Events Technician

General coordination of the operations of assigned congresses (administrative documentation, booth, catering, transportation, hotels, flights, presence and customer service...)

Management of the budget assigned per congress and comparison of expenses with historical data.

Processing of payments, review and correction of expense allocations when applicable.

Coordinating and carrying out institutional representation at congresses attended (presentation of the company, products and projects when necessary).

Institutional accompaniment of the property, executives or company personnel at related events.

Supervision and/or execution of the introduction of new contacts, their follow-up and collaboration in the actions to be carried out until the commercial action is established, safeguarding the company's interests.

Continuous search, portfolio creation and updating of sponsors for congresses and events.

Coordination of company personnel and external associates for participation in the congresses required.

Preparation of reports on the activity generated in its economic and relational scope.

Periodic reporting to the superior.

Support in new projects established by the company.

Diploma or Bachelor's degree in Public Relations, Institutional Relations, Protocol, Tourism or similar.

Demonstrable minimum experience of 2 years in a similar position.

Proficiency in the Microsoft Office package.

High level of English and French is essential. Knowledge of other languages will be valued.

Coordinación general de la operativa de congresos asignados, (documentación administrativa, stand, catering, transportes, hoteles, vuelos, presencia y atención al cliente…)

Gestión del presupuesto asignado por congreso y comparativa de gastos con el histórico.

Tramitación de pagos, revisión y corrección de imputación de gastos cuando corresponda.

Coordinar y realizar la representación institucional en los congresos que se asista (Presentación de compañía, productos y proyectos cuando sea necesario).

Acompañamiento institucional a la propiedad, directivos o personal de la compañía en los eventos relacionados.

Supervisión y/o ejecución de la introducción de nuevos contactos, de su seguimiento y colaboración en las acciones a realizar hasta el establecimiento de la acción comercial velando por los intereses de la compañía.

Búsqueda continua, creación de cartera y actualización de patrocinadores para congresos y eventos.

Coordinación del personal de la compañía y asociados externos para la participación en los congresos que se necesiten.

Realización de informes relativos de la actividad generada en su ámbito económico y relacional.

Reporte periódico a su superior.

Soporte en nuevos proyectos establecidos por la compañía.

Diplomatura o Licenciatura en Relaciones Públicas, Institucionales, Protocolo, Turismo o similar.

Experiencia mínima demostrable de 2 años en puesto similar.

Dominio del Paquete Informático Office.

Indispensable nivel alto de Inglés y Francés. Se valorará el conocimiento de otros idiomas.