Document Controller

We are looking for a Document Controller to manage, organize, and control project documentation, ensuring proper traceability of information, compliance with established procedures, and efficient coordination among technical teams, Project Managers, clients, and other stakeholders.

The selected candidate will play a key role in document management across multiple projects, ensuring the quality, integrity, and availability of documentation throughout the entire project lifecycle.

• Manage document management platforms used across various projects and clients.
• Manage the registration, distribution, filing, and tracking of technical and administrative documentation.
• Prepare and coordinate transmittals and document exchanges with clients, contractors, and collaborators.
• Keep document records, revisions, statuses, nomenclatures, and metadata up to date.
• Ensure proper traceability and preservation of project documentation.
• Conduct periodic reviews of document records and databases to identify issues or pending information.
• Track deliverables, comments, responses, and revisions through to completion.
• Verify documentation before issuance, ensuring compliance with client and project requirements.
• Coordinate with Project Managers and engineering teams to gather information and manage deliverables.
• Identify and communicate deviations or incomplete documentation for correction.
• Participate in the continuous improvement of document processes and procedures.
• Manage priorities and deadlines across multiple projects simultaneously.

• Join a leading company in engineering and services.
• Participation in national and international projects.
• Professional development in a dynamic and multicultural environment.
• Continuous training and growth opportunities.
• Collaborate with highly specialized technical teams on highly relevant projects.

• Education in Administration, Management, Engineering, or a related field.
• Previous experience in document management, project administration, or similar roles.
• Advanced use of Microsoft Excel.
• Experience with document platforms such as SharePoint, Aconex, ProjectWise, ThinkProject, or similar tools.
• Ability to manage large volumes of information and documentation.
• English level is a plus.

Buscamos un/a Gestor/a Documental para gestionar, organizar y controlar la documentación de proyectos, garantizando la correcta trazabilidad de la información, el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la coordinación eficiente entre equipos técnicos, Project Managers, clientes y otras partes interesadas.

La persona seleccionada desempeñará un papel clave en la gestión documental de múltiples proyectos, asegurando la calidad, integridad y disponibilidad de la documentación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

• Administrar plataformas de gestión documental utilizadas en distintos proyectos y clientes.
• Gestionar el registro, distribución, archivo y seguimiento de la documentación técnica y administrativa.
• Preparar y coordinar transmittals e intercambios documentales con clientes, contratistas y colaboradores.
• Mantener actualizados registros documentales, revisiones, estados, nomenclaturas y metadatos.
• Garantizar la correcta trazabilidad y conservación de la documentación de proyecto.
• Realizar revisiones periódicas de registros y bases documentales para identificar incidencias o información pendiente.
• Hacer seguimiento de entregables, comentarios, respuestas y revisiones hasta su cierre.
• Verificar la documentación antes de su emisión, asegurando el cumplimiento de los requisitos del cliente y del proyecto.
• Coordinarse con Project Managers y equipos de ingeniería para recopilar información y gestionar entregables.
• Identificar y comunicar desviaciones o documentación incompleta para su corrección.
• Participar en la mejora continua de procesos y procedimientos documentales.
• Gestionar prioridades y plazos en varios proyectos simultáneamente.

• Incorporación a una compañía líder en ingeniería y servicios.
• Participación en proyectos nacionales e internacionales.
• Desarrollo profesional en un entorno dinámico y multicultural.
• Formación continua y oportunidades de crecimiento.
• Colaboración con equipos técnicos altamente especializados y proyectos de gran relevancia.

• Formación en Administración, Gestión, Ingeniería o similar.
• Experiencia previa en gestión documental, administración de proyectos o posiciones similares.
• Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Experiencia con plataformas documentales como SharePoint, Aconex, ProjectWise, ThinkProject o similares.
• Capacidad para gestionar grandes volúmenes de información y documentación.
• Valorable nivel de inglés.