Administrative Assistant for the Secretariat

We are looking to bring on an Administrative Assistant for the Secretariat for a well-established foundation-type entity linked to the cultural and environmental fields.

The selected candidate will provide administrative support to the Secretariat and Management, working closely with the Executive Assistant and contributing to the smooth running of the entity's daily activities.

Description and duties

The main responsibilities include:

-Support with calendar management, meeting preparation, and task follow-up.

-Phone and in-person assistance for users, suppliers, collaborators, and visitors.

-Management of correspondence, courier services, filing, and documentation.

-Updating and maintaining databases and contacts.

-Support with the organization of events, functions, meetings, and institutional visits.

-Management of invitations and follow-up with attendees.

-Basic administrative and accounting support for the Secretariat.

-Management of inventories, office supplies, and other general services.

-Coverage and support for the Executive Assistant during holidays and absences.

-Permanent contract with the company

-Salary of €25,013 gross per year.

-Full-time position of 37.5 hours per week.

-Schedule from Monday to Thursday from 9:00 a.m. to 5:30 p.m., with 30 minutes for lunch. Fridays are a continuous working day.

-One day of remote work per week, on Fridays.

-Continuous working day from mid-June to mid-September.

-Workplace in Madrid, Plaza de Castilla area.

-Stable, institutional, and well-established professional environment.

-High school diploma or equivalent qualification.

-At least 3 years of experience in administrative or secretarial duties.

-Good command of Microsoft Office 365 and databases.

-Organizational skills, attention to detail, and versatility.

-Good communication skills, discretion, and a service-oriented approach.

Buscamos incorporar un/a Auxiliar Administrativo/a de Secretaría para una consolidada entidad de carácter fundacional vinculada a los ámbitos cultural y medioambiental.

La persona seleccionada dará soporte administrativo/a a Secretaría y Dirección, trabajando en estrecha colaboración con la Executive Assistant y contribuyendo al buen funcionamiento de la actividad diaria de la entidad.

Descripción y funciones

Entre las principales responsabilidades se encuentran:

-Apoyo en la gestión de agendas, preparación de reuniones y seguimiento de tareas.

-Atención telefónica y presencial a usuarios, proveedores/as, colaboradores y visitas.

-Gestión de correspondencia, mensajería, archivo y documentación.

-Actualización y mantenimiento de bases de datos y contactos.

-Apoyo en la organización de eventos, actos, reuniones y visitas institucionales.

-Gestión de invitaciones y seguimiento de asistentes/as.

-Apoyo administrativo/a y contable básico de Secretaría.

-Gestión de inventarios, material de oficina y otros servicios generales.

-Cobertura y apoyo a la Executive Assistant durante vacaciones y ausencias.

-Contrato indefinido con empresa

-Salario de 25.013 € brutos anuales.

-Jornada completa de 37,5 horas semanales.

-Horario de lunes a jueves de 9:00 a 17:30 h, con 30 minutos para comer. Viernes intensivo.

-Un día de teletrabajo semanal, los viernes.

-Jornada intensiva desde mediados de junio hasta mediados de septiembre.

-Centro de trabajo en Madrid, zona Plaza de Castilla.

-Entorno profesional estable, institucional y consolidado.

-Bachillerato o titulación equivalente.

-Al menos 3 años de experiencia en funciones administrativos/as o de secretaría.

-Buen manejo de Microsoft Office 365 y bases de datos.

-Capacidad organizativa, atención al detalle y polivalencia.

-Buenas habilidades de comunicación, discreción y orientación al servicio.