una de tus acciones tendrá un impacto directo en la cadena de suministro y en la satisfacción de clientes de gran envergadura. Si te apasiona la precisión logística, la gestión de aprovisionamiento y los entornos multilingües, este puesto te ofrece el escenario ideal para potenciar tus competencias profesionales, trabajar con herramientas digitales avanzadas y expandir tu red laboral en un sector en constante crecimiento y evolución tecnológica.

Como Auxiliar Administrativo o Auxiliar Administrativa de Logística y Compras, tu misión principal consistirá en dotar de soporte integral a los flujos logísticos, administrativos y de compras, garantizando la fluidez informativa y operativa entre el almacén, el departamento de ventas técnicas y los proveedores. Tus responsabilidades se estructurarán de la siguiente manera:

Gestión Documental y Compliance Internacional: Llevarás a cabo un control minucioso del papeleo logístico. Esto incluye cotejar rigurosamente los albaranes y facturas de entrada de componentes mecánicos y electrónicos con las órdenes de compra del sistema informático para evitar desviaciones. Asimismo, gestionarás las cartas de porte (CMR) y custodiarás la documentación de transportistas nacionales e internacionales, asegurando que cada registro cumpla escrupulosamente con los estándares éticos y de calidad de la multinacional.

Soporte al Aprovisionamiento (Compras Técnicas): Apoyarás la gestión de compras grabando con agilidad las órdenes de compra de materiales o repuestos requeridos por los ingenieros o responsables de planta en el sistema ERP. Realizarás el seguimiento de los plazos de entrega comunicándote con hubs logísticos europeos y proveedores internacionales (habitualmente mediante correspondencia en inglés), emitiendo alertas tempranas ante posibles retrasos que afecten la cadena de suministro.

Coordinación Logística y Flujo de Almacén: Mantendrás el inventario actualizado registrando informáticamente en tiempo real las entradas y salidas de motores, válvulas y convertidores de frecuencia. Gestionarás las incidencias operativas ante la recepción de materiales defectuosos, incompletos o con discrepancias técnicas, tramitando devoluciones o reclamaciones, y coordinarás con las agencias de transporte homologadas las franjas horarias de recogida y entrega en delegaciones clave como Madrid, Cataluña o el País Vasco.

Soporte Administrativo Comercial e Interno: Actuarás como puente clave de comunicación entre el departamento de ventas técnicas y el personal de almacén para agilizar las expediciones. Atenderás consultas internas sobre el estado y localización de los envíos de componentes técnicos y mantendrás permanentemente actualizadas las bases de datos corporativas relativas a transportistas, tarifas y tiempos de tránsito.

Retribución Económica: Un salario competitivo de 16,90 euros brutos por hora trabajada.

Jornada y Horario: Contratación para refuerzo temporal con una jornada de mañana flexible, con hora de entrada a elegir entre las 09:00 y las 10:00 horas, facilitando el equilibrio personal y profesional.

Ambiente de Trabajo: Integración en un entorno laboral internacional, puntero, digitalizado y con un clima de trabajo saludable, cooperativo y de gran prestigio en el mercado industrial.

Acompañamiento Randstad: Soporte continuo por parte de nuestros consultores de selección o nuestras consultoras de selección especializados durante todo el proceso de onboarding e integración en la empresa cliente.

Para desempeñar con éxito el rol de Auxiliar Administrativo o Auxiliar Administrativa de Logística y Compras, buscamos un profesional o una profesional que reúna las siguientes características académicas y profesionales:

Formación Académica: Titulación de Ciclo Formativo de Grado Medio o Grado Superior en Administración de Empresas, Comercio Internacional, Gestión Logística o titulación universitaria equivalente.

Experiencia Laboral: Experiencia previa demostrable (mínimo de 1 a 2 años) en funciones de soporte administrativo en departamentos de compras, logística, aprovisionamiento o atención al cliente dentro del sector industrial.

Competencias Lingüísticas: Dominio fluido del idioma inglés (nivel B2 intermedio-avanzado comprobable), con especial destreza en redacción de correos electrónicos y comunicación técnica escrita con proveedores internacionales.

Habilidades Digitales: Destreza en el manejo de sistemas de gestión empresarial integrados (ERP corporativos como SAP, Oracle o similares) y dominio de herramientas ofimáticas, especialmente hojas de cálculo.

Competencias Personales: Excelente atención al detalle para el manejo de referencias de piezas técnicas, agilidad digital, proactividad y alta capacidad para trabajar de forma ordenada en entornos con picos de actividad.